快捷編制面向項目的資源采購計劃

1.背景

軟體項目中經常涉及到軟硬體資源的采購，在雲計算時代這一采購工作的範圍和深度都得到進一步增強。如果快捷編制出項目的資源采購計劃呢？

2.步驟一覽

• 收集需求
• 梳理資源需求計劃
• 梳理資源部署計劃
• 整理資源采購最晚到位時間
• 根據商務政策及政策優化采購批次設計
• 回報與措施資源需求方的資源到位時間
• 形成資源采購計劃

3. 計劃編制說明

3.1 收集需求

最好的需求來源是項目的進度計劃。好的進度計劃上會在任務上描述所需的資源，包括伺服器、資料庫、網絡等。但一般的項目經理或開發經理更多的描述的是對人的描述。

其次要關注項目的裡程碑計劃、合同中的相關驗收條件和标準。這些限制和限制的彈性小，需要項目組共同努力去達成。

3.2 梳理資源需求計劃

将收集到的需求，轉化成獨立的需求清單，至少包括：

• 資源類型
• 資源型号及關鍵參數
• 用途
• 投入任務使用的時間

梳理出該清單後，最好與相關人員再次核對一下，減少因項目計劃文檔更新不及時、文字描述不準确等導緻資訊了解有誤。

3.3 梳理資源部署計劃

傳統線下資源采購部署周期很長，比如一台伺服器從下單到到貨一般需要 2 周，還需要工程師上架、調試網絡、系統優化等；比如一台資料庫軟體到位後，還需要安裝、調試等，至少需要 1-2 天時間。

顧需要在資源需求計劃中增加一列部署用時，該用時包括：

• 備貨時間
• 物流時間
• 系統部署時間（需考慮部署人員有限的限制）

3.4 整理資源采購最晚到位時間

在上述表的基礎上，增加資源最晚采購到位時間：

資源最晚采購到位時間 = 資源投入任務使用的時間 + 部署時間

3.5 根據商務政策及政策優化采購批次設計

上述都是從技術側進行梳理，下一步需要從商務側進行優化，重點考慮 2 個因素：

• 供應商優惠政策：如大批次的折扣，打折季的促銷，獨立的特殊優惠政策。
• 自身的采購政策，現金流的控制政策等。

對于公司看到的現金支付計劃，對于供應商此時看到的采購規劃。經過多次措施後，會形成從商務和财務上更合理的采購安排。過程中可能會修改下單時間等。

3.6 回報與措施資源需求方的資源到位時間

由于經過商務的優化，可能資源到位時間或早或晚，是以需要與資源需求方及時溝通，協商解決。

• 過晚影響相關任務的進度
• 過早可能導緻打亂既有工作的安排，甚至無法接受資源的到位

3.7 形成資源采購計劃

到這裡時，技術和商務的需求溝通完成，也與供應商的溝通達成共識。這時才能形成正式的資源采購計劃。