工具一：抓重点用二八原则，也叫帕累托定律，或者柏拉图
“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。
二八定律可以解决的问题：时间管理问题、重点客户问题、财富分配问题、资源分配问题、核心产品问题、关键人才问题、核心利润问题、个人幸福问题等等。
作用：
我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事情上。
工具二：把握全局、定战略用SWOT分析法。
它是一种战略分析工具，用于评估一个对象（如企业、项目或个人）的优势（Strengths）、劣势（Weaknesses）、机会（Opportunities）和威胁（Threats）。这种分析方法可以帮助决策者清楚地了解对象的内部资源和外部环境，从而制定有效的战略和计划。
（1）优势：指的是对象在市场或竞争环境中的强项，可能是品牌知名度、技术优势、成本低廉等。
（2）劣势：指的是对象在市场或竞争环境中的弱点，可能是产品质量不高、服务不佳、资金不足等。
（3）机会：指的是外部环境中的有利因素，可能是市场增长、政策支持、技术进步等。
（4）威胁：指的是外部环境中的不利因素，可能是竞争对手的强大、市场饱和、成本上升等。
作用：
SWOT分析可以帮助决策者根据对象的内部优势和劣势，以及外部的机会和威胁，制定相应的发展战略、计划以及对策。这种方法不仅适用于企业，也适用于其他领域，如人力资源管理、产品研发等。
工具三：分析现状，发现问题，不断改善用PDCA。
PDCA循环是美国质量管理专家沃特·阿曼德·休哈特（Walter A. Shewhart）首先提出的，由戴明采纳、宣传，获得普及，所以又称戴明环。
（1）Plan：制定目标与计划
（2）Do：任务展开，组织实施
（3）Check：对过程中的关键点和最终结果进行检查
（4）Action：纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划。
作用：
每一项工作，都是一个PDCA循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环，只有在日积月累的渐进改善中，工作成效才可能会有质的飞跃。
工具四：执行合理化分析用5W2H分析法
5W2H分析法又叫七问分析法，创于二战中美国陆军兵器修理部。简单、方便，易于理解，实用，富有启发意义，广泛用于企业管理和技术活动，对于决策和执行性的活动措施也非常有帮助，也有助于弥补考虑问题的疏漏。
发明者用五个以W开头的英语单词和两个以H开头的英语单词进行设问，发现解决问题的线索，寻找发明思路，进行设计构思，从而搞出新的发明项目，这就叫做5W2H法。
（1）WHAT——是什么，目的是什么，做什么工作。
（2）WHY——为什么要做，可不可以不做，有没有替代方案。
（3）WHO——谁，由谁来做。
（4）WHEN——何时，什么时间做，什么时机最适宜。
（5）WHERE——何处，在哪里做。
（6）HOW ——怎么做，如何提高效率，如何实施，方法是什么。
（7）HOW MUCH——多少，做到什么程度，数量如何，质量水平如何，费用产出如何。
作用：
做任何工作都应该从5W2H来思考，这有助于我们的思路的条理化，杜绝盲目性。我们的汇报也应该用5W2H，能节约写报告及看报告的时间。
工具五：目标管理用SMART原则
它为了利于员工更加明确高效地工作，也是为了管理者将来对员工实施绩效考核提供了考核目标和考核标准，使考核更加科学化、规范化，更能保证考核的公正、公开与公平的原则。SMART原则包括五个方面，具体为：
（1）Specific 具体的
（2）Measurable 可测量的
（3）Attainable 可达到的
（4）Relevant （与总体目标）相关的
（5）Timebased 时间的
作用：
人们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现。
工具六：时间管理用四象限法则
四象限法则是时间管理理论的一个重要方法，即有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。
它把要做的事情按照紧急、不紧急、重要、不重要的排列组合分成四个象限，这四个象限的划分有利于我们对时间进行深刻的认识及有效的管理。分别是：
（1）重要不紧急
（2）重要紧急
（3）紧急不重要
（4）不重要不紧急
作用：
在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序，要学会“弹钢琴”。对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处于被动之中。
工具七：任务管理用任务分解法[WBS]
即 Work Breakdown Structure，如何进行WBS分解：目标→任务→工作→活动。至上而下与至下而上的充分沟通；一对一个别交流；小组讨论。
WBS分解的原则：
将主体目标逐步细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人去完成；每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。
作用：
学会分解任务，只有将任务分解得足够细，您才能心里有数，您才能有条不紊地工作，您才能统筹安排您的时间表。