如何能保持高效的工作狀态，如何確定溝通無障礙？如何能保持高效的工作狀态，如何確定溝通無障礙？
2020年注定是不平凡的一年，突出其來的新型肺炎疫情牽動着所有人的心，除了關注疫情、做好防控之外，還有一個值得關注的問題，節後怎麼上班？如何能保持高效的工作狀态，如何確定溝通無障礙？
為了遏制疫情蔓延，做好防控工作，國務院在1月26日發出了通知，延長2020年春節假期至2月2日，多地政府也發出延時開工通知，鼓勵企業人員在家辦公。特殊時期，遠端辦公便成了個人和企業當下的必要之選。
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2020年商業辦公空間的現狀
在北美大多數一線城市，辦公室租金的日益增高讓每個企業老闆都倍感壓力。甚至連加拿大也不例外。溫哥華曾是美國公司尋求廉價加拿大勞動力的天堂，而如今這座城市内閑置的商業辦公空間達到了曆史最低水準。雪上加霜的是北美的汽油價格也創下了曆史新高。世邦魏理仕出品的《加拿大第二季度季度統計報告》稱，2019年溫哥華市區内的辦公室閑置率僅為2.6%，而前一年則為4.7%，而溫哥華也是以成為北美最熱門的商業辦公空間市場，與多倫多持平，并超過了第三位的舊金山——舊金山辦公室的閑置率為3.6%。
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協同辦公的增長
協同辦公促進了全球商業辦公空間的增長。盡管與上一年相比，新增的協同辦公空間數量的确有所放緩，但全球許多一線城市出現了大量協同辦公設施。雖然協同辦公并不是免費的，但确實可以減少辦公空間的開銷（租賃、保險、維護等）和管理上的繁瑣，但如果某個公司完全使用協同辦公設施，那麼最終的費用可能比獨立的辦公室還要貴。我們不難看出現在找一間辦公室有多難，而且租賃費用也達到了曆史最高。對于拖家帶口的員工來說，每天都到昂貴的辦公室來上班付出的代價也很大。這聽起來是個“雙輸”的命題，何必呢？
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協同辦公+遠端辦公
實際上，IT公司和軟體公司根本不需要專門的實體空間，是以很多公司紛紛開始關閉辦公室，并選擇協同辦公+遠端辦公的模式。簡單舉幾個例子，Automattic、Gitlab、Shopify 等公司都已經成功實作了這一轉變，有些公司從一開始就有意建成了分布式的公司。各種研究和報告表明，每個人都希望在家辦公。Buffer 在最近的一項研究中發表了一篇題為《遠端辦公現狀》的報告，其中2500名遠端辦公員工給出了一些非常有趣的統計資料：
- 99%的受訪者表示，他們希望以某種形式進行遠端辦公。
- 年輕一代中，利用遠端辦公的人比老一代人高28%。
- 到2028年，73%的團隊都将包含遠端辦公的員工。
Zapier 還釋出了有關該主題的一篇報告，報告中指出腦力工作者都希望遠端辦公：
- 95%的美國腦力工作者都希望遠端辦公，而74%的人願意為了遠端辦公的機會而辭職。
- 26%的腦力工作者已辭職，因為他們的公司未能提供遠端辦公或彈性工作時間。
- 人們對遠端辦公的渴望已達巅峰。近五分之三的腦力工作者（57%）表示，遠端辦公是他們最希望老闆能夠提供的一項福利。這個比例甚至超過了免費午餐（42%），無限的休假時間（39%），而且隻有四分之一（25%）的人提到了娛樂活動，如乒乓球或桌球等。
- 近三分之一（31%）的00後腦力工作者和超過四分之一（27%）的X世代（1965年～1980年）的腦力工作者從事遠端辦公。而嬰兒潮一代（1946年～1964年）中隻有11%從事遠端辦公。微軟日本也在進行有關工作制度的研究，最近他們開始實行每周僅工作4天的實驗，結果發現，他們的生産率提高了39.9%。如果他們采用虛拟的協同辦公模型，那麼效率還能更上一層樓。
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顧慮
上述我們讨論了看似不可阻擋的這種趨勢，下面讓我們來看看為什麼這不是一件易事。我采訪了幾家公司（規模不等），詢問他們考慮遠端辦公時的立場是什麼。一些企業老闆和團隊成員對此表示擔憂。
安全性和遺留的技術：
