檔案夾與标簽管理都可了解為增加檔案管理和查找範圍的工具，也常常被作為整理檔案的管理方式之一。
而在實際使用中，由于資料總管等限制，人們習慣于依賴檔案夾簡單歸類來整理檔案，但查找時卻時常低效。
簡單講，檔案夾的作用更傾向于檔案的可管理性(統一設定權限和删除)。标簽的作用更傾向于查詢檔案(找到特定的檔案)。
這裡我們就從尋找檔案的次元來了解，這樣可能更容易。
檔案夾可以了解為樹形主幹分類，是以應選擇主要的分類次元。以檔案夾目錄樹為主要管理類别。這個分類隻有一個次元的樹形，因為同一個檔案除了複制之外，不能放在多個檔案夾裡。(從管理的角度來說，盡量不要複制檔案，容易造成版本混亂。)是以建立檔案夾要有一個原則——主要類别明确，越少越好。
這一類包含了所有子類和個體的共性，其中包含的範圍越廣越平均越好。
例如：桌面，汽車，水果。或2021、2022、2023
正如我前面所說，檔案夾的特點是隻能是一個樹形結構，結構中的同一個體不能存在于多個檔案夾中。這時，我們需要标簽來增加次元。
标簽的核心作用是:在檔案夾結構中，同一個體不能存在于多個檔案夾中的限制
換句話說，你可以從另一個次元查詢不同檔案夾中相同性質的檔案(個人)，而且因為增加了一個次元，你可以在不同的條件下靈活地查詢不同共性組合的個人。你可以這樣補腦。檔案夾就像一個二維世界。如果你想看到整個畫面，你隻能像樹一樣一層一層地展開，但有了标簽，它就是一個三維世界。我們可以看到整個畫面，然後随意組合檔案夾結構中的内容。
了解标簽很簡單。标簽的原理是-标簽隻描述一個屬性。标簽越細越好。
或者剛才的例子：
桌面檔案夾下的海景圖檔，可以标注為：藍色、海洋、日出、海灘、水….
同樣為桌面檔案夾下的星辰圖檔，可貼上銀河、宇宙、星星、晚上、藍色等标簽….
通過使用藍色查詢标簽，我們可以在桌面檔案夾下找到海景圖檔和星辰圖檔。
是以，個人建議少建檔案夾，但不是不使用檔案夾，而是在此基礎上可能善用标簽是一種更有效的檔案整理和查詢方法。
總結:
在這種邏輯下，我的實際使用過程中，發現系統自帶的檔案資料總管并沒有很好的解決這一功能上的問題，尤其是Windows系統，為此我找到了Billfish素材管家這一軟體，除了傳統的複制剪切粘貼外，可以通過拖拽簡單的将素材進行檔案夾和标簽歸類管理，十分友善，标簽還可以先建立标簽結構，幫助自己更好的管理标簽，使其更有條理。