戴愫職場寫作課

一、書面溝通技能的本質

書面溝通的缺點:

單向性

作為寫作者的你要用大量的資訊化語言，在文字上與讀者建立起信任，讓讀者通過單向溝通的形式，讀出雙向溝通的幻覺，最後雙方理性、感性都達成一緻。

二、先想再寫

TCS三步構思法

TCS，tone，content，structure——基調、内容、結構。

• 定基調

  你寫的文章要想傳達什麼價值？

四類職場寫作

第一，總結類， 寫的是成績，呈現的是你的潛力；

第二，調查報告類， 寫的是調查結果，呈現的是你求實的态度；

第三，申請類， 内容是提問，呈現的是你主動的思考方式；

第四，計劃類， 寫的是階段任務，呈現的是你的責任感。

六種具體文案

1.年終總結，基調要求：有深度。

将工作成果寫出意義，會提供難得的一線經驗、不同的視角；

在羅列了貢獻之後，找出問題或機遇，以及怎樣解決這個問題，或抓住這個機遇。

2.進展彙報，基調要求：不讨教。

在進展彙報裡，不能隻提問題，向上司讨教，而應該給出方案，向上司彙報。讨教的公式是：您告訴我該怎麼做。 彙報的公式是：我這樣做，您同意嗎？

3.調查報告，基調要求：實事求是。

在收集充分的事實資料後，你的措辭是“資料顯示、數字表明”，而不是“我認為、我估計”。

4.請示，基調要求：有主見。

有清晰的主見。

比如申請款項，你要給一個量化的标準讓上司來裁決，不能模糊不清，讓他無據可依、無處下手。 讓他做選擇題的時候，你也需要提供最佳選項。

5.批複，基調要求：态度明确。

6.項目計劃，基調要求：“可傳遞”。

• 選内容

  先從“作者邏輯”切換到“讀者邏輯”，提供“所有必需資訊”，然後按照“要話先說”的順序排列。

• 定結構

  用向下想三層的邏輯搭建金字塔結構。金字塔的塔尖，是你鮮明的觀點或建議，而下面兩層，是證據。

精簡文字

把注水的文字壓縮掉：“大概”、“一般來說”、“話說回來”，等等。

把“在我看來、我認為、我相信”之類的短語删掉，這是你寫的文章，沒有必要反複提醒讀者這是你的觀點。

把意思重複的句子壓縮掉：相信讀者是聰明人。

三、寫出高段位的郵件

标題

用“呼喚你”和“愉悅你”的标題

ps:覺得列舉的例子隻可意會，不可言傳，郵件标題到底要怎麼寫還是不夠清晰。

開場

開頭三句要有溫度、有重點

請在開頭用一句話寫出你的個性，寫出你的感性智慧。

連結感，如果你知道他的一些事情，可以開頭提一下。如休産假回來的同僚、旅遊回來的同僚、休婚假回來的同僚，可以關注一下其朋友卷。

但是對于熟人，還有必要這麼做嗎，不如單刀直入直奔主題？

正文

正文寫必需要寫的，不是你想寫的，是讀者需要知道的，而且是所有他需要知道的。

• 分段

• 做小标題

  做小标題時，記得結構平行。

第一個竅門是， 小标題最好做成動賓短語。

第二個小竅門是， 如果你要顯得很正式，那麼遇到兩個字的動詞，可以隻保留一個字，力透紙背，更有氣勢。

比如：

“調整結構”，寫成“調結構”；

“夯實基礎”，寫成“夯基礎”；

“振興集鎮”，寫成“興集鎮”。

• 列清單圖表

訴求

立場要清晰，語氣要尊重

• 把句子拉長。

  如果是給同級的人寫郵件，希望對方心甘情願地配合你，請拉長句子，一句話甚至可以寫成兩句話。

• 用問句把需求寫出去。

  會用這種方式溝通的人，越顯得權力在握，越能影響到對方。比如，

不寫：“我周四下午需要和你約個電話會議”，

而寫：“請問周四下午你有時間做個電話會議嗎？”

