第2章 編制會計憑證
會計憑證是會計登記入賬的資料來源，從外觀上來看，會計憑證是一種比較複雜的表格。Excel就是表格設計的能手，它兼顧了資料庫設計的方法，是以非常适合業務複雜程度不高的機關。用Excel編制會計憑證的難點在于要将不規則的表格中的資料轉換成表對象中的資料，以便日後進一步進行賬務處理。
編制會計憑證的過程是企業用會計語言對企業的經濟業務進行描述的過程。一筆業務能被會計準确表述需要滿足兩個條件：一是經濟行為能夠被正确分類；二是經濟行為能夠被準确計量。如果一筆經濟業務不能夠按照會計準則進行分類或者可以分類但是無法準确計量，那麼都不能夠确定為一項會計上可以描述的經濟行為，這兩個條件隻有同時成立時，會計人員才能夠據此編制憑證入賬。
會計對經濟行為進行分類是通過會計科目來完成的，會計科目按照性質可以分為資産類、負債類、權益類、成本類和損益類科目。會計科目由總賬科目和明細科目組成。總賬科目通常都是一級科目，其代碼由4位數字組成，一級科目的名稱和代碼是由會計準則規定的，企業不能夠随意添加，但是對于無須使用的一級科目，企業可以不設定。
明細科目代碼長度一般為2~3位，除了一些特殊的明細科目外，企業需要設定哪些具體的明細科目，會計準則并未進行強制規定，各企業可以根據自身的經營特點在不同的時期設定不同的會計科目，展現了明細科目按需設定的特點。
為了便于今後使用公式，會計科目的資料放置在表對象中。會計科目屬于重大基礎性的資料，需要使用單獨的一張工作表來放置表對象。設定完成的科目代碼表包括兩方面内容：
第一個方面是預設會計科目代碼和名稱。預設會計科目是不固定、不完整的，使用者無須，也不可能一次性設計完所有的科目。通常一級科目需要一次性設定完畢，而二級明細科目可以根據以往的經驗進行設計，對于今後需要添加的科目可在需要時添加。
第二個方面是設定會計科目的期初餘額和餘額的生成方式。如果是從年初啟用，那麼期初餘額就是年初數。
除了科目代碼外，使用者還需要定義現金流量類型，設定現金流量類型是為今後生成現金流量表服務的。對于現金流量的類型名稱會計上是有明确規定的，而現金流量類型的代碼則可以由使用者自定義。在本實驗中，單獨設定一張表來放置現金流量相關的項目，現金流量的具體内容包括：
- 銷售商品、提供勞務收到的現金。
- 收到的稅費返還。
- 收到其他與經營活動有關的現金。
- 購買商品、接受勞務支付的現金。
- 支付給職工以及為職工支付的現金。
- 支付的各項稅費。
- 支付其他與經營活動有關的現金。
- 收回投資收到的現金。
- 取得投資收益收到的現金。
- 處置固定資産、無形資産和其他長期資産收回的現金淨額。
- 處置子公司及其他營業機關收到的現金淨額。
- 收到其他與投資活動有關的現金。
- 購建固定資産、無形資産和其他長期資産支付的現金。
- 投資支付的現金。
- 取得子公司及其他營業機關支付的現金淨額。
- 支付其他與投資活動有關的現金。
- 吸收投資收到的現金。
- 取得借款收到的現金。
- 收到其他與籌資活動有關的現金。
- 償還債務支付的現金。
- 配置設定股利、利潤或償付利息支付的現金。
- 支付其他與籌資活動有關的現金。
科目代碼表和現金流量類型是編制記賬憑證的基礎。
（一）實驗目的
了解科目代碼表和現金流量類型的設定方法和用途。
（二）實驗要求
了解表對象的使用方法。
金盛公司是一家商品流通企業，公司為一般納稅人。在2017年年底，各個會計科目的餘額如表2-1所示。
要求：
（1）根據表2-1中的内容設定科目代碼表，并為各個科目設定年初數。
（2）設定現金流量表的類型及代碼。
1．科目代碼表
建立科目代碼表的步驟如下：
- 打開Excel，将工作表儲存為“賬務處理.xlsm”，如圖2.1所示。選中Sheet1工作表，将Sheet1工作表重命名為“科目代碼表”。
- 選中A1單元格，在A1~E1單元格區域内依次輸入科目代碼、科目名稱、性質、是否明細和年初數等字段。
- 選中A列并右擊，執行“設定單元格格式”指令，打開“設定單元格格式”對話框，單擊“數字”标簽，選擇“數字格式”為“數值”，“小數位數”設定為0，完成A列資料格式的設定。
- 選中E列并右擊，執行“設定單元格格式”指令，打開“設定單元格格式”對話框，單擊“數字”标簽，選擇“數字格式”為“會計專用”，“貨币符号”設定為無。
- 選中A1單元格，打開“插入”頁籤，執行“表格”組内的“表格”指令，打開如圖2.2所示的“建立表”對話框，勾選“表包含标題”複選框，将指定的單元格區域轉化為表對象。
- 單擊A1單元格，選中“設計”頁籤，将“屬性”組内的預設表名稱更改為“kmdm”，完成表對象名稱的設計，如圖2.3所示。
- 選中A1單元格，在“設計”頁籤中，在“表樣式”組中選擇“表樣式淺色9”，完成表樣式的選擇。
2．各科目年初數
在科目代碼表中還需要提供科目的年初數和餘額的産生方式，設定各科目年初數的操作步驟如下：
- 從A2單元格開始輸入科目代碼“1001”，在B2單元格内輸入科目名稱“現金”。
- 在C2單元格内輸入數值“1”，完成現金科目的性質設定。
- 在D2單元格輸入“y”，完成是否明細科目的設定。
- 在E2單元格内輸入數值“3630”，完成現金年初數的設定。
-
從A3單元格開始，繼續輸入各個會計科目的代碼、名稱、性質、年初數和是否明細等字段内容。
最終完成的科目代碼表如圖2.4所示。
- 單擊“公式”頁籤，執行“定義的名稱”組内的“定義名稱”指令，打開如圖2.5所示的“建立名稱”對話框，在“名稱”後輸入“dm”，在“引用位置”中輸入“=kmdm[科目代碼]”，完成第1列名稱的設定。
3．現金流量類型
現金流量表中有關的現金流量資訊是需要在輸入憑證的時候一并輸入的，為了便于日後建立現金流量表，可以設定一個參數表來放置不同的現金流量類型，具體的操作步驟如下：
- 建立一張工作表，将工作表重命名為“參數”，完成參數表的設定。
- 在A1:B1單元格區域内輸入“内容”和“類型代碼”。
- 選中A1單元格，選中“插入”頁籤，執行“表格”組内的“表格”指令，打開如圖2.6所示的“建立表”對話框，單擊“确定”按鈕，建立一個表對象。
- 選中A1單元格，選中“設計”頁籤，在“屬性”組内将表名稱更改為“xjll”，完成表對象樣式和名稱的設定。
- 從A2單元格開始輸入實驗原理中介紹的各種現金流量項目内容和代碼，最終結果如圖2.7所示。
- 單擊“公式”頁籤，執行“定義的名稱”組内的“定義名稱”指令，打開如圖2.8所示的“建立名稱”對話框，在“名稱”中輸入“現金流量類型”，“引用位置”設定中輸入“=xjll[内容]”，單擊“确定”按鈕，完成建立名稱的設定。
金邦公司在2017年年底，各個會計科目的餘額如表2-2所示。
要求根據上述内容編制公司的科目代碼表和現金流量類型參數表。
如果把賬務處理的過程比喻為建構房屋的過程，那麼科目代碼表設定完成後就意味着建構房屋的基本材料已經準備就緒了，接下來的任務就是使用這些材料來建構房屋的主體，記賬憑證就是建構房屋主體的一個重要步驟。記賬是會計人員根據稽核無誤的原始憑證按照經濟業務事項的内容進行歸類，并形成會計憑證登記入賬的過程，記賬憑證的資料是賬簿的形成依據。
