Excel中的HR資料分析：操作指南

Microsoft Excel在人力資源和其他業務功能方面都是資料分析的市場上司者。雖然它不能替代人力資源資訊系統，也不提供最先進的人員分析功能，但它是快速分析和資料可視化的最愛。Excel為人力資源專業人員提供了一個動态的、相對易于使用的分析工具。本文展示了一些鮮為人知的Excel工具和函數，它們将幫助你增強HR資料分析功能，同時介紹了任何人力資源資料分析項目中的4個常見步驟：清理資料、分析你的資料、故事、儀表闆。第一步：資料清理每個人力資源資料分析項目都始于資料，有時你會從同僚或客戶那裡收到資料。在其他時候，你自己查詢資料庫。如果幸運的話，資料可以立即準備好進行分析，但通常情況下，你的資料可能會受到污染，包含重複、不一緻或其他錯誤。是以，在開始分析之前，你始終希望檢查人力資源資料的品質和準确性。資料清理（也稱為資料清理或資料清理）通常是人力資源資料分析項目中最費力的階段。1、Excel表格你可能想從打開Excel的那一刻起就開始處理資料，這可能意味着錯過利用Excel内置表格提供的強大功能。Excel表格是資料的友善容器，它們確定行中的值保持在一起，進而防止你在排序和篩選列時意外打亂資料。要制作表格，請單擊任何單元格，然後轉到插入表格>并選擇範圍，或者使用CTRL+T作為快捷方式。Excel為其表格添加了開箱即用的格式設定，以及進階篩選和切片功能。當你使用Excel表格進行分析時，你的工作将變得更加有條理。2、删除重複項有時，你的資料表可能包含重複的資訊。也許由于管理錯誤，特定員工在你的資料庫中出現兩次。或者，員工有雙重合同，是以存在兩條記錄。如果你正在使用Excel表格，則“表格設計”頁籤包含一個“删除重複項”按鈕，它會删除所選列上包含重複值的任何行。幸運的是，我們的資料集中沒有重複的行。如果僅選擇“部門”列，Excel将删除所有重複項（如“研究和開發”），并僅保留在其中找到唯一值的第一行。3、排序排序是最常見的資料管理工具之一，你可以在Excel中按一列或多列按升序或降序對表進行排序，也可以建立自定義排序。4、轉換資料有時，數字資料會意外地作為文本導入Excel中的文本，這會導緻分析出現問題，因為Excel對文本資料的排序方式不同。此外，許多進階分析（如相關性分析）要求你提供數值資料，有幾個友善的函數可以在Excel中的資料類型之間切換：1、數值VALUE函數有助于将存儲為文本的數字轉換為實際的數字資料。請注意，預設情況下，Excel将文本字元串左對齊，數值資料預設右對齊，這為你提供了有關Excel如何解釋資料的視覺提示。2、文本TEXT函數有助于将數字資料轉換為特定數字格式的文本字元串，這個簡潔的概述顯示了在Excel中設定文本數字格式的多種方法。3、固定FIXED函數還以文本形式傳回數字資料，進而完全控制格式選項，如千位分隔符和小數。4、貨币DOLLAR函數将數字轉換為文本并應用貨币格式。5、文本Excel提供了許多有助于“操作”文本資料的函數。6、大小寫UPPER和LOWER可幫助你設定文本字元串的大小寫，但是你聽說過正确的功能嗎？它将文本字元串中的第一個字母以及文本中除字母以外的任何字元（也稱為标題大小寫）後面的任何其他字母大寫，所有其他字母将轉換為小寫字母。7、左和右有時你隻需要文本字元串的一部分，例如前幾個字元或最後一個字元。在這些情況下，你可以使用LEFT和RIGHT，它們分别允許你從文本字元串的開頭（LEFT）或結尾（RIGHT）中提取任意數量的字元。例如，也許你不想使用完整的性别标簽，而隻想使用第一個字母。8、替代有時你想替換文本的特定部分。例如，你可能希望将“銷售”部門重命名為“商業”部門。在Excel中，可以使用SUBSTITUTE函數将文本字元串的特定部分替換為可選文本。9、查找和替換你可能會遇到需要查找和/或替換工作簿中的資料值的情況。例如，你可能正在尋找特定的員工、部門或工作角色。你可以使用快捷鍵CTRL+F打開“查找”菜單，這允許你輸入要查找的資料值，Excel将在工作表中顯示它的所有比對項。如果按CTRL+H，則會打開“查找和替換”菜單。這樣，你不僅可以定位資料值的出現次數，還可以将其替換為另一個值，你也可以嘗試使用此方法重命名“銷售”部門。如果打開進階選項，你甚至可以替換整個工作簿中出現的所有值。10、選擇性粘貼Excel的另一個重要功能是“選擇性粘貼”功能。Excel中的資料值通常以顯式方式設定格式-考慮字型、顔色或字型大小。複制和粘貼值時，有時你希望保留此格式。在其他時候，你隻想保留原始資料。同樣，在另一種情況下，你可能隻需要格式。但是，你可以使用“選擇性粘貼”來訓示Excel對複制的資料及其格式完全執行所需的操作。複制任何資料後，單擊滑鼠右鍵時，你将找到該功能。例如，你隻想保留原始資料：另一個友善的技巧是粘貼轉置的資料，這會将行轉換為列，反之亦然：

