魚鷹軟體：公關會展公司管理軟體如何選型？

近兩年公關會展企業越來越關注自身的資訊化建設，不光是上了規模的大公司要上管理系統，很多中小型企業，甚至十幾個人的小微型企業也希望通過管理系統使内部管理提升，業務規範，分析原因如下：

（1）網際網路重度普及，會聯網+不斷深化，會展公司也紛紛意識到内部資訊化的必要性。

（2）公司發展壯大，組織結構越來越複雜，業務不斷拓展，業務類型不斷增多，傳統的郵件、表格、電話等溝通方式效率低下，企業營運成本不斷增加，企業管理者希望能有一種新的管理方式來解決企業發展過程中遇到的管理難題。

（3）标杆企業上了管理系統，學習和借鑒标杆企業的管理模式，促使自己不斷發展。

但同時我們也觀察到很多企業并沒有很順利的完成自己的資訊化建設，魚鷹軟體針對100多家樣本公司進行調研，發現公關會展類公司在IT建設中的痛點主要集中在以下幾個方面：

首先，選型困難，由于以前沒有資訊化建設的經驗，管理軟體很多，到底哪款才是真正适合自己的？

其次，擔心上了系統提高不了效率反而為員工增添工作量，員工不願意用，系統被擱置；

再者，預算較少，公關會展業目前在國内還是一個很辛苦利潤率較低的産業，價格相對較低或者免費的OA産品（如釘釘、微信企業版等）僅僅是解決了流程審批等協同類問題，但是高層最為關心的對項目的管理、營運報表、财務看闆等OA卻無法解決，而且公關會展行業的産品及業務都很複雜，一旦涉及業務層面的管理，開發量和工作量都很大，費用也相對較高；

最後，公關會展業有其行業特性，市面上專注于公關會展這個細分行業的軟體産品也确實很少，類似魚鷹軟體這樣較早進入公關會展行業關注做這個行業的管理軟體的企業并不多，魚鷹軟體目前也算是在公關會展行業管理軟體市場上一家獨大了。

魚鷹軟體認為：上管理系統困難雖有，但是并非不能逐一解決，核心難題還是選型到适用的能産生管理價值的軟體，管理軟體的價值其實很難被量化，很多都是隐性的，但是如果通過上軟體，你的企業内部管理流程更規範了，各種報表更準确更實時了，員工協作更順暢高效甚至可以省去一兩名員工的工作了，更重要的是通過專業軟體團隊你學習到了标杆企業是如何通過做内部管理發展壯大的路徑了，那目前的困難都是值得被克服并逾越的。使用管理軟體的最大好處在于規範管理，資料采集以及報表快捷輸出，友善管理層實時檢視、發現問題并快速做出決策。

接下來我們核心探讨公關會展公司如何建設業務管理系統？建設過程用一句話概括就是“資源呈現、統一規範、機制支撐”，效果測評用一句話概括就是“能管好錢，能算清賬，能跑的順”展開詳細介紹一下。

資源呈現：管理的前提是資源呈現。

管理者每天花費大量的時間基本都是在做一件事情，就是了解情況，做出決策。然而絕大多數管理者每天都是在在“不知道”或者不能快速知道中煩惱。單子來了批不批？不知道，項目變更了毛利率變沒變？不知道。這個月公司賺了多少錢？BU賺了多少錢？不知道。預算超沒超？不知道。該不該給供應商付款？不知道。不是不能知道，是不能即時的結構化的呈現，這些都會影響決策和決策者的效率。管理系統一個基礎的功能是要将企業資源通過合理的方式完整的呈現出來。

統一規範：高效的前提是統一

1.統一工作語言。統一客戶名稱，編号，叫法。統一合同編号，業務不同編号不同。統一動作語言，減少“靠譜”“還行”“挺好”的詞彙溝通。

2.統一業務規範。安排一次各業務部門都參加的全天會議，找來一個大白闆，從擷取商機開始一直到收款結項績效發放，把業務流程完整的畫出來，好好梳理後再談如何優化。

機制支撐：統一的前提是機制和架構

公司要有支撐“統一”的架構和配套的機制支撐，項目型公司最多的管控方式都是大平台小團隊。行政、人事、财務、采購作為平台支撐部門，其他業務人員按項目在這個統一支撐平台上自由組建為一個個獨立的小團隊，也就是項目團隊。管理上有個說法叫管理半徑，每個人的管理半徑是7個人，也就是說最佳的最搞笑的團隊應該是在7個人這個規模左右。公司的業務管控模式也應是以項目管理為核心的，軟體系統應能支援這種打破部門壁壘的項目制管控方式。

實時的算清楚帳

公關會展行業在财務上是大進大出的行業，100萬收款，需要花出去80萬。毛利率的控制需要非常細，不然一方面保證不了毛利，另一方面現金流壓力會更大，更無從談起資金計劃。報價無基準，預算控不住，合同不變更，追加單滿天飛，每個項目結束都要采購人員，營運人員，項目經理和财務算幾天賬。是以，實時的清楚項目、部門、産品、供應商的各種收付款計劃及報表是所有管理的前提。

管好錢

頻繁變更預算是公關會展行業又一行業特性，舞台搭建預算不夠需要增加預算；活動增加新的環節，預算增加；活動人數比預期增多，晚宴預算增加；臨時來了兩個重要嘉賓，多加兩個酒店房間……預算一增再增，利潤越壓越低，管不住預算管不好錢，項目就白幹了。

系統跑的順

以前有句話是來描述ERP的“沒上ERP等死，上了ERP找死”上系統重不重要？當然重要，但是為什麼上了還是一個死？很大部分的原因是管理軟體不能做到對企業業務的足夠了解，IT解決方案不能滿足企業營運需求，使其真正成為管理者好用的管理工具，員工愛用的工作平台。具體到公關會展公司的業務特點，企業高層能通過管理軟體能實時的進行項目監控、資金監控、銷售監控，能及時的通過多元度報表為管理決策提供依據實作企業良性運轉；對于普通員工通過管理系統能實作任務協同，高效溝通，提升辦公效率，節約成本。

綜上所述，魚鷹軟體認為公關會展企業IT資訊化建設核心就是建立企業的決策指揮中心，及時掌握多項目進度，對公司人、财、物等資源進行集中整合和統籌排程，以資料報表為依據，快速做出管理決策，提高決策效力；通過管理系統有效控制成本實作企業利潤組大化，用資訊化的手段助力企業管理提升，不斷發展壯大。

本文出處：暢享網

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