從外觀上看，這些記賬憑證具有格式統一、内容規範的特點。企業常用的記賬憑證有專用記賬憑證和通用記賬憑證兩類。專用記賬憑證是用來專門記錄某一類經濟業務的記賬憑證。專用憑證按其所記錄的經濟業務與現金和銀行存款的收付有無關系，又分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證3種。通用記賬憑證則統一使用一種格式的憑證進行登記，本書實驗使用的記賬憑證就是通用記賬憑證，對于一般的企業來說，通用記賬憑證可以完全保證業務正确地執行。
一張記賬憑證至少會有借貸兩條記錄，它提供的資訊内容包括時間資訊、業務資訊、制單稽核資訊和數量金額資訊等。電算化軟體一般分為前台和背景兩部分，前台提供界面讓使用者輸入資料、管理資料，背景記錄使用者輸入的資料，背景資料庫通常不允許一般的憑證錄入人員進入，隻有管理者才可以對資料進行操作。
使用Excel進行會計電算化的設計也一樣，需要盡可能地減少使用者在背景操作的資料，特别是對于不熟練的人員來說，直接修改背景的資料是一件非常危險的事情。為此，本實驗設計了一個直覺良好的界面作為輸入前台，并且将這個前台作為資料輸入的唯一入口。
記賬憑證包含的内容不僅僅要考慮到界面是否美觀、人性化，還需要考慮生成的憑證和未來的财務報告相銜接。資産負債表和利潤表都是基于會計科目的，這就決定了會計憑證中需要引入科目代碼表；現金流量表的項目是基于日常的現金流量形成的，憑證輸入過程中也需要包含現金流量的因素。
前台的資料完成後，必須通過一定的技術手段将其轉移到背景的憑證庫中，本書所使用的技術政策是通過錄制宏來完成的。宏是一個動作記錄器，能夠将使用者的動作真實準确地反映出來，當再次執行動作記錄器的時候，動作又會按照先前錄制的順序再執行一次。隻要使用者在錄制宏的時候設定引用方式為絕對引用和相對引用交叉應用，就可以将記賬憑證中的記錄一次性地導入憑證庫中。
了解記賬憑證和背景資料表之間的聯系。
了解表對象的使用方法，了解錄制宏的過程。
在2018年1月，金盛公司發生了如下業務：
（1）購買編号為JP34的商品33000元，購買MT5的商品21000元，購買編号為KK2的商品8000元，增值稅稅率為17%，以工行支付貨款。
（2）向海尚公司銷售JP32和JP33兩種商品，收入為175000元，其中工行收到了貨款13475元，其餘部分稍後支付。JP32成本為6000元，JP33成本為5000元。
（3）工行收到歐麗公司歸還的貨款88000元。
（4）歸還一通公司貨款250000元，貨款已經通過工行支付。
（5）銷售JP35、MT5和KK3三種商品共計152800元，工行已經收到全部貨款。JP35的成本為61000元，MT5的成本為28000元，KK2的成本為3350元。
（6）現金支付銷售部門費用98元。
（7）工行支付招待費5532元。
（8）向金鑫公司銷售商品MT4共計254000元，未收到貨款。MT4商品成本為189100元。
（9）銷售部門購買辦公用品2200元，以工行支付。
（10）銷售JP34商品157200元，貨款已經通過工行收訖，JP34商品的成本為72500元。
（11）以工行支付稅款，上月應交增值稅銷項稅71382元，不考慮增值稅外的其他稅收。
（12）購買商品MT4共計487000元，JP32共計45000元，JP34共計102000元，貨款未支付，其中從合力賒購573300元，從興樂公司賒購168480元。
（13）工行支付前期計入其他應付款的水費6022元。
（14）購買空調5台，共計35000元，以工行支付。
（15）方樂出差暫領現金3500元。
（16）從工行提取175000元支付職工工資，其中銷售部門95000元，管理部門80000元。同時按10%計提福利費用。
（17）工行收到新通訊公司歸還的欠款100000元。
（18）出售商品KK3和KK4共計135000元，其中KK3成本為32000元，KK4成本為28000元，貨款已經通過工行收訖。
（19）向海尚公司銷售商品JP35共計182000元，成本為110000元，貨款未收訖。
（20）向一通公司和興樂公司賒購商品MT5共計205000元，KK4共計25000元，其中向一通企業購買商品140000元，向樂星公司購買商品65000元。
（21）以工行支付一通企業商品款150000元。
（22）以工行支付網絡費1200元。
（23）從工行支付勞保用品費用8000元。
1．憑證界面
使用者輸入界面是一個類似記賬憑證的界面，使用者可以在界面中輸入資料，通過單擊按鈕來送出資料。使用按鈕來送出資料就必須使用宏的功能，Excel 2019中啟用宏的具體操作步驟如下：
- 單擊Excel左上角的“檔案”按鈕，單擊“選項”按鈕，打開“Excel選項”對話框，如圖2.9所示。
- 在左側選擇“自定義功能區”，在右側選中“自定義功能區”下的“主頁籤”中的“開發工具”，完成“開發工具”的選擇。
通過上述操作，頁籤中就能顯示“開發工具”，如圖2.10所示。
建立憑證界面的具體操作步驟如下：
- 建立工作表，将工作表重命名為“憑證輸入”。
- 在B1單元格中輸入“記賬憑證”，然後選中C1:F1單元格區域，執行“開始”頁籤下“對齊方式”組中的“合并後居中”指令，如圖2.11所示。
将“字型”設定為“仿宋_GB2312”，“字号”大小為“20”，并将B1:F1單元格區域設定為雙下畫線。
- 在B2單元格内輸入“憑證号”，在D2單元格内輸入“日期”，在G2單元格内輸入“附件數”。
- 選中E2單元格，右擊，執行“設定單元格格式”指令，選中“數字”頁籤，設定為“日期”分類中的“2012/3/14”類型，完成日期格式的設定。
- 從A3單元格開始，在工作表中輸入如圖2.12所示的内容。
- 選中“開發工具”頁籤，選擇“控件”組中“插入”下“表單控件”中的“按鈕”控件，如圖2.13所示。
在“憑證輸入”工作表的H2單元格偏右位置添加一個按鈕，直接關閉“指定宏”對話框，在按鈕上右擊，執行“編輯文字”指令，将按鈕的名稱改為“添加記錄”，完成按鈕的設定。
- 選中“開發工具”頁籤，選擇“控件”組中“插入”下“表單控件”中的“按鈕”控件，在“添加記錄”按鈕後添加一個指令按鈕，并将按鈕上的标題更改為“擷取最新憑單号”，完成按鈕的設定。
- 選中A5單元格，在編輯欄内輸入公式：
=IF(B5<>"",YEAR($E$2)&"-"&IF(MONTH($E$2)<10,"0"&MONTH($E$2))&"-"&IF(DAY ($E$2)<10,"0"&DAY($E$2))&"-"&IF($C$2<10,"00"&$C$2,IF($C$2<100,"0"&$C$2,$C$2))&"-"&IF(ROW()-4<10,"0"&ROW()-4,ROW()-4)&"-"&IF($H$2<10,"0"&$H$2,$H$2),"")”，完成憑證id的設計。
- 選中C5:C18單元格，選中“資料”頁籤中“資料工具”組内“資料驗證”下的“資料驗證”指令，打開如圖2.14所示的資料驗證對話框。在“設定”頁籤下，将“驗證條件”設定為“序列”，“來源”設定為“=dm”，單擊“出錯警告”頁籤，在“标題”下輸入“科目代碼錯誤”，在“錯誤資訊”下輸入“輸入的科目代碼不存在”，單擊“确定”按鈕，完成資料驗證的設定。
- 選中D5單元格，在編輯欄内輸入公式“=IFERROR(VLOOKUP(LEFT(C5,4)+0,kmdm,2,FALSE),"")”，完成總賬科目的設定。
- 選中E5單元格，在編輯欄内輸入“=IFERROR(VLOOKUP(C5,kmdm[#全部],2,FALSE),"")”，完成明細科目的設定。