如果公司以前已經建立了系統，那麼遷移到安全的雲模型可能會非常昂貴且耗時。此舉可能需要大量投資才能達到他們已有的安全級别，尤其是在不希望使用VPN或IP通道的情況下。即使公司同意使用VPN，那麼IT部門也必須管理這項新資産，而這也是要付出成本的。
錯失恐懼症（Fear of missing out，即FOMO）
對團隊成員來說，錯失恐懼症是個大問題。很多以前沒有從事過遠端辦公的員工很快就會産生錯失恐懼症的感覺。如果他們錯過了某些交談，就會感覺被排斥，并可能影響生産力和士氣。
同志關系
如果團隊成員永遠無法面對面接觸，那麼就很難形成積極的團隊合作精神。人類是社會動物，如果我們沒有面對面的相處時間，那麼文化就會變得比較脆弱。
分心
某些專業人士在家工作時無法取得很大成功。對于有些人來說，在家辦公的分心因素太多了，他們沒有一個安靜的地方避開家裡的分心事。根據經驗來說，在職父母尤其如此。
時區
跨越時區的從業人員可能位于大陸或地球的另一端，這就需要良好的計劃和項目管理，尤其是在團隊規模較大的情況下。對于從來沒有過類似經曆的公司來說，這可能是一項艱巨的任務。如果在不同時區遠端辦公的人很少且相距較遠，則團隊合作可能會受到打擊，因為你無法像位于同一個地區的團隊那樣互相交流。
上述一些擔憂是情有可原的，即便是最出色的遠端辦公流程也無法解決這些顧慮。舉個例子，2012年，Marissa Mayer 出任雅虎的首席執行官。她要負責讓雅虎恢複昔日的輝煌。為此，她必須解決許多事情，其中包括公司文化和生産力。根據雅虎相關消息人士透露，他們發現很多在家辦公的人都無法很好地完成工作。他們通過 VPN 登入名和源代碼庫的通路日志發現，雅虎在家辦公的很多員工都未能完成工作。2013年，雅虎内部發了一封信，禁止員工遠端辦公。以下是這封信的摘錄：為了打造絕佳的工作場所，溝通和協作非常重要，是以我們需要并肩工作。這也是為什麼我們所有人都應該在辦公室的原因。有些出色的決策和見解都是從走廊和咖啡廳的讨論中得出的，來公司結識新朋友，随時召開團隊會議。在家辦公常常會犧牲辦公速度和品質。我們都想成為雅虎的一員，首先讓我們從同一間辦公室開始。Mayer 做這個決定也是别無他法。她必須竭盡全力扭轉公司的局面，是以她必須采取一些嚴厲措施。
在福布斯的一篇文章中，對雅虎做了進一步的評論：“雖然在家辦公這個問題上，雅虎的這個決定并非業界普通的看法，但對雅虎來說這是目前最合适的做法。”這似乎是一個極端的情況，但是全球其他IT和SaaS組織也擁有相同的觀點。雖然有些公司建立了我們每天遠端辦公都在使用的通信軟體和服務，而且他們在産品營銷中以“随時随地辦公”為宣傳口号，然而，這些公司卻并不支援遠端辦公。雖然這似乎有些虛僞，但他們也有各自的苦衷。
05
遠端辦公的好處
下面讓我們來看看遠端辦公的好處：
減少間接費用
這一點很明顯，遠端辦公不僅僅可以減少辦公空間的租賃成本，而且如果沒有辦公室，那麼也不需要家具、辦公桌、休息室、零食，午餐、辦公室保險等等。公司規模越大，節省的成本越多。
不需要通勤
大多數員工都喜歡在家辦公，特别是如果他們在以前的工作中從事過遠端辦公的話。在家辦公可以省下花費在上下班路上的時間，可以有更多的時間工作和與家人在一起。同時也可以節省交通費，不需要再花錢買車票、汽油、保險或付停車費等。
四分之一的腦力工作者認為通勤是工作中壓力最大的部分。
自由選擇辦公地點
對于遠端辦公的組織來說，辦公地點不再是個問題，是以團隊成員可以居住在任何他們喜歡的地方，隻要他們有高速的網際網路，有足夠的能力和同僚有效地合作即可。他們不再需要居住在擁擠的一線城市，不必再承擔高昂的房價和生活費用。總的來說，這對每位團隊成員都是好事。顯然，隻要你能克服上述顧慮，那麼這些好處就可以幫助你建立更具吸引力、更賺錢的業務。
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勇敢嘗試
就個人而言，近幾年來，我一直在100%的遠端辦公，在不同的崗位上與世界各地的團隊協同辦公。這一路上我學到了很多東西，下面是我的一些心得：
遠端辦公指南
首先應該建立一份遠端辦公指南，在其中列出所有的相關事項以及自己的想法。有的團隊成員可能以前沒有從事過遠端辦公，他們需要一些指導，而且我們也可以在檔案中設定一些期望，比如工作時間、不間斷視訊等。你可以将這份文檔作為公司手冊的附錄，也可以建立一個全新的文檔，請記住，随着公司的發展，你需要不斷完善這個文檔（請注意，很多人都忽略了這個步驟，實際上這可能是公司或組織成功實施遠端辦公政策最重要的因素）。
