公司最早的釘釘流程的表單設定，流程設定因為最早是由IT部門進行的建立。我們經常會遇到的一個問題是，有的申請人在流程審批表單當中填寫錯誤或者審批人發現申請人填寫錯誤後。其往往不會從自己身上找填寫的原因，往往會直接把問題送出到IT部門。而IT部門的同僚往往會根據使用者的描述，在釘釘背景當中去檢查填寫的内容是否正确，并再給雙方進行回報。
這裡，整理了幾個常見的問題。
- “為什麼表單填寫的内容都不正确就送出了呢？”
- “為什們審批人沒有通過我的申請呢？是我的模版表格使用的不正确麼？（通常經過我們檢查後發現确實有模版亂使用的情況）？正确的模版是哪一個呀？”
- “我用的模版是XXX提供給我的，我不知道是錯誤的？”
- “為什麼之前的審批人都沒有發現問題？”
由于這樣的問題層出不窮，并且随着業務不斷的擴充，不同的表單陸續被上線，這類似的問題越來越多。IT部門的大部分時間被占用在“來找茬”方面。
面對這個問題，冷靜下來分析，造成這種情況無非是在整體流程中有太多的“人”這樣的變量加入到了流程當中。而人的因素也是不穩定的，是以，有沒有什麼辦法能夠徹底解決這個問題呢？
按圖索骥，我們對這種情況再次進行了分析，發現隻要解決下面的問題基本就能把這個issues解決掉。
- 如果流程填寫的問題，盡量在審批人之前進行告知和回報是最好的。因為申請人自己填寫錯誤的話，他是願意進行修改，且不被審批人知道是最好的。
- 針對通用附件模版的版本管理，這個在很多公司不太好處理。從最初版本的模版被不同的人填寫後，按照國内使用者的習慣。要找模版大機率是去問同僚，而不是去标準模版庫下載下傳最新模版。提供一個模版内容檢測的功能，且能和申請人進行互動。
- 在流程當中，審批人的在業務核心上進行審批的大機率是“這個申請要不要通過，是否符合業務邏輯”（概念性審批），而申請表單上的标準一定都會有一個固定的邏輯标準來進行驗證（邏輯性審批）。那我們可以幫審批人進行邏輯标準審批，審批人僅進行概念性審批。通俗的講就是我們通過一種方式将需要套邏輯公式的邏輯性審批進行一次，并将審批結果呈現給審批人。由審批人根據這個參考再進行概念性審批。
改進之前，一個标準的常見流程如下：
大部分的流程通常會在一級審批人處陷入流程死循環，即，一級審批人作為審批流程的開始，通常會負責源頭把關的作用。如果發現填寫錯誤，往往都是直接附上簡單的駁回原因後就對流程進行打回。而申請人有時候根本無法了解具體哪裡錯了。是以在這個階段往往會重複很多次。
結合在之前我們想到的解決方案，我們對流程圖進行小小的改進。
在改進流程當中，我們套入了1個預審批節點，并讓預審批節點去載入3個廣義範圍的判斷條件集和。
- 是否滿足邏輯性審批條件
- 是否滿足标準模版性條件
- 預警提示映射條件
其中，是否滿足邏輯性審批條件是指：
在表單當中，必要的必須遵照邏輯規則的條件，可以是與其他業務系統進行資料關聯後的邏輯驗證。如，是否超出信用值申請；所填寫的位址是否能夠被其他系統解析（如填寫的客戶名稱是否是收錄在庫的）。這類條件有明确的YES/NO标準，通過這類條件，如果申請人填寫的是有錯誤，則能夠直接明确的告訴申請人具體的錯誤資訊。（如客戶并不在客戶池當中）
是否滿足标準模版性條件是指：
若流程涉及到複雜的EXCEL附件表單，表單的sheet是否完整；sheet當中的列有沒有被改變（通常列數和列的名字被改動後均認為該模版已經被篡改）；每行當中需要填寫如數字的地方是否填寫成了字元。（如某些列必須填寫成X位的編碼）
若該條件發生拒絕，機器人也能直接在駁回附言當中明确告訴申請人具體哪一行填寫錯誤，若附件模版使用錯誤，應該在哪裡去擷取最新的模版。
預警提示條件是指：
若滿足了這類條件，不一定需要駁回請求，但是需要讓後續審批人知曉該情況。 如以品牌方的發樣申請當中，一個EXCEL附件當中可能會包含上百個位址。某些位址是無法發快遞的，審批人也不可能對這麼多位址進行檢查。是以我的預警條件将會根據不發快遞的條件去周遊每一行，并在通過附言當中提示“該請求總共XXX個位址，其中風險位址XXX個”。再或者需要給審批人提示申請人自身或該部門已經在特定時間周期内，申請了多少次。
回頭一看，上面的設計應該可以支撐困擾我們多時是問題。下一步就是需要如何去完成這件看起來“有點自動”的事情了。