進入新時代，機關事務行業建設也面臨着新挑戰、新要求、新機遇。本文将全生命周期管理理念引入機關事務行業管理中，旨在用全面、發展、可持續思維，提升機關事務管理精細化、科學化、規範化水準，促進機關事務行業治理體系和治理能力現代化。
全生命周期管理概念、内涵及應用
全生命周期管理是一種基于系統控制端的動态全過程管理，它從長期效益出發，運用一系列技術手段和管理方法，統籌管理對象全過程各個環節，從整體流程角度系統考慮資源的投入産出效果，注重管理主體多元化、管理過程動态化、管理要素內建化，最終目的是實作全生命周期系統整體最優。
全生命周期管理的關鍵在于全局性、長期性和動态性。全局性要求在管理的過程中建立系統思維，用整體視角代替局部視角，有效避免了分散化、碎片化和片面化管理。長期性要求在管理過程中充分考慮不同階段之間的聯系，加強前瞻性研究，充分預測未來可能發生的問題來進行初始階段決策研究。動态性要求加強全過程控制，確定管理的連續性、穩定性、有效性，針對全生命周期中出現的新情況、新問題靈活制定對策，同時嚴格落實階段性監督檢查、績效評價機制，保證階段性目标與長期綜合目标的一緻性。全生命周期管理理念已經在國防科技、機械裝置、工程建設、企業産品營運等衆多行業得到廣泛運用。
機關事務行業實行全生命周期管理的意義
機關事務管理作為政府行政管理的組成部分，旨在保障黨政機關高效運作，是兼具系統性、長期性、複雜性和專業性的工作。将全生命周期管理應用在機關事務行業的管理中，是适應新時代國家治理體系和治理能力現代化背景下機關事務行業點多、線長、面廣的必然要求，是提升機關事務保障和管理效能、解決傳統機關事務管理一系列問題的重要手段，是深化機關事務行業管理體制改革、推動機關事務行業實作品質變革、動力變革、效率變革的重要保障。機關事務行業的全生命周期管理是将全生命周期管理的理論、方法應用到機關事務管理的全過程，在縱向上充分考慮規劃決策、落地實施、監督控制、回報評價等各環節關鍵要素，在橫向上統籌經費、資産、服務、能源資源等若幹管理活動，運用全面、發展、系統的思維進行機關事務全過程、全要素、全場景管理，推動機關事務行業管理向科學化、精細化和規範化方向邁進。機關事務全生命周期管理的主要意義可總結為以下幾個方面：
以長遠和系統的視角開展機關事務管理，是落實集中統一管理的必然要求。由于曆史原因，大陸機關事務行業條塊分割、分散化管理問題較為嚴重，不同地區的機關事務難以統一管理标準，不同層級機關事務部門缺乏業務上的指導關系。另外，機關事務與其他部門多頭管理現象普遍，不同部門之間的溝通協調困難，導緻機關事務管理呈現碎片化狀态，難以對資源進行有效整合利用。
全生命周期管理的全局性和長期性契合了機關事務集中統一管理的需要。首先，機關事務全生命周期管理站在保障全國各地黨政機關高效運作、服務國家治理體系和治理能力現代化大局的角度，而不是站在某一地域或某一部門的角度，是以更能整合各種資源，形成以機關事務部門為主體、多部門協調配合、上下級關聯的機關事務治理體系，為機關事務集中管理創造良好的制度環境。其次，機關事務全生命周期管理的長期性，避免了傳統機關事務管理可能存在的短視行為，為機關事務統一管理提供長效機制保障。
有利于降低全生命周期成本，落實過緊日子要求，建設節約型機關。機關事務管理部門在辦公用房管理、公務接待、公務用車管理、公共機構節能、後勤服務保障等多方面為落實過緊日子要求、建設節約型機關起到重要促進作用。