- 選中I5單元格，在編輯欄内輸入公式“=IF(OR(COUNTBLANK(G5:H5)+COUNTBLANK(B5)=3, COUNTBLANK(G5:H5)+COUNTBLANK(B5)=0),"","錯誤")”，完成錯誤提示的設定。
- 選中F5:F18單元格區域，單擊“資料”頁籤，執行“資料工具”組内的“資料驗證”指令，打開如圖2.15所示的“資料驗證”對話框，在“設定”頁籤下的“允許”中選擇“序列”，“來源”設定為“=現金流量類型”，單擊“确定”按鈕，完成資料驗證的設定。
- 選中G5:G18單元格區域，選中“開始”頁籤，執行“樣式”組内的“條件格式”下的“建立規則”指令，在“選擇規則類型”中單擊“使用公式确定要設定格式的單元格”指令，打開如圖2.16所示的“建立格式規則”對話框，在“為符合此公式的值設定格式”下的文本框内輸入“=SUM($H$5:$H$18)< >SUM($G$5:$G$18)”，單擊“格式”按鈕，選擇“填充”頁籤，選擇紅色為填充顔色，單擊“确定”按鈕，完成條件格式的設定。
- 選中G5:H18單元格區域，右擊，執行“設定單元格格式”指令，将其類型設定為“會計專用”，“小數位數”設定為2，“貨币符号”設定為“無”，完成指定單元格區域的格式設定。
- 選中A5單元格，将滑鼠移動到A5單元格的右下角，向下拖曳填充公式到A18單元格區域，完成憑證id的設定。選中D5:E5單元格區域，将滑鼠移動到單元格區域的右下角，向下拖曳填充公式至D18:E18單元格區域，完成總賬科目和明細科目的設定。
- 選中I5單元格，将滑鼠移動到I5單元格的右下角，向下拖曳填充公式到I18單元格區域，完成憑證錯誤提示的設定。
2．輸入資料
當憑證界面完成後，就可以将業務記錄輸入這個界面中。以2018年1月發生的第一筆業務為例，購買編号為JP34的商品33000元、購買MT5的商品21000元、購買編号為KK2的商品8000元，增值稅稅率為17%，以工行支付貨款。
該業務的會計分錄是：
借：庫存商品-JP34 33000
庫存商品-MT5 21000
庫存商品-KK2 8000
應交稅費-應交增值稅（進項） 10540 貸：銀行存款-工行 72540
根據該分錄登記到輸入界面的具體操作步驟如下：
- 選中C2單元格，輸入憑證号，完成憑證号的設定。
- 選中E2單元格，輸入“2018-1-3”，完成憑證日期的輸入。
- 選中H2單元格，輸入“1”，表示該筆憑證的附件數。
- 選中B5單元格，輸入摘要“購買商品”，在C5單元格内輸入科目代碼“140503”，在G5單元格内輸入金額33000，在H5單元格内輸入數值0，完成輸入第1号憑證的第1筆記錄，第1筆記錄完成後的效果如圖2.17所示。
- 選中B6單元格，輸入摘要“購買商品”，在C6單元格内輸入科目代碼“140507”，在G6單元格輸入金額21000，在H6單元格内輸入數值0，完成輸入該憑證的第2筆記錄。
- 選中B7單元格，輸入摘要“購買商品”，在C7單元格内輸入科目代碼“140508”，在G7單元格輸入金額8000，在H7單元格内輸入數值0，完成輸入該憑證的第3筆記錄。
- 選中B8單元格，輸入摘要“購買商品”，在C8單元格内輸入科目代碼“222101”，在G8單元格内輸入金額10540，在H8單元格内輸入數值0，完成該憑證的第4筆記錄。
-
選中B9單元格，輸入摘要“購買商品”，在C9單元格内輸入科目代碼“100201”，在F9單元格選擇“現金流量類型”為“購買商品、接受勞務支付的現金”，在G9單元格内輸入0，在H9單元格内輸入數值70540，完成該憑證的第5筆記錄。
在憑證界面中輸入完成後的憑證如圖2.18所示。
3．導入憑證庫
輸入完成後的資料仍舊停留在界面中，這就相當于在一個軟體中輸入了資料，但是資料并沒有送出到背景資料庫。在本實驗中，這個背景資料庫就是一個憑證彙總表，它的任務是收集每筆記錄資料。将憑證界面中的資料導入憑證庫中會使用到宏，将資料導入憑證庫的操作步驟如下：
- 建立工作表，将工作表重命名為“憑證庫”，完成建立“憑證庫”工作表。
- 在“憑證庫”工作表中從A1單元格位置開始輸入：id、憑證id、摘要、科目代碼、總賬科目、明細科目、現金流量類型、借金額、貸金額、類型代碼、年、月、日、憑證号、筆号、附件數、性質和稽核等字段，完成憑證庫所需字段的輸入。
- 選中A1單元格，打開“插入”頁籤，執行“表格”組内的“表格”指令，将指定的單元格區域轉化為組。選中“設計”頁籤，将“屬性”組内的表對象的名稱更改為“pzk”，完成“憑證庫”工作表的設計。
- 選中B2單元格，在B2單元格内輸入字母“a”，完成首行資料的輸入。
打開“憑證輸入”工作表，在憑證界面中輸入第一張憑證，如圖2.20所示。當I列沒有錯誤提示，并且借貸方沒有紅色顯示時，說明該憑證在結構上已經是正确的，就可以通過錄制一個宏将資料導入憑證庫工作表中。
錄制宏的具體操作步驟如下：
- 選擇“開發工具”頁籤，執行“代碼”組内的“錄制宏”指令，打開如圖2.21所示的“錄制新宏”對話框，将宏名稱更改為“添加新記錄”，單擊“确定”按鈕，開始錄制宏。
- 選擇H5單元格，然後在“開發工具”頁籤的代碼組内選擇“使用相對引用”指令，進入相對模式下錄制。
- 選中H5單元格，同時按鍵盤上的Shift+Ctrl+向下方向鍵，再同時按鍵盤上的Shift+Ctrl+向左方向鍵，按3次向左方向鍵，再按鍵盤上的Ctrl+C鍵，完成要複制内容的選擇複制操作。
- 在“開發工具”頁籤的代碼組内，取消選擇“使用相對引用”指令，進入絕對引用模式中。
- 選擇“憑證庫”工作表，選中B2單元格，然後在“開發工具”頁籤的代碼組内，選擇“使用相對引用”指令，同時按鍵盤上的Ctrl+向下方向鍵，再單獨按一次向下方向鍵，在空白單元格内右擊，執行“選擇性粘貼”指令中的“選擇性粘貼”指令，打開如圖2.23所示的“選擇性粘貼”對話框，選擇“數值”項，單擊“确定”按鈕，完成資料的粘貼操作。
- 選中“開發工具”頁籤，在“代碼”組内，取消選擇“使用相對引用”指令，進入絕對引用模式。
- 選中B1單元格，輕按兩下該單元格，退出複制模式，然後選中C1單元格，選擇“憑證輸入”工作表，選中B5:C18單元格區域，單擊Delete鍵，删除憑證摘要和科目代碼，然後選中“F5:H18”單元格區域，單擊Delete鍵，删除憑證的借方金額和貸方金額，完成删除已經導入憑證的資料。
- 單擊在“開發工具”頁籤的“代碼組”内的“停止錄制”指令，完成宏的錄制。
- 在“添加記錄”按鈕上右擊，執行“指定宏”指令，打開如圖2.24所示的指定宏對話框，選擇“添加新記錄”項，單擊“确定”按鈕，完成指定宏的設定。
通過上述步驟，在“憑證庫”工作表中就可以顯示剛才輸入的憑證内容，如圖2.25所示。
4．優化憑證号
使用者的憑證輸入通常不會一次性完成，随着憑證數量的增加，有一個問題是目前輸入的憑證号到底為多少号？憑證号的确定方法一般有兩種，一種是通過檢視憑證庫來獲得目前輸入憑證的憑證号；還有一種是通過公式來計算獲得憑證的憑證号。本執行個體使用公式來獲得憑證号。在前述設計中，憑證界面内已經放置了一個指令按鈕，按鈕的名稱就是“擷取最新憑單号”，下述過程為按鈕指定一個宏，宏的作用就是實時計算最新的憑單号，具體的操作步驟如下：