小型團隊
你需要一些時間來計劃部署，并确定怎樣的流程和工具最适合你的各個團隊。如果這是你的團隊第一次采用遠端辦公，那麼你需要組織一個小團隊，并確定這個團隊中有技術力很強的人，而且還有人擁有使用線上協作工具的經驗。這些人的經驗可以為其他所有人鋪平道路。在建立了良好的流程之後，就可以分階段推出，并推廣到所有人。
不間斷線上視訊會議
聽起來有些讓人感覺受到了監視，但實際上這種方式可以有效地保持團隊合作精神，預防錯失恐懼症，并可以幫助那些遠端辦公時感覺很孤立的人。團隊成員之間可以兩兩結對線上視訊，也可以成組進行，而且白天團隊成員也可以進出自由。你甚至可以通過這種方式來連線分支機構，每個遠端辦公室開一口視窗。坦白說，組織在引入這種概念時會遇到很多反對意見，你需要積極地協調。作為業務主管，你需要與團隊成員積極合作，并鼓勵他們參加視訊連線（例如，每周舉行一次全體員工會議，或要求他們加入或主持正常視訊通話等）。如果管理得當，那麼這種做法能夠建立出色溝通管道。
每周一次的全體視訊會議
這與遠端辦公的關系不大，僅僅是一個良好工作習慣。許多傳統企業和遠端辦公企業都通過這種方式取得了很好的效果，但是企業上司卻很少有人這樣做。組織的首席執行官應該在與其他上司者的支援下分享每周的工作重點。形式上可以準備一個幻燈片，吸收各個部門的意見。時間可以放在星期五下午，作為當周工作的總結，并以積極向上的情緒引導下周的工作。
協同辦公與現場辦公相結合
除了虛拟系統辦公外，每周還應該有1-2天的現場辦公，讓那些需要走出家門的人出來透透氣，并與其他專業人員多接觸。有些大型的分布式組織都采用了這種方法。完全虛拟化可能會對組織造成一定的沖擊，而這種方式可以幫助大家過渡，讓每個人都不要忘記自己人類的身份。
團隊的業餘活動
随着團隊成員之間面對面活動的時間減少，團隊建設活動就會變得越來越重要。你可以每個季度或每半年舉行一次聚會，如果公司規模很大，則可以按照地理區域舉行活動。每年至少安排一次全員會議，盡量安排一些有趣的活動，讓每個員工都有歸屬感。
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協作、生産力和自動化工具
實際上，我們有很多團隊協作的工具可以來協助遠端辦公。你可以盡量嘗試，并選擇簡單易用的工具，這可以減少學習曲線。同時，請確定你選擇的供應商提供移動支援，這樣可以友善大家通過手機或平闆電腦連線團隊。以下是我使用過的一些工具，個人感覺這些工具非常适合遠端辦公團隊（排名不分先後）：
- 帶有短信的雲商務電話系統：Google語音、Dialpad 或使用CPaaS和WebRTC（如 SignalWire）
- 雲存儲，文字處理，電子表格，幻燈片：Google G-suite、微軟Office 365
- 基于文本的團隊協作：Slack
- 軟體源代碼倉庫和問題跟蹤：Jira 和 Github
- 任務管理：Trello、Wrike
- 視訊和網絡會議：Zoom、環聊
- 支援：Zendesk
- 銷售CRM：Salesforce
- 産品管理：Product Board、Trello
- 客戶關系管理和營銷管理：Hubspot
- 自動化：Zapier
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虛拟協同辦公
随着遠端辦公工具的成熟，我們會看到更多專門為此建構的應用程式，目的都是為了讓我們的團隊更加緊密地聯系在一起。随着最近一次的融資，Tandem 已經在這個領域取得了一些進展，它的輔助協作應用程式可以與Slack很好地配合。另一個是Sococo，這個軟體看起來更像是一個帶有網絡會議的虛拟辦公室。他們通過一種非常有趣的方式建立了虛拟的辦公室環境，以及團隊成員之間的協作，如下圖所示。我個人非常喜歡這個軟體，盡管下圖看上去有點像休閑遊戲。公平地說，我個人并沒有使用這個服務。這些個性化的解決方案可以幫助遠端團隊更好地開展協作。雖然我們尚不清楚，客戶是否願意選擇使用專業的應用程式，還是願意使用多個不同的應用程式來支援協同辦公，但時間會證明一切。