機關事務的全生命周期管理強調全生命周期成本理念，全生命周期成本有兩大核心價值：一是考慮包括制造成本、采購成本、維修保養成本、廢棄處置成本在内的全過程所有成本，避免了初始階段的制造采購成本低，但運作階段的使用維護成本高，進而導緻全周期總成本高的問題；二是既考慮用于保障機關運作的直覺的、可具體統計的直接成本，也考慮一些難以統計的間接成本，如對環境造成影響的綠色成本、對社會産生影響的社會成本等。在全生命周期成本兩大核心價值的指引下，更有利于做出成本節約型、效益優先型、環境友好型的決策方案。例如，在公務用車管理中，宜優先采購節能減排、使用成本相對較低的新能源汽車。在全生命周期多元目标導向下有利于把過緊日子的要求落細、落實，着力降低成本、壓縮開支、節約資源能源。
有利于機關事務管理的連續性，提升保障和管理效能。機關事務工作的特征之一是長期性，而在管理過程中往往存在邊際效益遞減情況。機關事務全生命周期管理強調對不同對象進行分階段、分層次的動态化管理，針對不同對象、不同階段的實際情況，确定管理方式、管理重心、管理目标以及監督評價機制，強化閉環管理。針對全周期各環節精準施策，着力解決機關事務管理全過程的難點和痛點，保障管理的連續性。
機關事務管理在長期性中也蘊含着一定的周期性、循環性，例如，某項資産管理中，其标準制定、采購、配置設定、使用、維護、處置利用、評價等全過程可以視為一個周期，一個周期結束後再進入下一個管理周期，在同一個時間節點存在若幹不同類型的周期性循環，對所有具體事項的周期循環管理構成機關事務總的全生命周期管理。要提升機關事務全生命周期管理水準，就要保證在每一次周期循環管理中，管理效能不斷提高。
全生命周期管理的思想基礎和方法依據是PDCA循環，PDCA循環将每一個小周期分為4個管理階段：計劃階段，确立管理目标，設計具體方案；執行階段，根據計劃的内容，具體運作實施；檢查階段，檢查執行情況是否符合計劃預期目标，分析現狀，發現問題；處理階段，根據檢查結果，采取相應的措施，吸取失敗教訓，并把成功的經驗标準化，遺留問題轉入下一個PDCA循環去解決。在機關事務全生命周期循環管理中運用PDCA方法，每周期循環一次，就總結一部分經驗、解決一部分問題、取得一部分成果，機關事務的管理效能就會前進一步。
機關事務全生命周期管理實作路徑
實作機關事務行業的全生命周期管理是長期的系統工程，既要深化頂層制度設計，又要強化基層落實研究，建構多層次、多主體、多角度的機關事務全生命周期治理體系。具體表現在以下5個方面：
以政治建設為統領，全面加強黨對機關事務行業的上司。新時代機關事務行業全面加強黨的上司可以為全生命周期管理提供長期穩定的組織基礎，全面提升機關事務的管理水準。各級機關事務管理部門和廣大機關事務工作者要帶頭維護黨中央權威和集中統一上司，在深入學習貫徹習近平新時代中國特色社會主義思想上作表率，貫徹落實黨中央各項決策部署，堅持從政治的高度、戰略的次元、全局的角度，提升保障和管理效能，推動新時代機關事務行業高品質發展。
以目标管理為導向，建立機關事務行業全生命周期多元目标體系。美國管理學家德魯克在《管理的實踐》中，首次提出目标管理的主張，他認為組織的目的和任務必須轉化為目标，如果沒有總的目标以及與總目标一緻的分目标來指導管理活動，就容易造成内耗和浪費、導緻管理效能低下。機關事務行業的管理也需要以目标管理作為導向來提升保障和管理效能，目标管理的第一步是制定目标。機關事務系統性和多樣性決定了機關事務行業要有主要目标，但絕不是單一目标，是以需要建立一套多元化的目标體系。在全生命周期管理的架構内，目标體系的建立要考慮到機關事務系統内的各個要素，既有主要的核心目标、又有附加的可持續發展目标，既有短期内的階段性目标、也有長期性的總目标，形成多層次、多元度、多階段的機關事務全生命周期目标體系。
