遠端辦公最佳實踐及政策

遠端辦公的普及已是一大趨勢，但其潛力尚有待開發。對于打算将遠端辦公融入公司文化的企業，可以考慮實施下面幾個最佳實踐和政策：

1. 了解員工遠端辦公的不同方式

遠端辦公需要不同類型的人才，企業在招聘遠端員工之前，應該先了解員工的遠端工作習慣。

IT World 列出了以下7個問題供企業參考：

• 員工以前有過遠端辦公嗎？
• 員工的（家庭）工作環境如何？
• 員工對于遠端故障排除的感覺如何？
• 員工有哪些的日常工作習慣？
• 員工喜歡和同僚以哪種方式交流？
• 員工有哪些的遠端項目跟蹤經驗？
• 員工在遠端辦公期間對所在團隊有什麼顧慮？

2. 確定遠端團隊正确部署工具

為了確定工作效率，遠端員工的辦公裝置應滿足以下基本要求：

• 良好的工作環境
• 網絡連接配接通暢
• 裝置具有較高安全性和相容性
• 可以通路公司的辦公工具和應用
• 有聯網攝像頭，支援視訊會議
• 可以通路公司檔案和資源

其中一些要求是員工的基本職責，另一些則要求公司部署雲基礎架構。

3. IT 部門必須能集中控制使用者裝置

在使用者失效或裝置被盜的情況下，集中管控是必不可少的安全措施，但實際執行起來也并不容易。

如果企業在用微軟的 Active Directory，那麼用 VPN 連接配接遠端裝置可能更容易。但對于 AD 來說，最好的方法是用身份橋接進行擴充，即便沒有 VPN 也能管理遠端裝置。這樣一來可以使 AD 使用者存儲也和雲服務類似，管理者可以把 AD 身份和通常不受 AD 管理的資源（如 Mac 和 Linux 系統）聯合，實作統一管理。

如果僅僅依靠傳統的本地目錄肯定會遇到網絡問題。基于雲的身份可以通過雲目錄服務進行存儲和管理。隻要更改 AD 的中央目錄，就能從雲服務橋接到遠端裝置。

雲目錄服務可以為管理者提供以下遠端控制功能：

• 密碼管理
• 賬号鎖定
• 本地防火牆配置
• 浏覽器隐私保護
• 安全設定
• 全盤加密管理
• 系統監察

管理者還可以選擇上述任務的運作頻率，確定所有裝置都安全合規。

4. 制定遠端辦公政策

傳統的辦公政策并不完全适用遠端辦公的場景，遠端辦公還有許多其他因素需要考慮。

首先是隐私問題，包括員工是否能将工作郵件直接發送到私人郵箱，是否需要設定重定向、裝置和保險問題誰來買單以及企業是否會協助員工保障家庭網絡安全等。

其次是費用問題，有些企業會支付部分遠端辦公費用，包括電話費、寬帶費、甚至水電費。如果企業決定支付，就需要明确哪些費用屬于遠端辦公費，員工申請報帳的流程等等細則。

不少企業都出台了遠端辦公政策，企業可以多參考同類型企業，制定适合自身的政策：

1）追蹤辦公時間，以結果為導向

遠端辦公期間，掌握員工的工作時間很重要，現在網上也有很多實用工具可以輔助。

但比工作時間更重要的是産出。企業在評定員工績效時還是應該以工作成果為衡量标準。

2）為辦公協作工具騰出空間

遠端辦公的最大障礙可能是管理層始終擔心員工偷懶。企業付給員工工資，結果員工整天睡覺刷劇，恐怕沒有幾個企業能忍受。

跟蹤員工的産出當然很重要，但管理者也不能苛求員工全程專注工作，有時應該适當放寬标準。通過飛書、企微等辦公協作工具，遠端員工的辦公情況也可以盡在掌握。

另外有研究表明，心情更好、人際交往更緊密的員工生産力更高。是以，企業還可以鼓勵員工使用協作工具增進溝通。

3）讓遠端員工也能零距離交流

企業應盡量確定遠端員工每天交流，而且要注意郵件交流和面對面交流會産生不同的效果。

條件允許的話，企業可以每周安排遠端員工的線下會議，距離太遠的話也可以電話或視訊交流。

全遠端辦公的企業可以考慮每年計劃一次團建，讓所有員工都聚在一起聯絡感情。