你是否知道你甚至可以使用你複制的任何公式粘貼原始結果？或者，你可以将所選内容複制為圖像，包括格式設定。當你想将Excel表格添加到電子郵件或示範文稿時，此強大功能非常友善。

第二步：資料分析清理資料并對其品質充滿信心後，你就可以開始分析資料了。首先，你可能希望計算彙總資料的描述性分析，以幫助發現有見地的模式，這些見解有助于就如何改進人力資源流程和政策以及評估其業務影響做出重要決策。Excel提供了許多用于資料分析的功能。資料透視表就是這樣一種功能，它可以真正将你的資料分析功能提升到一個新的水準。下面，讓我們解壓縮一些可以在Excel和資料透視表中使用的其他工具和功能，以幫助你進行資料分析：1、切片器和過濾器切片器是用于篩選Excel資料透視表的可單擊按鈕，可以通過選擇表中的任何單元格，然後轉到“表設計”>“插入切片器”來添加切片器。2、如果那麼通常在HR資料分析項目中，你希望将業務邏輯插入到資料中，這就是IFTHEN語句非常有用的地方。3、如果IF函數可用于測試邏輯語句，并根據其結果生成資料值。例如，貴公司中在貴公司工作超過4年的員工被歸類為終身員工，此資訊包含在“年公司”值列中，但尚未明确。目前，要針對該永久狀态進行篩選或切片并不容易。可以使用Excel的IF函數建立一個包含此資訊的新列，然後将其插入到切片器中以進行快速篩選和分析。4、COUNTIF&SUMIF此IF-THEN邏輯可以擴充為更進階的分析，這就是COUNTIF和SUMIF函數派上用場的地方。COUNTIF函數允許你對所選内容中滿足特定條件的所有記錄進行計數。例如，你可以計算終身員工的數量。SUMIF函數允許你對選擇中滿足特定條件的所有值求和。例如，你可以計算終身雇員的月薪總額。此邏輯擴充到COUNTIFS和SUMIFS函數，這些函數可以對滿足多個條件的記錄（如終身雇員和擔任主管）的值進行計數和求和。5、資料透視表資料透視表是任何使用Excel的分析師的進階工具，資料透視表允許你跳過許多手動程式設計并專注于資料分析。如果資料已在Excel表中，則可以輕松建立資料透視表，選擇表中的任何資料單元格，然後選擇“使用資料透視表彙總>表設計”。按“确定”後，将在新工作表上建立一個空的資料透視表。在“資料透視表字段”菜單中，你現在可以将列拖到相應的框中，以建立分析所需的彙總表。假設你要分析每個部門的總體工資支出。通過将“部門”列設定為行，将“每月收入”設定為值，Excel會自動使用分析所需的結果填充資料透視表。這樣，你就不必通過程式設計三個SUMIF函數來手動輸入此計算。COUNTIF邏輯可以通過将“每月收入”添加到“值”框，然後選擇下拉箭頭以更改值字段設定來實作。然後，這将打開一個菜單，你可以在其中用SUM邏輯替換COUNT邏輯。現在，你可以檢視每個部門的大小。