機關事務工作的主要職能涵蓋管理、服務和保障3個方面。管理是基礎，其目标也具有多樣性，在管理内容上有經費、資産、資源能源管理等，在管理方式上有集中統一管理、标準化管理等。服務是手段，其目标主要包含服務品質和滿意度兩個方面。保障是根本任務，管理好、服務好歸根結底是為了保障好。管理、服務和保障三大核心目标之間是互相聯系、互相影響、互相促進的關系。機關事務三大核心目标的關鍵在于提升服務品質、管理效率和保障能力，在新發展理念下，還要把可持續發展目标納入範疇。可持續發展通常包括經濟、環境和社會3方面。在經濟方面，機關事務工作在做好服務和保障的同時，要進一步節省全生命周期的成本和投入，充分發揮機關事務的經濟價值；在環境方面，各級機關是能源資源的消費者，也是環境保護的執行者、受益者，制定機關事務全生命周期環境目标，是貫徹綠色發展理念，建設資源節約型、環境友好型機關，落實碳達峰、碳中和決策的必然要求；在社會方面，機關事務行業直接或者間接對社會産生影響，機關内部的一些服務對社會開放，也會從社會引進服務，機關事務直接服務的許多機關部門也在為社會直接服務。機關事務行業應始終促進社會發展、着力提高社會滿意度。
以流程管理為主線，做好機關事務全生命周期流程優化與控制。所謂的流程管理就是以規範化的業務流程為中心，通過流程不斷優化創新，持續提高組織績效和工作效率的系統化方法。做好流程管理首先要梳理機關事務各項工作流程，在此基礎上，結合實際情況和工作目标，進行流程優化與創新，對非關鍵環節進行合并簡化，對重要環節進一步明确主體責任、細化工作标準和要求，用盡可能少的時間和成本，實作機關事務工作績效的最大化。在流程執行過程中，通過精細化管理提高受控制程度，降低風險，提升管理效率和服務品質。
以監督管理為限制，建構機關事務全生命周期績效評價機制。首先，要建立對人和對事的機關事務階段性長效監督制度，增強風險識别和内部控制能力，長效監督制度的建立要形成常态化、标準化的自我監督、内部監督和社會監督三層監督體系。其次，要根據全生命周期各領域、各業務、各階段的目标，完善績效評價名額體系，用績效評價名額促進目标的完成，用目标的完成情況來衡量機關事務治理效果。
以數字化為手段，推進機關事務行業資訊化、智能化轉型。數字化在全生命周期管理中展現在形成資料收集、處理、共享、監控、回報、決策利用等一系列閉環措施，突破了時間和空間的限制，極大提高了效率。首先，通過建立辦公用房、公務用車、公共機構節能、智慧後勤等衆多業務條線管理資訊系統和智慧服務平台，在提高服務品質和效率的同時收集資料，并對這些資料進行深度加工計算，形成一系列可視化、可直接使用的資訊，這些資料和資訊通過雲平台實作同級部門、上下級共享，逐漸形成全市、全省乃至全國“一張網”，便于相關部門機關的監控、決策和使用，實作跨層級、跨地域、跨業務、跨周期的機關事務協同治理體系。以辦公用房數字化管理為例，近年來江蘇省揚州市大力推進黨政機關辦公用房管理資訊系統建設，已經對全市各級機關機關的組織機構、辦公位址、房屋房間、使用人員等基礎資訊進行統一錄入，形成全市辦公用房“一張網”，接下來将繼續利用資訊系統的大資料分析功能、圖形化空間資料管理功能統籌推進辦公用房權屬管理、使用管理、調配管理、維修保障管理、處置利用管理、資訊管理等，實作辦公用房的全生命周期管理。
（本文獲“新時代機關事務行業建設”主題征文三等獎）
作者：徐勝利（江蘇省揚州市機關事務管理局）