結尾

積極開放的結尾，引發真正的行動

四、組織結構

向下想三層

資訊化語言？

先提出論點，然後收集資料、事實，去證明這個假設。

要話先說

多問so what，找到終極主題

分組歸納

用這個共性做一個容器，來裝後面的資訊。

簡單來說，就是再歸納一層。

比如：

王林是總經理離開後的最佳替補人選，有三個原因：

1.他們都懂外語并熟悉國際規則；

2.他們都有超過10年的開拓海外市場的營銷經驗；

3.他們管理過世界前沿水準的新技術專業人才隊伍。

王林是總經理離開後的最佳替補人選，因為他們都是跨國創新型管理人才，展現在這三方面：

……

MECE

思考更周全

在“我愛你”這個主題下，他可能會說“你在我身邊時我愛你，你不在我身邊時我也愛你”，這就是二分法的MECE。

或者，“我過去愛你，現在愛你，将來也會一直愛你”，這就是過程法的MECE。

或者“我愛你的肉體，我愛你的靈魂”，這就是要素法的MECE。

矩陣法:時間四象限

公式法:喜歡=熟悉+意外

參考已有的模型:

SWOT分析:自身優勢、自身劣勢、外部機遇、外部威脅。

波特五力模型： 直接競争對手、顧客、供應商、潛在新進公司、替代性産品。

4p，4c

文章永遠可以有最後一部分，叫“其他”。

SCQA

寫好第一段

Situation情境

事實和場景，如需求文檔裡面的背景。

Conflict沖突

你發現了一個問題，或者隐患。如果沒有問題或隐患，你的另一條思路就是發現一個巨大的機遇。

• 沖突的類型

  恢複原狀（指的是不利情況已經突顯，比如銷量銳減）；

預防隐患（比如新客戶繼續增加下去會導緻系統癱瘓）；

追求理想（理想和現實有差距，實作理想便是彌補了差距）。

如果很難說服讀者承認發生了問題，那麼，你不妨将它描述為預防隐患或追求理想。

預防隐患永遠比追求理想更能吸引讀者。 因為幫他追求理想的結果往往是遭到“延後處理”。

并且，有經驗的作者還會同時使用三個中的兩個，也就是說，你按照我的來做，既能預防隐患，還能追求理想。

• 制造沖突的訣竅

  推翻或補充讀者已有認知。

1.challenge風格的公司，找反義詞，推翻讀者已有認知。

一直以來大夥兒認為“重要”的，你認為“次要”，因為還有比這個更重要的——反之亦然。

如:

大家都覺得：個人才華和思維能力對團隊的貢獻很重要，而你說不重要，比這個更重要的是團隊成員間的溝通模式。

2.believe風格的公司，制造沖突的方式是“補充”，給讀者補充新的視角，提醒他一些被忽略的事情，給他補充新的了解。

如:

大家都覺得A任務是目前最“緊急”的事兒，你補充道，為了加速A任務的完成，我們可以把B任務提上重要日程。

Question問題

不一定需要明确寫出來。

Answer回答

就是金字塔的塔尖。

選擇最佳的SCQA順序

1.開門見山式

如果讀者是CEO， 對你寫的話題本身就高關注度，而且工作繁忙。那麼，你一上來就要提供方案，并省略Q要素。

例如:

我建議在團隊赴日本談判以前，進行一次跨文化溝通的内訓。（這是一上來就提供了答案，然後繼續寫）這次跨國談判涉及到中方、日方和美方，因為文化不同，不存在單一的赢家攻略。（這句話寫的是情境）而我們團隊的同僚，對于怎樣恰當表達異議，怎樣收放自如，怎樣和其他文化人群建立信任，都不曾了解過。（這句話寫的是沖突）