- 選擇“憑證輸入”工作表，選擇“開發工具”頁籤，執行“代碼”組内的“錄制宏”指令，打開“錄制新宏”對話框，将宏名稱更改為“擷取最新憑單号”，單擊“确定”按鈕，開始錄制宏。
- 選中C2單元格，在編輯欄内輸入公式“=MAX(IF(pzk[年]&"-"&pzk[月]=YEAR(E2)&"-"&MONTH(E2),pzk[憑證号]),0)+1”，然後同時按鍵盤上的Ctrl+Shift+Enter鍵，擷取憑證庫中指定月份最新的憑單号。
- 單擊“開發工具”頁籤的“代碼組”内的“停止錄制”指令，完成宏的錄制。
- 在“擷取最新憑單号”按鈕上右擊，執行“指定宏”指令，打開指定宏對話框，選擇“擷取最新憑單号”項，單擊“确定”按鈕，完成指定宏的設定。
5．其他字段資料
“憑證庫”工作表中的内容除了複制過去的憑證記錄外，其他字段的值都為空，需要使用者通過公式來擷取，擷取的基礎就是憑證id字段的值。為其他字段添加公式計算資料的具體操作步驟如下：
- 選中“憑證庫”工作表，選中第2行，右擊，執行“删除”指令，删除第一行記錄。
- 選中A2單元格，在編輯欄内輸入“=[@年]&"-"&[@月]&"-"&[@憑證号]&"-"&[@筆号]”，按Enter鍵确認，完成id字段的設定。
- 選中J2單元格，在編輯欄内輸入公式“=IFERROR(VLOOKUP([@現金流量類型],xjll,2,FALSE),"")”，完成現金流量類型代碼的設定。
- 選中K2單元格，在編輯欄内輸入公式“=LEFT([@憑證id],4)+0”，完成“年”字段的設定。
- 選中L2單元格，在編輯欄内輸入公式“=MID([@憑證id],6,2)+0”，完成“月”字段的設定。
- 選中M2單元格，在編輯欄内輸入公式“=MID([@憑證id],9,2)+0”，完成“日”字段的設定。
- 選中N2單元格，在編輯欄内輸入公式“=MID([@憑證id],12,3)+0”，完成“憑證号”字段的設定。
- 選中O2單元格，在編輯欄内輸入公式“=MID([@憑證id],16,2)+0”，完成“筆号”字段的設定。
- 選中P2單元格，在編輯欄内輸入公式“=RIGHT([@憑證id],2)+0”，完成“附件數”字段的設定。
- 選中Q2單元格，在編輯欄内輸入公式“=VLOOKUP([@科目代碼],kmdm,3,FALSE)”，完成會計科目性質的顯示。
- 選中A2單元格，選中“視圖”頁籤，執行“視窗”組中的“當機視窗”下的“當機拆分視窗”指令，完成視窗當機。
6．後續憑證輸入
至此為止，記賬憑證的設計已經基本完成了。下面以第2筆業務處理為例完成後續憑證輸入及向憑證庫中添加資料的完整過程。
第2筆業務内容為向海尚公司銷售JP32和JP33兩種商品，收入為175000元，其中工行收到了貨款13475元，其餘部分稍後支付。JP32成本為6000元，JP33成本為5500元。
該筆業務的銷售分錄為：
借：銀行存款-工行 13475
應收賬款-海尚公司 7000 貸：主營業務收入 17500
應交稅費-應交增值稅（銷項） 2975 借：主營業務成本 11000
貸：庫存商品-JP32 6000
庫存商品-JP33 5000 該筆業務分為兩筆分錄，後續憑證輸入的具體操作步驟如下：
- 選中“憑證輸入”工作表，輸入日期和附件數，單擊“擷取最新憑單号”按鈕，設定本張憑單的憑單号。
- 選中B5單元格，輸入摘要“銷售商品”。在C5單元格内輸入科目代碼100201，在F5單元格内選擇“銷售商品、提供勞務收到的現金”，在G5單元格内輸入數值13475，在H5單元格内輸入數值0。
- 選中B6單元格，輸入摘要“銷售商品”。在C6單元格内輸入科目代碼112201，在G6單元格内輸入數值7000，在H6單元格内輸入數值0。
- 選中B7單元格，輸入摘要“銷售商品”。在C7單元格内輸入科目代碼6401，在G7單元格内輸入數值0，在H7單元格内輸入數值17500。
- 選中B8單元格，輸入摘要“銷售商品”。在C8單元格内輸入科目代碼222102，在G8單元格内輸入數值0，在H8單元格内輸入數值2975。最終生成的憑證如圖2.26所示。
- 憑證輸入檢查無誤後，單擊“添加記錄”按鈕，即可将記錄添加到“憑證庫”中，完成将憑證内容導入“憑證庫”中。打開“憑證庫”工作表，可以看到輸入的憑證資料，如圖2.27所示。
7．會計分錄參考
下面列出了本實驗中涉及的各筆業務的會計分錄。
第1筆業務：
借：庫存商品-JP34 33000
庫存商品-MT5 21000
庫存商品-KK2 8000
應交稅費-應交增值稅（進項） 10540 貸：銀行存款-工行 70540
第2筆業務：
應收賬款-海尚公司 7000 應交稅費-應交增值稅（銷項） 2975 庫存商品-JP33 5000 第3筆業務：
借：銀行存款-工行 88000
貸：應收賬款-歐麗公司 88000
第4筆業務：
借：應付賬款-一通公司 250000
貸：銀行存款-工行 250000
第5筆業務：
借：銀行存款-工行 178776
貸：主營業務收入 152800
應交稅費-應交增值稅（銷項） 25976 借：主營業務成本 92350
貸：庫存商品-JP35 61000
庫存商品-MT5 28000
庫存商品-KK2 3350 第6筆業務：
借：銷售費用 98
貸：現金 98
第7筆業務：
借：管理費用-業務招待費 5532
貸：銀行存款-工行 5532
第8筆業務：
借：應收賬款-金鑫公司 297180
貸：主營業務收入 254000
應交稅費-應交增值稅（銷項） 43180 借：主營業務成本 189100
貸：庫存商品-JP35 189100
第9筆業務：
借：銷售費用 2200
貸：銀行存款-工行 2200
第10筆業務：
借：銀行存款-工行 183924
貸：主營業務收入 157200
應交稅費-應交增值稅（銷項） 26724 借：主營業務成本 72500
貸：庫存商品-JP34 72500
第11筆業務：
借：應交稅費-應交增值稅（銷項） 71382
貸：銀行存款-工行 71382
第12筆業務：
借：庫存商品-MT4 487000
庫存商品-JP32 45000
庫存商品-JP34 102000
應交稅費-應交增值稅（進項） 107780 貸：應付賬款-合力企業 573300
應付賬款-興樂公司 168480 第13筆業務：
借：其他應付款 6022
貸：銀行存款-工行 6022
第14筆業務：
借：固定資産 35000
貸：銀行存款-工行 35000
第15筆業務：
借：其他應收款-方樂 3500
貸：現金 3500
第16筆業務：
借：現金 175000
貸：銀行存款-工行 175000
借：應付職工薪酬 175000
貸：現金 175000
借：銷售費用 95000
管理費用-工資 34500 貸：應付職工薪酬 175000
借：銷售費用 9500
管理費用-福利費 8000 貸：應付職工薪酬 17500
第17筆業務：
借：銀行存款-工行 125000
貸：應收賬款-新通訊公司 125000
第18筆業務：
借：銀行存款-工行 157950
貸：主營業務收入 135000
應交稅費-應交增值稅（銷項） 22950 借：主營業務成本 60000
貸：庫存商品-KK3 32000
庫存商品-KK4 28000 第19筆業務：
借：應收賬款-海尚公司 212940
