word長篇文檔編輯技巧

以下内容是應某雜志編輯要求所寫。主要是word長篇文檔的編輯技巧。

可以利用在論文、計劃、總結等方面。

一、版面規劃：

當我們要作一篇畢業設計時，要先對版面進行規劃，比如頁邊距留多少，在上面裝訂還是在左側裝訂等，下面把版面規劃要用的操作一一說明：

1、設定頁邊距和裝訂線：

建立一個Word文檔，選擇菜單“檔案”--“頁面設定”，在“頁面設定”屬性頁上選擇“紙張”頁籤，在“紙張大小”屬性中選擇“A4”，選擇“頁邊距”頁籤，在“上”、“下”、“左”、“右”四個邊距屬性中，分别調整為2厘米，并選擇“裝訂線位置”為“左”，“裝訂線”設定為1.5厘米，“方向”設為縱向。

注：如果使用雙面列印，建議把“頁碼範圍”設定為“對稱頁邊距”。(圖1)

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2、設定文檔網格：

日常我們可以不作這個設定，但是畢業論文大都是老教授們審閱，對于密密麻麻的文字閱讀起來比較費力，是以我們要調整一下文字。通常，很多人都采用增大字号的辦法，其實，可以在頁面設定中調整字與字、行與行之間的間距，即使不增大字号，也能使内容看起來更清晰，另外也顯得我們寫得内容多。

在“頁面設定”屬性頁上選擇“文檔網格”頁籤，在“網格”屬性中選擇“指定行和字元網格”，并為“字元”設為每行“40”，為“行”設為每頁“40”。

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注：不要設得過于稀疏，以免被認為在投機。

二、正文編輯：

作完版面規劃，接着就是錄入内容和編輯了，強烈建議大家用“樣式”來對正文的内容修飾，而不是我們常用的，用字型、字号、行距、縮進等操作一點點來完成。在編輯時，建議大家一邊錄入，一邊編輯，而不是所有内容都錄入完成以後再作編輯，這樣很容易漏掉一些重點内容沒有編輯。下面一起看一下“樣式”的使用：

1、使用“樣式和格式”對文檔進行編輯：

A、了解樣式：

選擇菜單“格式”－－“樣式和格式”，這時在編輯區右側會出現“樣式和格式”的任務窗格。在其中即可設定或應用格式或樣式。(圖3)

其中，“正文”樣式是文檔中的預設樣式，建立的文檔中的文字通常都采用“正文”樣式。很多其他的樣式都是在“正文”樣式的基礎上經過格式改變而設定出來的，是以“正文”樣式是Word中的最基礎的樣式，不要輕易修改它，一旦它被改變，将會影響所有基于“正文”樣式的其他樣式的格式。

“标題1”~“标題9”為标題樣式，它們通常用于各級标題段落，與其他樣式最為不同的是标題樣式具有級别，分别對應級别1~9。這樣，就能夠通過級别得到文檔結構圖、大綱和目錄。在如圖3所示的樣式清單中，隻顯示了“标題1”~“标題3”的3個标題樣式，如果标題的級别比較多，可在如圖3所示的“顯示”下拉清單中選擇“所有樣式”，即可選擇“标題4”~“标題9”樣式。

2、規劃樣式：

現在，我們來規劃一下畢業論文中可能用到的樣式。

對于文章中的每一部分或章節的大标題，采用“标題1”樣式，章節中的小标題，按層次分别采用“标題2”~“标題4”樣式。 

文章中的說明文字，采用“正文首行縮進2”樣式。 

文章中的圖和圖号說明，采用“注釋标題”樣式。 

規劃結束之後，即可錄入文字了。

3、應用樣式：

首先，錄入文章第一部分的大标題。保持光标的位置在目前标題所在的段落中。從菜單選擇“格式”--“樣式和格式”指令，在任務窗格中單擊“标題1”樣式，即可快速設定好此标題的格式。(圖4)

用同樣的方法，即可一邊錄入文字，一邊設定該部分文字所用的樣式。注意在圖3所示的“顯示”下拉清單中選擇“所有樣式”，即可為文字和段落設定“正文首行縮進2”和“注釋标題”樣式。當所需樣式都被選擇過一次之後，可顯示“有效樣式”，這樣不會顯示無用的其他樣式。

4、定義樣式的快捷鍵：

在錄入和排版過程中，可能會經常在鍵盤和滑鼠之間切換，這樣會影響速度。對樣式設定快捷鍵，就能避免頻繁使用滑鼠，提高錄入和排版速度。

将滑鼠指針移動到任務窗格中的“标題1”樣式右側，單擊下拉箭頭，單擊“修改”指令。在“修改樣式”對話框上單擊“格式”按鈕，選擇“快捷鍵”(圖5)，

顯示“自定義鍵盤”對話框。此時在鍵盤上按下希望設定的快捷鍵，例如“Ctrl+1”，在“請按新快捷鍵”設定中就會顯示快捷鍵。注意不要在其中輸入快捷鍵，而應該按下快捷鍵。單擊“指定”按鈕，快捷鍵即可生效。(圖6)

