一、 安裝操作
此程式為windwos系統下的安裝包，對硬體要求低，32位以上系統都可使用，螢幕分辨率為1280*760以上。
輕按兩下下載下傳的《機關收發文處理系統》安裝檔案包中，即可開始安裝。安裝界面如下圖。
安裝目錄下将生成主程式和相應的資料庫檔案，同時在桌面生成程式圖示，點選主程式或桌面圖示就可進入程式界面。
二、首次使用
1、點選“打開說明”按鈕，界面會顯示簡單的使用說明，這有助于你快速熟悉程式界面和流程。
2、點選“機關名稱”按鈕或菜單“資訊編輯”中的機關名稱，在彈出的視窗中修改你所在機關的規範名稱，因為程式中主界面和打倒的表頭中需要規範的機關名稱，例如“中共中央組織部發文稿紙”“中共中央收文處理單”等。另外主界面将顯示機關名稱，這時你就有了自己專屬的程式。
3、點選菜單“資訊編輯”中的“常用發文字”，在彈出的視窗中新增添加機關的常用的發文字，有助于在今後發文登記時快速的輸入，例如“縣委辦發”“政府發”“黨委發”等
三、發文操作
1、點選“發文登記”按鈕或菜單“發文處理”中的“發文處理”選項就進入發文登記視窗，點選新增按鈕進行發文登記，然後儲存。
點選“列印發文處理單”“列印發文登記冊”可分别進行發文稿紙和發文登記冊列印。
四、收文操作
收文操作的發文操作類似，大家可參考發文操作說明，自己揣摩體會。
五、其他功能
1、初始化。簡單了解就是删除所有你錄入的資訊，讓程式回到最初始的狀态，是以這個操作一定要謹慎。如果你無意間誤操作了，也不要怕，在執行删除時，同時對發文和收文資料進行雙表備份。儲存位置在“C:\檔案處理\”目錄下。
2、資料備份。在主登入窗體本程式備份都實行雙備份，檔案名分别為“機關發文”和“發文備份（年月日），“機關發文.xls”初始化時會被覆寫掉，“發文備份（年月日）.xls”不會被覆寫，主要是防止多次備份造成資料覆寫丢失。在發文和收文子窗體内的備份實行“發（收）文備份+年月日+随機數字”儲存，幾乎不會存在備份丢失資料問題。
3、查詢功能。在主界面上有發文查詢和收文查詢快捷按鈕，單擊可進入查詢視窗進行查詢操作，輕按兩下清單框任意位置可導出目前查詢資料表至“C:\檔案處理\”相應子目錄下。
4、快速打開備份表格功能。
5、彈出菜單功能。在發文和收文主視窗清單框單擊右鍵會有相應的功能菜單彈出，可提出操作的便捷性。
6、.行次整理 ：可對生成空資料和重複資料進行删除并進行排序。
7.申請删除權限：點選幫助菜單下的“申請删除權限”，在編輯區出現“删除”按鈕，點選删除按鈕可删除目前記錄，并在幫助菜單中生成“修改目前記錄”菜單項，點選可修改記錄。
8.在資料查詢框輸入關鍵詞回車，可實作自動查詢。
9.儲存的資料中已錄入的内容，在新增錄入時，都可點選下拉清單框進行選擇後進行修改，以提高錄入效率。
六、關于和已有資料銜接的問題。
1、打開“C:\檔案處理\”目錄下備份的"機關發文.xls"或"辦公室收文.xls"，将已有資料按表内的單元格類型進行複制儲存，然後在發文或收文視窗進行導入資料操作，操作成功後你已有的收發文資訊就與系統完美結合了。
注意：在複制收文資料時必須做以下幾項工作，一是“類别”為必填項，因為按此項自動生成收文編号，二是最後一個編号必須為規定格式，例：ZW2022001号具體為：類别大寫首字母（政務ZW）+年份（2022）+3位數字（001），三是收文時間和檔案日期為日期格式，否則日期類字段不導入。
2、收文子程式界面，點選“新增”按鈕，在類别編輯框内輸入你的收文分類，系統自動生成“收文編号”“收文時間”，第一次錄入時需要修改“收文編号”為你目前的編号，如目前收文順序号應為56，就修改為 “ZW2022056”，然後按正常流程填寫或選填完成後面的内容錄入，儲存後點選“白紙列印處理單”完成整個收文處理過程。
本程式暫時為全功能使用版本，可作用31天，随後繼續使用就要進行注冊，聯系方式留在程式菜單“其他幫助-關于”視窗。程式下載下傳位址将在評論區釋出。