貸：主營業務收入 182000
應交稅費-應交增值稅（銷項） 30940 借：主營業務成本 110000
貸：庫存商品-JP35 110000
第20筆業務：
借：庫存商品-MT5 205000
庫存商品-KK4 25000
應交稅費-應交增值稅（進項） 39100 貸：應付賬款-一通企業 239850
應付賬款-興樂公司 29250 第21筆業務：
借：應付賬款-一通企業 150000
貸：銀行存款-工行 150000
第22筆業務：
借：管理費用-其他 1200
貸：銀行存款-工行 1200
第23筆業務：
借：管理費用-勞保費用 8000
貸：銀行存款-工行 8000
2018年1月，金邦公司發生的業務如下，增值稅稅率為17%。
（1）購買編号為P03的商品25740元，購買編号為P02的商品28080元，購買編号為P07的商品10530元，以工行支付貨款。
（2）向興華公司銷售P01和P02兩種商品，收入為21060元，其中工行收到了貨款10000元，其餘部分稍後支付。P01成本為3900元，P02成本為8100元。
（3）工行收到佳佳公司歸還的貨款140000元。
（4）歸還勝瑞科技公司貨款300000元，貨款已經通過工行支付。
（5）銷售P04、P05和P07三種商品共計163800元，工行已經收到全部貨款。P04的成本為53000元，P05的成本為40000元，P07的成本為25000元。
（6）使用現金支付招待費3000元。
（7）向利農公司銷售商品P05共計245700元，未收到貨款。P05商品成本為198900元。
（8）銷售部門購買辦公用品2000元，以工行支付。
（9）銷售P03商品93600元，貨款已經通過工行收訖，P03商品的成本為60000元。
（10）購買商品P07共計549900元，P01共計29250元，P03共計105300元，貨款未支付，其中從正則科技公司賒購29250元，其餘從勝瑞科技公司賒購。
（11）從工行支付前期計入其他應付款的電費40000元。
（12）從工行支付職工工資70000元，其中銷售部門50000元，管理部門20000元。同時計提福利費用銷售部門7000元，管理部門2800元。
（13）工行收到利農公司歸還的欠款100000元。
（14）出售商品P07共計117000元，P07成本為63225元，貨款已經通過工行收訖。
（15）向利農公司銷售商品P04共計152100元，成本為100000元，貨款未收訖。
（16）向正則科技公司和勝瑞公司賒購商品P01共計198900元，P02共計7020元，其中欠正則科技公司100000元，其餘為勝瑞公司欠款。
（17）以工行支付正則科技公司商品款100000元。
（18）工行支付報刊費5000元。
參照本實驗的方法，建立憑證輸入界面，并将上述内容輸入憑證輸入界面中，通過該界面的功能将資料導入憑證庫中。
在憑證輸入過程中發生錯誤是不可避免的，這就涉及憑證的修改操作。和輸入憑證一樣，修改憑證也不應該在背景直接操作，而是需要在前台完成，再送出到背景進行處理。
一般來說，修改一筆憑證需要經過如下步驟：
（1）從憑證庫中找到指定的憑證，并将憑證的内容導入前台界面中。
（2）在前台界面中修改憑證。
（3）删除憑證庫中指定的憑證。
（4）将修改完畢的憑證再次寫入憑證庫中。
找到指定的憑證是通過進階篩選來完成的。在實驗2-2中，憑證庫為每筆憑證設計了一個憑證id号，隻要設法獲得憑證id号字段内容，就可以進行進階篩選并獲得某張憑證的所有資訊。這些資訊稍後會被複制到前台界面中，由于每個憑證号對應的筆數不一定相同，是以在錄制宏的時候需要使用相對引用的方法來完成。
修改完成後的憑證需要再次寫回到背景憑證庫中，為了避免多次寫入造成重複，需要删除篩選出的内容，再進行導入。
憑證一旦計入憑證庫，除了修改内容之外，對于輸入錯誤的憑證原則上不應該直接删除。因為假定在輸入完成後删除指定的憑證，要删除的憑證不是最後一張憑證，就會導緻憑證号不連貫，這在會計電算化中是不允許的。但是在憑證修改中也包含删除憑證内容的操作，使用者如果需要設計相關的内容，則可以添加删除功能。
掌握憑證修改的原理，了解憑證修改的設計思路。
了解進階篩選方法，了解錄制宏的過程。
本節實驗的資料來源于2-2節實驗已經完成的憑證庫中的内容，使用者在本實驗要完成下述任務：
（1）調出憑證庫中1月第2号憑證。
（2）修改憑證庫工作表中第2号憑證，将主營業務支出更改為主營業務收入。
1．設定查詢條件
要定位一張憑證就需要知道它的年、月和憑證号資訊，也就是使用者在憑證庫中定義的“憑證id”字段的值。我們需要設定一個條件區域，讓使用者在指定的條件區域設定條件，通過進階篩選擷取資料。設定查詢條件界面的具體操作步驟如下：
- 建立一張工作表，将工作表重命名為“憑證編輯”。
- 從A1單元格開始輸入如圖2.28所示的憑證修改查詢條件，完成查詢條件的設定。
- 選中“開發工具”頁籤，選擇“控件”組内“插入”下的“表單控件”中的“按鈕”控件，在E列的位置添加一個指令按鈕，将按鈕上的标題更改為“調用憑證”。
- 選中“開發工具”頁籤，選擇“控件”組内“插入”下的“表單控件”中的“按鈕”控件，在F列的位置添加一個指令按鈕，将按鈕上的标題更改為“确認修改”。最終的效果如圖2.29所示。
2．設定憑證修改界面
修改憑證就是将憑證庫中的指定憑證調出并放置在修改界面中。憑證修改界面和憑證輸入界面基本上是一緻的。對于一張憑證修改的内容包括憑證的大部分資訊，但是不包括憑單号。憑證修改界面的設計過程具體操作步驟如下：
- 在C4單元格中輸入“記賬憑證”，然後選中C4:G4單元格區域，執行“開始”頁籤下“對齊方式”組中的“合并後居中”指令，将“字型”設定為“仿宋_GB2312”，“字号”大小為“20”，并将C4:F4單元格區域設定為雙下畫線。
- 選中B5單元格，輸入“憑證号”，選中C5單元格，在編輯欄内輸入公式“=D2”，完成調出的憑證号的設計。
- 選中D5單元格，輸入“日期”，選中E5單元格，在編輯欄内輸入公式“=LEFT(A8,10)”，完成憑證輸入日期的設定。
- 選中G5單元格，輸入“附件數”，選中H5單元格，在編輯欄内輸入公式“=RIGHT(A8,2)+0”，完成憑證附件數的設定。
- 從A6單元格開始，輸入如圖2.30所示的内容完成界面的設計。
- 選中D8單元格，在編輯欄内輸入公式“=IFERROR(VLOOKUP(LEFT(C8,4)+0,kmdm,2, FALSE),"")”，完成總賬科目名稱的設定。
- 選中E8單元格，在編輯欄内輸入公式“=IFERROR(IF(LEN(C8)=6,VLOOKUP(C8,kmdm,2, FALSE),""),"科目代碼有誤")”，完成明細科目名稱的設定。選中D8:E8單元格區域，向下填充公式到D22:E22單元格區域。
- 選中I8單元格，在編輯欄内輸入公式“=IF(OR(COUNTBLANK(G8:H8)+COUNTBLANK (B8)=3,COUNTBLANK(G8:H8)+COUNTBLANK(B8)=0),"","錯誤")”，按Enter鍵确認，完成錯誤提示的設定。選中I8單元格，向下複制公式到I22單元格中，完成錯誤提示的設定。
- 選中F8:F22單元格區域，單擊“資料”頁籤，執行“資料工具”組内的“資料驗證”下的“資料驗證”指令，打開“資料驗證”對話框，在“設定”頁籤下的有效性中選擇“序列”，“來源”設定為“=現金流量類型”，單擊“确定”按鈕，完成資料有效性的設定。
