發文字号由“機關代字”“年份”和“序号”三個部分組成。“年份”要用全稱，不可簡化，如“2011”不可寫成“11”。年份應用六角括号“［］”括起。切記，六角括号不是方括号“[ ]”(數學算式中的中括号)。下行文，發文字号居中排列；上行文，發文字号居左，左空一字起。聯合行文，隻标明主辦機關發文字号。
二、關于簽發人下行文，一般不注明簽發人；上行文必須注明簽發人、會簽人姓名，平行排列于“發文字号”右側，居右空一字。
三、關于公文标題公文标題中一般不使用标點符号，隻限于标題中的法規、規章名稱可标書名号，但注意不要用引号代替書名号。逐級多次轉發的公文，拟标題時，可直接寫所轉發公文的标題，但要去掉原發文機關名稱，“轉發”前冠轉發機關。如果轉發的是“通知”，可隻保留一個“通知”。轉發公文，不得以被轉發公文的發文字号代替被轉發公文進入标題。
四、關于結構層次序數的規範寫法第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。第一層，“一、”中的标點是頓号，不是逗号；第二層，“（一）”之後不可再加任何标點；第三層，“1.”中是下角點（齊線實心圓點），切不可用頓号；第四層，“（1）”之後不可再加任何标點。另外，如用“第一，” “第二，”表示順序，“第一”“第二”之後分别是逗号，切不可寫成頓号。非公文行文中，有時用字母表示順序，字母後應該使用下角點（齊線實心圓點），如“A .”或“a .”，切不可用頓号。 以上結構層次序數規範寫法适用所有文本材料行文。
五、公文中的人名、地名、數字、引文使用問題公文中的人名用字要準确，尊重人的“姓名權”，可根據“名從主人”的原則，保留人名中的異體字。 國内外地名的寫法要以中國地圖出版社最新的地圖和地名錄為準。 公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。 公文中的日期應寫具體的年月日，如“2007年7月1日”不能寫成“07年7月1日”。公文中一般不要用“今年”、“明年”，更不要用“前年”、“後年”。相鄰兩年的數字比較時，一般寫成“比上年增長（或減少）”，而不要寫成“比去年增長（或減少）”。 數字和年份不可拆開回行。 引用公文要規範，先引标題，後引發文字号，發文字号用圓括号括起。如果多次引用同一公文，首次出現時，既引标題又引發文字号，再出現時可隻引發文字号。 引用外文要用圓括号注明中文含義，不得将外文直接嵌入語句中。
六、關于标點符号的使用公文中的點号（句号、問号、歎号、逗号、頓号、分号、冒号）、句末省略号，不得出現在一行之首；引号、括号、書名号的前一半不出現在一行之末，後一半不出現在一行之首；破折号不能一分為二，分居兩行。 正文中第一層次的小标題末尾不加标點符号，第二、三、四層小标題末尾均須加标點符号。
七、關于附件說明和附件公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。“附件說明”的标注規範：在正文之下空出一行居左空兩個字标注“附件”二字，“附件”後标冒号和附件名稱；附件名稱後不加标點符号，附件名稱本身也不加書名号；如附件名稱文字過長需回行時，應與上一行開頭文字上下對齊。有兩個以上附件的，應用阿拉伯數字标注順序，順序号上下對齊。 附件一般應與正文一起裝訂，并在“附件”首頁版心第一行左頂格标注“附件”二字（注意不加冒号），有順序号時标注順序号（如：“附件1”）；如果附件與正文不能一起裝訂，應該在附件首頁版心第一行左頂格标注“附件”二字前标注公文的發文字号。 以“通知”印發、轉發、批轉的檔案不是附件，不在“附件說明”中列出，不按附件處理。 以“報告”報送上級機關的材料，如總結、計劃、方案等，也不應作為附件處理。
八、關于印章和成文日期印章是檔案式行政公文生效的标志，也是鑒别公文真僞的重要标志。公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。黨的機關印制的有特定版頭的普發性公文可不加蓋印章。 成文日期是公文生效的時間，以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最後簽發機關負責人的簽發日期為準。成文日期用漢字将年、月、日标全。需要注意的是，“零”不寫成漢字“零”，而以圓圈“○”代替，更不可寫成阿拉伯數字“0”。（黨的機關的成文日期以阿拉伯數字标示。）
九、關于附注附注是對公文使用時需要注意的其他事項的說明，如請示性公文應在附注處注明聯系人的姓名和電話号；下發的公文可在附注處注明公文的傳達範圍和是否公開釋出等。附注不是對公文内容的解釋或注釋。 需要特别注意的是，附注的位置要在“成文日期”的下一行，居左空兩字，用圓括号括入。
十、關于主題詞主題詞是用于揭示公文内容，便于公文檢索查詢的規範化詞。上行文按上級機關的要求标注主題詞，下行文和平行文按本級機關的要求标注主題詞。一件公文标注的主題詞詞目最多不超過5個。标注順序：先标類别詞，再标類屬詞；标類屬詞時，先标反映檔案内容的詞，最後标反映檔案形式的詞。
十一、關于公文字型字号公文的秘密等級、保密期限和緊急程度 用3号黑體字标示。 發文機關辨別 推薦使用小标宋體字，用紅色辨別。字号由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。 發文字号 在發文機關辨別下空2行，用3号仿宋體字。 簽發人 後标全角冒号，冒号後用3号楷體字辨別簽發人姓名。 公文标題 紅色反線下空2行，用2号小标宋體字（宋體加黑）。 主送機關 在标題下空1行，左側頂格用3号仿宋體字辨別，回行時仍頂格；最後一個主送機關名稱後标全角冒号。 公文正文 一級标題使用3号黑體字，二級标題使用3号楷體字，其他部分全部是3号仿宋體字。非正式檔案材料可根據需要做字号調整，字型起醒目作用，不變為宜。 附件說明和附件 用3号仿宋體字辨別“附件”，後标全角冒号和名稱。附件左上角第1行頂格用4号黑體字辨別“附件”。 附注 用3号仿宋體字标示。 “主題詞”用3号黑體字，居左頂格辨別，後标全角冒号；詞目用3号小标宋體字；詞目之間空1字。 抄送 在主題詞下1行；左空一字用3号仿宋體字辨別“抄送”，後标全角冒号；抄送機關間用頓号隔開，回行時與冒号後的抄送機關對齊；在最後一個抄送機關标句号。 印發機關和印發時間 位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用3号仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間用阿拉伯數位辨別。 頁碼 用4号半角白體阿拉伯數位辨別，置于版心下邊緣之下一行，數位左右各放一條4号一字線。通常使用插入“頁碼”，設定頁碼格式為“- 1 -”，設定位置為右下角，選擇4号宋體字即可。