2.普通式

好如果讀者沒太關注過這個話題，你不想用突如其來的結論吓到他，那麼，你可以采用最自然的順序，從情境入手：SCQA。

3.沖擊式

如果你并不要求讀者馬上接受你的答案，而是想引發他更多的關注和思考，那麼，你可以先提沖突，給他認知上的沖擊感，打開他的思路，采用CSQA。

例如:

去年我公司評出的十佳員工，出乎意料的都是經驗小于五年的行業新手。（沖突）當今市場迅速變化，我們面臨的挑戰也不斷疊代，這意味着我們人力資源部在挑選人才的标準也需要與時俱進。（情境）我們怎樣去甄選高潛力複合型人才呢？（問題）我建議從這三方面樹立甄選标準：正确的動機、好奇心、洞見。（回答）

潤色語言

打造語言質感

資訊化語言、向後挖原因、要給出指南

1.用數字、事實、細節來呈現資訊化語言

我下周一去你們公司拜訪一下好嗎？我們的面談将會很高效且富有成果。（描述性語言）

我下周一去你們公司拜訪一下好嗎？大概占您十五分鐘，會談這三個話題……（資訊化語言）

工作得到上司的肯定，受到同僚們的好評。（描述性語言）

2017年下半年工作業績突出，年終被評估為15名優秀銷售員中的第3名。（資訊化語言）

我策劃了“新人杯”歌唱比賽活動，我的組織與協調工作確定了整場比賽順利而熱烈地進行。（描述性語言）

我作為第一負責人策劃了“新人杯”歌唱比賽活動，并在兩個方面突破了傳統的歌唱比賽模式：

以“決勝PK”的方式，在2小時之内從100名報名選手中選拔出20位決賽選手，大大提高了選拔效率。

與20名參賽選手共同讨論決賽方式，最終設計出精彩的“必唱”和“搶唱”比賽環節，使現場氣氛異常熱烈。（資訊化語言）

熟練使用Word、Excel、PowerPoint等軟體。（描述性語言）

Word：打字速度平均80字/分鐘，熟練使用Word中80%的功能。

Excel：熟練使用Excel中的函數功能，會利用Excel進行各種計算。（資訊化語言）

• 不要為了呈現資料而呈現資料，我們是為了達成溝通目标而呈現資料。

  比如，這裡有個資料：

本公司外派工程師年薪45萬。

如果你想指出這個薪水偏高，可以這樣呈現：

他們的薪水是工廠勞工的10倍。

如果你想指出這個薪水偏低，可以這樣呈現：

這隻是公司利潤的千萬分之0.03。

2.用類比法和诠釋法明确抽象概念

• 類比

  比如：腦梗塞是個專業術語，你應該解釋一下，腦細胞就像稻田裡的秧苗，早期缺一點水，如能及時恢複灌注，還不會幹死；時間長了等地縫都裂開了，再灌注也晚了。

• 诠釋

  “我們需要情商高的候選人。”

不如寫成：

“我們需要候選人具備與他人達成共赢局面的能力。”

“這是一份更有執行力的方案。”

不如寫成：

“這份方案能讓新參與項目的每個成員在三個月内，将工作熱情轉化為行動計劃，繼而輸出可以量化的工作成果。”

3.向前挖原因，展示邏輯

你隻需要在句子表述中，建立和展示簡單的因果關系，就能讓讀者很滿意。

給你一組對比的句子：

“上架商品數量減少了10%，每款商品的線上被浏覽時間總長增加了25%。”

這句話隻機械地陳述了兩個事實。

“随着上架商品數量減少了10%，每款商品的線上被浏覽時間總長增加了25%。”