- 選中G8:G22單元格區域，選中“開始”頁籤，執行“樣式”組内的“條件格式”下的“建立規則”指令，在“選擇規則類型”中選中“使用公式确定要設定格式的單元格”指令，打開“建立格式規則”對話框，在“為符合此公式的值設定格式”下的文本框内輸入“=SUM($H$8:$H$22)<>SUM($G$8:$G$22)”，單擊“格式”按鈕，選擇“填充”頁籤，選擇紅色為填充顔色，單擊“确定”按鈕，完成條件格式的設定。
- 選中G8:H22單元格區域，右擊，執行“設定單元格格式”指令，将“數字類型”設定為“會計專用”，不顯示貨币符号類型。
3．調用待修改憑證
在憑證修改的界面中設定了調用憑證的條件，接下來使用進階篩選，将憑證庫中指定年、月和憑證号的憑證篩選出來，然後将指定的憑證内容複制到“憑證編輯”工作表中，這樣就可以顯示調出的指定憑證。以2018年1月第2号憑證為例，具體的操作過程如下：
- 在“憑證編輯”工作表中，在B2單元格輸入資料2018，在C2單元格輸入月份值1，在D2單元格輸入數值2，如圖2.31所示，完成進階篩選條件的設定。
- 選擇“開發工具”頁籤，執行“代碼”組内的“錄制宏”指令，打開“錄制新宏”對話框，将宏名稱更改為“調出憑證”，單擊“确定”按鈕，開始錄制宏。
- 在“憑證編輯”工作表中，選中A8:C22單元格區域，單擊鍵盤上的Delete鍵，删除指定單元格區域的内容。選中F8:H22單元格區域，單擊鍵盤上的Delete鍵，删除指定單元格區域的内容。
- 在“憑證編輯”工作表中，選中A8單元格，選中“憑證庫”工作表，選中“資料”頁籤中“排序和篩選”組内的“進階”指令，打開如圖2.32所示的“進階篩選”對話框，在清單區域中輸入“pzk[#全部]”，單擊條件區域後的折疊按鈕，選中“憑證編輯”工作表中的B1~D2單元格區域，單擊“确定”按鈕，完成進階篩選的操作。
- 同時按下鍵盤上的Ctrl+G鍵，打開如圖2.33所示的定位對話框，在引用位置中輸入“=pzk[[#資料],[憑證id]:[科目代碼]]”，單擊“确定”按鈕，定位到指定的位置。同時，按鍵盤上的Ctrl+C鍵複制内容，然後選中“憑證編輯”工作表中的A8單元格，右擊，執行“選擇性粘貼”指令，打開“選擇性粘貼”對話框，選擇其中的“粘貼數值”選項，最終将憑證id、摘要和科目代碼複制到指定位置。
- 選中“憑證庫”工作表，在編輯欄内單擊一下，退出複制狀态，選中A1單元格，同時按下鍵盤上的Ctrl+G鍵，打開如圖2.34所示的“定位”對話框，在引用位置中輸入“=pzk[[#資料],[現金流量類型]:[貸金額]]”，單擊“确定”按鈕，定位到指定的位置。同時，按鍵盤上的Ctrl+C鍵複制内容，然後選中“憑證編輯”工作表中的F8單元格，右擊，執行“選擇性粘貼”指令，打開“選擇性粘貼”對話框，選擇其中的“粘貼數值”選項，最終将借方金額與貸方金額複制到指定位置。
帶你讀《Excel在會計和财務管理中的應用》之二：編制會計憑證第2章 編制會計憑證
- 選中“憑證庫”工作表，選擇“資料”頁籤，執行“排序和篩選”組内的“清除”指令，清除進階篩選的結果，然後選擇“憑證編輯”工作表。
- 選中“憑證編輯”工作表，單擊在“開發工具”頁籤的“代碼組”内的“停止錄制”指令，完成宏的錄制。
- 在“調用憑證”按鈕上右擊，執行“指定宏”指令，打開“指定宏”對話框，選擇“調出憑證”項，單擊“确定”按鈕，完成指定宏的設定。
要調用1月第1号憑證，隻需要在“憑證編輯”工作表中，在B2單元格内輸入數值2018，在C2單元格内輸入數值1，在D2單元格内輸入數值1，單擊“調用憑證”按鈕，顯示的結果如圖2.35所示。
4．修改憑證
将憑證調用出來後，接着需要删除憑證庫中指定的憑證，并将“憑證編輯”工作表中修改完成的記錄重新導入憑證庫中。
第2号憑證中，将銷售商品産生的主營業務收入輸入成了主營業務成本，這就需要将第3筆記錄的科目代碼進行更改，具體的操作步驟如下：
- 選擇“憑證編輯”工作表中，在B2單元格内中輸入2018，在C2單元格中輸入數值1，在D2單元格中輸入數值2，單擊“調用憑證”按鈕，調用憑證的結果如圖2.36所示，完成進階篩選條件的設定。
- 選擇“開發工具”頁籤，執行“代碼”組内的“錄制宏”指令，打開“錄制新宏”對話框，将宏名稱更改為“确認修改”，單擊“确定”按鈕，開始錄制宏。
- 選中“憑證編輯”工作表中的A8單元格，然後選中“憑證庫”工作表，選中“資料”頁籤中“排序和篩選”組内的“進階”指令，打開“進階篩選”對話框，在清單區域輸入“pzk[#全部]”，單擊條件區域後的折疊按鈕，選中“憑證編輯”工作表中的B1~D2單元格區域，單擊“确定”按鈕，完成進階篩選的操作。
- 同時按鍵盤上的Ctrl+G鍵，打開如圖2.37所示的“定位”對話框，在引用位置中輸入“=pzk[#資料]”，單擊“确定”按鈕，定位到指定的位置。
- 同時按鍵盤上的Shift+Ctrl+向右方向鍵，在選中的位置右擊，執行“删除行”指令，删除指定的記錄。
- 選中“資料”頁籤，執行“排序和篩選”中的“清除”指令，退出篩選過程。
- 選中“憑證編輯”工作表中的H8單元格，然後在“開發工具”頁籤的代碼組内選擇“使用相對引用”指令，進入相對模式下錄制。
- 同時按鍵盤上的Shift+Ctrl+向下方向鍵，再同時按鍵盤上的Shift+Ctrl+向左方向鍵，按3次向左方向鍵，按鍵盤上的Ctrl+C鍵，完成要複制内容的選擇複制操作。
- 在“開發工具”頁籤的代碼組内，取消選擇“使用相對引用”指令，進入絕對引用模式。
- 選擇“憑證庫”工作表中的B2單元格，然後在“開發工具”頁籤的代碼組内，選擇“使用相對引用”指令，同時按鍵盤上的Ctrl+向下方向鍵，再單獨按一次向下方向鍵，在空白單元格内右擊，執行“選擇性粘貼”指令，在“選擇性粘貼”對話框選擇“數值”項，單擊“确定”按鈕，完成資料的粘貼操作。
- 選中“憑證庫”工作表中的B1單元格，輕按兩下該單元格，退出複制模式，然後選中C1單元格，選擇“憑證編輯”工作表，選中A8:C22單元格區域，單擊Delete鍵，删除憑證摘要和科目代碼，然後選中“F8:H22”單元格區域，單擊Delete鍵，删除憑證的現金流量類型、借方金額和貸方金額，删除已經導入憑證的資料。
- 在“确認修改”按鈕上右擊，執行“指定宏”指令，打開“指定宏”對話框，選擇“确認修改”項，單擊“确定”按鈕，完成指定宏的設定。
在“憑證編輯”工作表中，在B2單元格内輸入2018，在C2單元格中輸入1，在D2單元格中輸入2，單擊“調用憑證”按鈕，調出憑證，然後将C10單元格中的内容更改為“6001”，如圖2.38所示。
單擊“确認修改”按鈕，即可将指定的内容寫回憑證庫，修改的憑證此時會被放置在憑證庫表中的最後位置，最終的結果如圖2.39所示。
将金邦公司第6筆業務工行支付招待費由3000元更改為3500元。要求根據本實驗的方法建立憑證修改界面，調出要修改的憑證，修改後傳回憑證庫中。
在一個有着内部控制的企業，設定稽核程式是必需的。稽核程式能夠減少差錯的發生，而且隻有經過稽核的憑證才可以入賬。
憑證的登記人員是不得負責憑證稽核工作的。在使用資料庫作為背景的電算化系統中要做到這一點并不困難，但是對于Excel而言，我們實作的僅僅是為會計憑證設定稽核标志。