同樣，你可以使用資料透視表快速計算其他組級别的彙總統計資訊，如平均值、每個組的最小值或最大值。資料透視表提供了極大的多功能性，允許你在幾分鐘内建立複雜的、可自定義的報表。例如，下面說明了不同“工作級别”的“人力資源”和“銷售”部門之間的月薪比較。該表顯示，各部門的工資政策似乎相似，盡管“銷售”的最低工資一直較低。第三步：講故事顯示資料并以整齊的表格呈現資料隻會讓你在影響決策方面走得更遠，當你使用講故事和資料可視化時，你的見解會産生更大的影響。講故事是使用語言和行動來揭示故事的元素和圖像，同時鼓勵聽衆想象力的藝術，資料可視化是指以圖表或圖表的形式表示資訊（即資料），以增強解釋。嘗試講述你檢查的問題如何影響員工的日常體驗和業務的底線績效的故事，直覺地顯示問題是什麼以及你提出的解決方案可能産生的影響，這将有助于你的決策者快速了解問題并評估正确的方法和解決方案。1、從閱聽人入手如果你的目标閱聽人不了解其見解，則分析毫無意義，使用講故事和資料可視化可以幫助你的閱聽人快速簡單地處理你的見解。考慮你的閱聽人對所表示的概念的熟悉程度，以及他們是否具有解釋你展示的任何可視化的技術能力。2、選擇正确的圖表在Excel中，你可以在“插入圖表”下找到資料可視化選項>有許多不同的方法可以可視化資料。Excel可以建立餅圖、條形圖、折線圖、散點圖、瀑布圖等，這些圖表中的每一個都最适合特定類型的資料和特定閱聽人。最好從主要資訊開始，然後選擇最能将該資訊傳達給閱聽人的圖表。想要顯示随時間的變化？使用折線圖！想要顯示組與整體的比例？使用餅圖！想要比較多個組？使用條形圖或柱形圖！3、顔色顔色可以成為你講故事的極其強大的資産。例如，你可以使用顔色突出顯示對見解至關重要的特定資料點。在Excel中，這就像輕按兩下資料點、導航到顔色并更改顔色一樣簡單。這樣做可以在視覺上改變圖表傳達的故事。一般來說，最好謹慎地使用顔色和功能性地使用顔色來幫助洞察力和講故事。第四步：儀表闆儀表闆将圖表、表格和KPI組合在一個有用的概覽中，以幫助制定決策，儀表闆可以是靜态的，也可以是互動式的，使用者可以在其中選擇或更改資料的顯示方式。在開始建構儀表闆之前，通常最好從一些問題開始。使用儀表闆的主要決策過程是什麼？做出什麼決定？需要哪些資訊來确定正确的行動方案？這是一次性的資訊需求，還是儀表闆需要定期更新？是否需要在公司級别、部門級别或其他子組上獲得見解？了解儀表闆的确切用途和要求有助于你建構對你的業務影響最大的工具。Excel為HR提供了一個強大的工具，可在執行資料分析時使用。

—END—

微信公衆号改版，不會按釋出時間來推送文章，除非您采取以下行動：

1、本公衆号“星标”；2、點“分享” 或“收藏”或“贊”或“在看”；3、每天點看文章不感興趣再關閉。隻要您采取以上任一行動，微信就會記錄下您的喜好會繼續把文章推送給您。