用同樣的方法為其他樣式指定快捷鍵，現在，在文檔中錄入文字，然後按下某個樣式的快捷鍵，即可快速設定好格式。

5、修改樣式和設定新樣式：

當我們在編輯時，對Word自帶的樣式不能滿意時，我們可以對已有樣式進行修改或是自定義新樣式。

A、修改樣式：

将滑鼠移動到要修改的樣式“标題1”上，選擇右側下拉菜單中的“修改”，在彈出的“修改樣式”對話框上選擇“格式”，會出現一個下拉菜單，上邊有8個屬性設定，分别是“字型”、“段落”、“制表位”等。點選“字型”設定，會打開“字型”屬性設定頁，我們把“字型”設為隸書，“顔色”設為紅色，确定，退出。這時，“标題1”變為紅色隸書，其它設定不變。(圖7)

此時，你會發現當我們對“标題1”樣式進行修改後，所有使用此樣式的内容也随之變為了紅色隸書的新樣式，是不是很友善。但是我們想更友善一些，那你就再打開“修改”，勾選上“自動更新”，那麼我們隻要對正文任一使用了“标題1”樣式的内容進行修改，而不必再打開樣式進行修改，那麼使用同一樣式的内容也就随之改變了。

B、定義新樣式：

在“樣式和格式”的任務窗格上選擇“新樣式”，會出現“建立樣式”的對話框，内容和“修改樣式”基本一樣，在“名稱”中我們輸入“畢業論文”(可以自己随便起個名稱)，在“樣式類型”中選擇“段落”，在“樣式基于”中選擇“标題1”，這樣我們隻要改自己所喜歡的屬性就可以了，其餘的都按“标題1”的樣式，在“後續段落樣式”中選擇“标題2”，這樣設定後，在使用了“畢業論文”樣式内容後面的内容将直接套用“标題2”的樣式，會很友善錄入和編輯。

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6、正文編輯時的注意事項：

這裡要建議大家在作文檔時，能用屬性控制的，一定不要手動去調整，比如首行縮進2個字元，就不能用空格去控制。下面還有幾點要強調：

A、分頁符和分節符的使用：

在作畢業論文時，封面和正文是要分成兩頁的，很多人會用回車把正文頂到第二頁，這樣以後修改會比較麻煩，容易出問題。正确作法是在封面内容後插入“分頁符”或“分節符”。

選擇菜單上的“插入”--“分隔符”，在對話框上選擇“分隔符類型”中的“分頁符”或是“分節符類型”中的“下一頁”。(圖9)

兩者都能實作分頁的效果，隻不過用“分節符”會多一個分節的功能，如果文檔中有特殊的頁需要紙張方向為“橫向”，那麼利用分節符會很友善，另外分節符在其它方面也有很多應用，不再贅述!

B、不要過多的建立樣式：

Word中提供了很多種樣式，可以打開“樣式和格式”的任務窗格上的“顯示”--“所有樣式”來檢視。如有特殊需要，可以修改某種樣式，不建議使用者自己建立。因為在Word提供的樣式中，大都有“大綱級别”的設定，可以在很多關聯功能中使用，比如目錄。

7、正文編輯中的其它操作：

A、公式編輯器的使用：

預設情況下，公式編輯器是沒有安裝的。打開菜單“工具”--“自定義”，選擇“指令”頁籤，在“類别”中選擇“插入”，在“指令”中選擇“公式編輯器”，将“公式編輯器”的圖示拖曳到上方工具欄中(圖10)。

輕按兩下“公式編輯器”，系統提示此功能尚未安裝，選“是”開始安裝(會用到office安裝盤或安裝檔案)。

安裝完畢後，會自動彈出公式編輯器及一個輸入框，在公式編輯器工具欄上選取符号或是模闆，在輸入框裡輸入相應的數字，完成後，按ESC結束。

B、表格的插入及使用：

在畢業論文中難免要加入一些表格，插入表格方式有兩種。

一是用“表格”菜單下的“繪制表格”，這樣可以使用表格繪制工具直覺有效的作出表格來。

另一種是通過菜單“表格”--“插入”--“表格”，來快速作出一個歸整的表格來。

兩種方法結合使用，可以把表格作的更複雜，更合理。

建構好表格以後，使用“表格”菜單下的“表格自動套用格式”來快速、專業的完成對格式的修飾。(圖11)

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三、整理目錄：

當内容全部編輯完成以後，我們需要為論文生成一個目錄，這樣可以讓審閱的老師一目了然，知道你寫的内容是什麼!