用Excel編制會計電算化的過程中，稽核的主要作用在于發現記賬憑證中是否發生了錯誤。這些錯誤包括賬務處理是否正确、登記的金額是否正确。當所有的資料稽核無誤後，就可以通過單擊“稽核”按鈕為憑證添加已稽核标志。
要做到這一點，需要經過如下步驟：
- 讀取指定的憑證：該步驟和上節實驗的相關内容是一緻的，需要通過進階篩選從憑證庫中提取資料。
- 稽核資料：對讀出的資料進行稽核，如果資料确定無誤，則單擊“稽核”按鈕，完成稽核操作。
憑證列印的過程就是将憑證内容導入預先設定好的界面内，圖2.40顯示的是一張常用的記賬憑證。
從圖2.40中可以看出，憑證的列印界面和設計界面是不相同的，在設計界面中，為使用者預留了多達18個資料行，這就意味着一個憑證号最多可以輸入18筆記錄。但是在列印的時候不可能讓一張憑證紙容納18行記錄，比如圖2.40所示的樣張中，隻能容納6個資料行，這就要求一張憑證中多于指定的資料行時，需要将憑證進行分頁處理。
本實驗将從憑證庫中提取的資訊進行加工後填寫到記賬憑證中，并最終輸出到列印機上。提取資料的方法是使用公式和函數。實驗中提取資料的過程是比較複雜的，為了降低提取資料的難度，通常會設定一些輔助列（行）。這些輔助列（行）的作用是預先計算出公式的值，達到簡化公式的計算、降低公式設計難度的目的。
通過本實驗掌握憑證提取的方法，設計輔助列的方法。
能熟練操作進階篩選方法，了解錄制宏的過程。
要求從憑證庫中調出指定的憑證，并顯示如下字段：
（1）憑證号：指定年月的某筆憑證。
（2）記賬日期：提取“憑證庫”中“id”字段的值。
（3）附件數：一張憑證号中每筆記錄的附件數都是相同的，是以隻需要提取“憑證庫”中對應憑證号第一筆分錄的附件數。
（4）摘要：提取“憑證庫”中“摘要”字段的值。
（5）總賬科目：提取“憑證庫”中對應“總賬科目”字段的值。
（6）明細科目：提取“憑證庫”中對應“明細科目”字段的值。
（7）借方金額：提取“憑證庫”中對應“借金額”字段的值。
（8）貸方金額：提取“憑證庫”中對應“貸金額”字段的值。
（9）合計：如果憑證大于4筆分錄，那麼憑證将會被分頁，并且合計數隻在最後一頁中顯示；如果憑證數小于4筆分錄，憑證就隻有一頁，直接對借方金額和貸方金額進行彙總。
提取完成後，使用者在本實驗要完成下述任務：
（1）通過使用者輸入指定的年、月和憑證号資訊，稽核第一張憑證2018年1月第1号憑證和第2号憑證。
（2）列印2018年1月第2号憑證。
1．憑證稽核條件設定
判斷一張憑證是否已經被稽核過就是看“憑證庫”工作表中“稽核”字段的内容，如果一張憑證已經稽核通過，就标示為“已稽核”，如果未稽核，則顯示空白。要提取指定的憑證進行稽核或者列印，首先需要調出指定的憑證，具體的操作步驟如下：
- 建立一張工作表，将工作表重命名“憑證稽核與列印”，建立“憑證稽核與列印”工作表。
- 從A1單元格開始輸入如圖2.41所示的資料，完成查詢條件的指定。
- 選中“開發工具”頁籤，執行“控件”組中的“表單控件”，選擇“數值調節”按鈕，如圖2.42所示，在E2單元格内拖曳出一個“數值調節”按鈕，完成E2單元格内“數值調節”按鈕的放置。
- 在E2單元格内的“數值調節”按鈕處右擊，執行“設定控件格式”指令，打開“設定控件格式”對話框，如圖2.43所示，單擊“控制”标簽，“目前值”選擇為“1”，“最小值”設定為“1”，“步長”設定為“1”，單擊單元格連結後的折疊按鈕 ，選擇E2單元格，單擊“确定”按鈕，完成對E2單元格“數值調節”按鈕的設定。
- 同樣在G2單元格内拖曳出一個“數值調節”按鈕，完成G2單元格内“數值調節”按鈕的放置。
- 在G2單元格内的“數值調節”按鈕處右擊，執行“設定控件格式”指令，打開“設定控件格式”對話框，單擊“控制”标簽，“目前值”選擇為“1”，“最小值”設定為“1”，“步長”設定為“1”，單擊單元格連結後的折疊按鈕 ，選擇G2單元格，單擊“确定”按鈕，完成對G2單元格“數值調節”按鈕的設定。
2．憑證區域設定
最終列印的憑證其行數是固定的，并且一般行數不會太多，對于某些筆數較多的憑證來說，就存在着分頁顯示的問題。如果在Excel中設計的公式比較複雜，則會考慮為公式設計一些輔助列或者行，這些輔助區域的設計目的就是簡化其他單元格的公式，降低公式了解的難度。例如，在這裡可以事先将憑證庫中的id字段值提取部分内容放置在A8:A11單元格内，具體的操作步驟如下：
- 在“憑證稽核與列印”工作表中，從第4行開始，輸入如圖2.44所示的内容。
- 選中“開發工具”頁籤，選擇“控件”組下的“表單控件”中的“按鈕”控件，在如圖2.44所示的位置添加一個指令按鈕，将按鈕上的标題更改為“憑證稽核”。
- 選中“開發工具”頁籤，選擇“控件”組下的“表單控件”中的“按鈕”控件，在如圖2.44所示的位置添加一個指令按鈕，将按鈕上的标題更改為“列印憑證”，完成表單控件的設計。
- 選中F2單元格，在編輯欄内輸入公式“=ROUNDUP(COUNTIF(pzk[id],$C$2&"-"&$D$2&"-"&$E$2&"-*")/4,0)”，按Enter鍵确認，完成憑證顯示總頁數的設定。
- 單擊A8單元格，在編輯欄内輸入公式“=$C$2 & "-" & $D$2 & "-" &$E$2 &"-" &(ROW()-7)+($G$2-1)*4”，完成第1行id的設定。
- 将A8單元格的公式複制到A9：A11單元格區域内，完成id的設定。
- 選中C5單元格，在編輯欄内輸入公式“=E2”，完成憑證号的設定。
- 選中E5單元格，在編輯欄内輸入公式“=LEFT(VLOOKUP(C2&"-"&D2&"-"&E2&"-1",pzk,2,FALSE),10)”，完成日期的設定。
- 選中G5單元格，在編輯欄内輸入公式“=VLOOKUP(C2&"-"&D2&"-"&E2&"-1",pzk,16, FALSE)”，完成附件數的确認。
- 選中B8單元格，在編輯欄内輸入公式“=IFERROR(VLOOKUP(A8,pzk,3,FALSE),"")”，完成摘要的提取。
- 選中B8單元格向下拖曳，将B8單元格的公式複制到B11單元格中，完成摘要資訊的提取。
- 選中C8單元格，在編輯欄内輸入公式“=IFERROR(VLOOKUP(A8,pzk,4,FALSE),"")”，完成科目代碼的設定。
- 選中C8單元格向下拖曳，将C8單元格的公式複制到C11單元格中，完成科目代碼資訊的提取。
- 選中D8單元格，在編輯欄内輸入公式“=IFERROR(VLOOKUP(A8,pzk,5,FALSE),"")”，完成總賬科目内容的提取。
- 選中D8單元格向下拖曳，将D8單元格的公式複制到D11單元格中，完成總賬科目内容的提取。
- 選中E8單元格，在編輯欄内輸入公式“=IFERROR(VLOOKUP(A8,pzk,6,FALSE),"")”，完成明細科目的提取。
- 選中E8單元格向下拖曳，将E8單元格的公式複制到E11單元格中，完成明細科目内容的提取。
- 選中F8單元格，在編輯欄内輸入公式“=IFERROR(VLOOKUP(A8,pzk,8,FALSE),0)”，完成借方金額的提取。
- 選中F8單元格向下拖曳，将F8單元格的公式複制到F11單元格中，完成借方金額的提取。
- 選中G8單元格，在編輯欄内輸入公式“=IFERROR(VLOOKUP(A8,pzk,9,FALSE),0)”，完成貸方金額的提取。