在《一本小小的紅色寫作書》中，給了一組這樣的對比例子：

公司利潤下降了。（這句話品質一般）

公司利潤下降了，因為成本增加了。（找到了因果關系，效果更好，但仍不夠準确）

公司利潤下降了10%，因為總體成本增加了20%。（這句話表達得準确）

而這句話更優的寫法是：

公司利潤下降了10%，因為總體成本增加了20%。具體來說，較高的薪水支出是成本增加的主要原因。高薪資成本主要是管理層薪資增加造成的。因為加班時間減少，付給工廠員工的平均工資實際上下降了5%。

4.向後給指南，不寫雞湯

對比一下雞湯式和指南式語言：

我們要抓住客戶需求，提高客戶滿意度，以積累更多忠誠客戶。（雞湯）

我們要通過客服聊天記錄、客戶評價分析客戶利益點。我們要擺脫依賴于簡單的文本挖掘軟體。我建議明年組織5至7人的專業營運團隊來完成這件事情，記錄下來客戶在評價和聊天記錄中提出的問題，并針對性地解決。（指南）

指南，就是務實的建議，可執行的計劃，讓人為之一振，摩拳擦掌。在務實之後，有眼界是加分；不務實，講戰略就是減分。

打造語言溫度

不負面、三明治、潤滑劑

1.避免負面詞彙，隻寫“可以做、應該做”

郵件裡，與其寫：

“我們這周做不了決定，得等到下周一上午。”

不如寫：

“我們會在周一上午第一時間做出決定。”

2.用三明治，應對尴尬和負面

舉個例子，也許你有需要寫這類郵件的時候：

尊敬的**：

我們很遺憾地告知，本公司已經找到32B配件的新供應商。謝謝您想繼續和我們合作的誠意。祝您好運！

請看改進版本：

尊敬的**：

很榮幸能在過去的十多年裡，與您竭誠合作。作為32B配件的供應商，貴公司一直都按時、按質地遞交産品，我們深表欽佩。（這塊面包，對過去的合作充分肯定。）

現在，我很遺憾地告訴您，因為本公司業務擴充迅速，我們需要找到一家在全國都有網絡的供應商，是以我們的合作會終止于2018年12月31日。（這是臭肉段落，補充上原因之後，不那麼臭了。）

如果情況有所變化，或其他需求出現，請相信，我們會第一時間與您聯系，再續合作。（這是下面的面包，給了一個積極而開放的結尾。）

3.用“潤滑劑”語句給文章上雙保險

怎麼簡單地總結這一點？

假設你的上司兩年前力推一條産品線，說一定會掙大錢。結果，這兩年來虧得一塌糊塗。你作為得力下屬，需要建議上司取消這條産品線。

這事兒是不是很難辦，上司肯定很很猶豫：

因為已經對它投入了好幾百萬。

取消該産品會讓上司顯得意志薄弱、優柔寡斷。

上司指出，銷售額的下降可能與5月份的天氣潮濕有關。

上司還說了，銷售額已經比1月份提高了20%。

我們來設想一下上司這個時候的内心活動：

他不想聽到别人告訴他自己已經錯了。

他隻會記住那些能夠支援繼續開工的統計資料。

不想看到下級與自己辯論。

不想讓自己覺得浪費了時間和金錢。

當我們琢磨清楚他的内心活動後，就不難明白，人們為什麼會在面對确鑿的證據時，仍然堅持他們原有的觀點，甚至還對證據進行不合邏輯的扭曲。

這實際上是人的大腦在鼓勵：堅持自己的信念。在人類進化曆程中，“堅持”這個動作，與“放棄”相比，原本就是美德。

既然堅持是美德，我們就利用這種堅持一緻性的美德，充分認可讀者的堅持，在這個基礎上去說服他。

以上就是文章要加潤滑劑的理論依據。根據這個理論，你寫完建議上司取消産品線的文章之後，可以加上這些潤滑語句：

管理層當初的判斷并沒有錯，隻是現在的情況有所改變。

過去兩年積累的經驗和客戶，可以直接用在新的産品開發上。

在事态改變之前，過去的選擇是最優的。