1、生成目錄：

選擇菜單“插入”--“引用”--“索引和目錄”，選擇“目錄”頁籤，在“正常”中将“格式”設為“正式”，将“顯示級别”設為“3”，并确定，這樣一個樣式精美的目錄就插入到了文檔中。(圖12、13)

2、修改和更新目錄：

A、當我們對目前目錄不是很滿意，想要調整“顯示級别”為“2”，并将“格式”設為“來自模闆”時，還是要打開“索引和目錄”中的“目錄”頁籤，并将屬性調整，然後“确定”，此時會出現“是否替換所選目錄”的提示，選擇“确定”，使新的屬性生效。(圖14)

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B、當我們對文檔的内容進行了調整，比如某些标題的頁碼變了，又或是添加了一些标題，此時我們就要更新目錄。将光标定位到目錄頁，在目錄上點右鍵，打開“更新域”(圖15)，

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并在出現的“更新目錄”視窗上選擇“更新整個目錄”，即可。(圖16)

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3、關聯目錄和正文：

預設情況下，目錄生成好以後，我們就可以利用目錄和正文的關聯進行跟蹤和跳轉，但是此時要按住Ctrl再點目錄，才能跳到對應的位置，不是很友善，下面講兩種方法可以友善實作跳轉：

A、打開菜單“工具”--“選項”，并選擇“編輯”頁籤，将其中的“用Ctrl+單擊跟蹤超連結”前的勾選去掉即可。

B、選擇菜單“視圖”--“文檔結構圖”，在編輯區的右側會出現一個類似于網頁中的導航欄的樹形目錄，我們可以任意選擇要找的位置，而且很友善的在整個文檔之中來回切換。(圖18)

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4、頁眉、頁腳：

雖然頁眉、頁腳不屬于目錄的範疇，但和目錄一樣，隻有文檔中應用了樣式，才使得頁眉、頁腳的設定更靈活，更能發揮作用。

A、頁眉：

因為封面和目錄頁是不需要頁眉、頁腳的，是以将光标定位在正文第一頁，打開菜單“視圖”--“頁眉和頁腳”，在頁眉的位置輸入本畢業論文的題目“計算機網絡”就行了。

如果我們要求在不同頁上顯示目前頁上的标題1的内容，可以将光标移動到正文第一頁的頁眉中，選擇“插入”--“域”，在“域”屬性頁上将“域名”設為“StyleRef”，将“樣式”設為“标題1”，确定(圖19)。

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這樣，每頁正文的頁眉将變成目前頁上的标題1的内容。(圖20)

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B、頁腳：

利用“頁眉和頁腳”工具欄上的“在頁眉和頁腳間切換”，把光标移動到頁腳上。選擇菜單“插入”--“頁碼”，在“頁碼”屬性頁上設定“對齊格式”為“居中”，并在“頁碼格式”中選擇一種數字格式。

C、去除頁眉上的橫線：

預設插入頁眉後，在頁眉中會有一條橫線，有時會影響頁眉的顯示效果。可以用以下方法去除掉它。

選中頁眉中的文字和段落标記，選擇菜單“格式”--“邊框和底紋”，選擇“邊框”頁籤，并将“設定”設為“無”，頁眉上的橫線就沒有了!

四、制作封面

這個雖然與論文本質沒什麼關系，但是面子工程，關乎第一印象，是以也很重要。

1、水印效果：

首先，我們找一張清爽一點的圖，來作背景的水印圖，這樣既可以封面内容不顯單調，也可以更好的烘托主題。

打開“格式”--“背景”--“水印”，在“水印”屬性設定中選擇“圖檔水印”，并通過“選擇圖檔”來找到合适的圖檔進行應用。

2、藝術字：

我們把題目用藝術字來制作，利用藝術字的表現力，來突出主題。

選擇“插入”--“圖檔”--“藝術字”，在出現的“藝術字庫”中選擇一個樣式，在“編輯藝術字文字”中輸入論文題目“計算機網絡”。

3、剪貼畫：

最後我們可以根據版式的需要，在空白的邊角插入一個小一點的剪貼畫來進行點綴。

選擇“插入”--“圖檔”--“剪貼畫”，在“剪貼畫”任務窗格中的“搜尋文字”中輸入“計算機”，在結果中選擇一個中意的剪貼畫插入到封面上，并将其“圖檔格式”中的“版式”設定為“四周型”，然後将其放到合适位置。

另：剪貼畫也可通過“剪貼畫”任務窗格中的“管理剪輯”來找到合适的。

本文轉自 bannerpei 51CTO部落格，原文連結：http://blog.51cto.com/bannerpei/248316，如需轉載請自行聯系原作者