- 選中G8單元格向下拖曳，将G8單元格的公式複制到G11單元格中，完成貸方金額的提取。
- 選中H8單元格，在編輯欄内輸入公式“=IF(COUNTIFS(pzk[id],A8,pzk[稽核],"已稽核")=1,"√","")”，完成稽核資訊的提取。
- 選中H8單元格向下拖曳，将H8單元格的公式複制到H11單元格中，完成稽核标志的設定。
- 選中F12單元格，在編輯欄内輸入公式“=IF($F$2=$G$2,SUMIF(pzk[id],$C$2&"-"&$D$2&"-"&$E$2&"-*",pzk[借金額]),"")”，完成憑證借方合計的計算。
- 選中G12單元格，在編輯欄内輸入公式“=IF($F$2=$G$2,SUMIF(pzk[id],$C$2&"-"&$D$2&"-"&$E$2&"-*",pzk[貸金額]),"")”，完成憑證貸方合計的計算。
3．設定條件格式
稽核或者列印憑證的時候會有兩個顯而易見的錯誤需要處理，一個錯誤是目前頁号超過了最大的總頁數，另一個錯誤是合計的借方金額與貸方金額不相等。處理這些錯誤的方式是對這些簡單的錯誤使用明顯的樣式标示出來，具體的操作過程如下：
- 選中F2:G2單元格區域，單擊“開始”頁籤，執行“樣式”組中“條件格式”下的“建立規則”指令，在打開的對話框中選擇“使用公式确定要設定格式的單元格”指令，打開如圖2.45所示的“建立格式規則”對話框，在“為符合此公式的值設定格式”中設定公式為“=$G$2>$F$2”。
- 單擊圖2.45中的“格式”按鈕，選擇“填充”頁籤，選擇紅色作為填充色，單擊“确定”按鈕，完成F2:G2條件樣式的設定。
- 選中F12:G12單元格區域，單擊“開始”頁籤，執行“樣式”組中“條件格式”下的“建立規則”指令，在打開的對話框中選擇“使用公式确定要設定格式的單元格”指令，打開“建立格式規則”對話框，在“為符合此公式的值設定格式”中設定公式為“=$G$12<>$F$12”。
- 單擊對話框中的“格式”按鈕，選擇“填充”頁籤，選擇紅色作為填充色，單擊“确定”按鈕，完成F12:G12條件樣式的設定。
4．稽核憑證
稽核憑證發生在稽核人員檢視憑證之後，當使用者通過上述步驟調出指定的憑證後，如果确認稽核無誤，就可以為憑證庫中的稽核字段添加稽核标記。進行稽核操作需要使用錄制宏的方式來解決，具體的操作過程如下：
- 選擇“開發工具”頁籤，執行“代碼”組内的“錄制宏”指令，打開“錄制新宏”對話框，将宏名稱更改為“憑證稽核”，單擊“确定”按鈕，開始錄制宏。
- 選中“憑證庫”工作表，選中“資料”頁籤中“排序和篩選”組内的“進階”指令，打開“進階篩選”對話框，在清單區域輸入“pzk[#全部]”，單擊條件區域後的折疊按鈕，選中“憑證稽核與列印”工作表中的C1~E2單元格區域，單擊“确定”按鈕，完成進階篩選的操作。
- 同時按鍵盤上的Ctrl+G鍵，打開如圖2.47所示的“定位”對話框，在“引用位置”中輸入“=pzk[[#資料],[稽核]]”，單擊“确定”按鈕，定位到指定的位置。
- 輸入“已稽核”，同時按鍵盤上的Ctrl和Enter鍵，将選中的單元格區域都填充同樣的内容。
- 選中A1單元格，選中“資料”頁籤，執行“排序和篩選”組下的“清除”指令，再次選中“憑證稽核與列印”工作表，回到原先的界面。
- 選中“憑證稽核與列印”工作表，單擊在“開發工具”頁籤的“代碼”組内的“停止錄制”指令，完成宏的錄制。
- 在“憑證稽核”按鈕上右擊，執行“指定宏”指令，打開“指定宏”對話框，選擇“憑證稽核”項，單擊“确定”按鈕，完成指定宏的設定。
當通過上述設定後，隻要單擊指定的“稽核”按鈕，即可“稽核”指定的憑證。具體的操作過程如下：
- 在C2單元格中輸入2018，在D2單元格内輸入數值1，在E2單元格内輸入數值1，在G2單元格内輸入數值1，如圖2.48所示，完成稽核條件的設定。
- 單擊“憑證稽核”按鈕，完成憑證稽核操作。稽核後，在稽核一欄，凡是已經被稽核的記錄都出現了稽核标志“√”，如圖2.49所示。
- 單擊G2中的數值調節按鈕，将目前頁數從1更改為2，就可以看到調出的最後一筆記錄已經被稽核了，如圖2.50所示。
- 單擊E2單元格内的數值調節按鈕，将憑證号更改為2号，完成憑證号的設定。
- 單擊“憑證稽核”按鈕，完成憑證稽核操作。稽核後，在稽核一欄，凡是已經被稽核的記錄都出現了稽核标志“√”，如圖2.51所示。
5．列印憑證
對于已經添加稽核标志的憑證可以通過列印輸出儲存裝訂。列印憑證明際上就是指定一個列印區域，單擊列印按鈕就執行列印操作，隻需要對該操作錄制一個宏并指定給一個按鈕，今後隻需要單擊該按鈕即可完成列印，具體的操作步驟如下：
- 在“憑證稽核與列印”工作表中選中B4單元格，按住Shift鍵不放，再次選中H13單元格，完成列印區域的選擇。
- 選中“頁面布局”頁籤，執行“頁面設定”組中“列印區域”下的“設定列印區域”指令，完成列印區域的設定。
- 選擇“開發工具”頁籤，執行“代碼”組内的“錄制宏”指令，打開“錄制新宏”對話框，将宏名稱更改為“列印憑證”，單擊“确定”按鈕，開始錄制宏。
- 單擊“檔案”按鈕，執行“列印”菜單下的“快速列印”指令，完成列印操作。
- 單擊在“開發工具”頁籤，執行“代碼”組内的“停止錄制”指令，完成宏的錄制。
- 在“憑證稽核”按鈕上右擊，執行“指定宏”指令，打開“指定宏”對話框，選擇“列印憑證”項，單擊“确定”按鈕，完成指定宏的設定。
使用者正确設定了列印機後，隻需要單擊“列印憑證”按鈕即可将螢幕中的記賬憑證内容列印出來。以1月第2号憑證為例，最終列印出來的憑證如圖2.52所示。
6．公式保護
一張到處都是公式的工作表是非常脆弱的，操作人員的任何疏忽都會導緻整個系統的崩潰。為了避免這樣的情況，需要對包含有公式的單元格進行單元格保護操作，這個過程被稱為工作表保護。當工作表處于被保護狀态的時候，那些預先被鎖定的單元格是無法被更改内容的，但是公式計算的結果能夠正常顯示。
保護工作表通常要經過如下幾個步驟：
- 全選工作表，将所有單元格都設定為未“鎖定”狀态。
- 選中要保護的單元格，将這些單元格設定為“鎖定”狀态。
- 為工作表設定保護密碼。
保護“憑證稽核與列印”工作表的具體操作步驟如下：
- 打開“憑證稽核和列印”工作表，單擊工作表行号和列标交叉處，或者按Ctrl+A鍵，完成對工作表的全選。
- 右擊，執行“設定單元格格式”指令，打開“設定單元格格式”對話框，單擊“保護”标簽，将“鎖定”前的勾選去除，單擊“确定”按鈕，如圖2.53所示，解除對所有單元格的鎖定。
- 按住Ctrl鍵的同時，選中工作表中所有使用公式的單元格，完成對需要保護單元格的選擇。
- 在選中的任意一個單元格上右擊，執行“設定單元格格式”指令，打開“設定單元格格式”對話框，單擊“保護”标簽，将“鎖定”勾選，單擊“确定”按鈕，完成對單元格的鎖定。
- 單擊“開始”頁籤，選擇“單元格”組内的“格式”，執行“保護”下的“保護工作表”指令，打開“保護工作表”對話框，如圖2.54所示。輸入解除保護的密碼，例如輸入“1234”，程式以“*”号顯示密碼，單擊“确定”按鈕，打開“确認密碼”對話框，再次輸入“1234”，單擊“确定”按鈕，完成對工作表的保護設定。
将已經建立完畢的1月的憑證按照憑證号逐張檢視後稽核通過，并标記上稽核标志，最終将憑證列印出來。