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使用PowerApps制作请假系统(二)--在Flow中生成请假审批流

之前我们创建了一个可以想SharePoint列表进行写入的PowerApps小程序,现在我们在Flow中去创建这样的审批流:

1.SharePoint Online列表中新添加了请假申请

2.向申请者的直接汇报领导发送邮件

3.领导在邮件中通过或拒绝请假

4.更新SharePoint Online列表中的请假审批状态并通知申请人

注:PowerApps现有的请假系统做的较为完善,分为员工登陆和经理登陆等等,但是如果没有对PowerApps基本的了解很难去自定义到自己公司的情况,所以这里我们介绍这个较为简单的方式,下一章节会提升整个请假系统的流程以及界面美化(本人并不擅长排版LOL)

我们先进入Flow:

先多说五句,如果你的整个项目设计过程中涉及到Flow,注意一下几点:

1.是否有现成的模板可以使用

2.并不是所有的SaaS软件都可以让Flow链接起来

3.每个部分的连接器–connector是否可以调用我需要的信息(整个基本都没问题)

4.高级的流会涉及到使用Microsoft Graph,当然这个本文不涉及

5.从Flow中来规划你的整个项目

比如我们这个请假系统的项目,需要用到:

SharePoint作为数据源和触发器

PowerApps作为交互界面

调用Office 365里的用户信息

通过邮件来审批和通知用户

所以我们选择下图中的这一项,刚好满足要求

使用PowerApps制作请假系统(二)--在Flow中生成请假审批流

我们选择的这一个,也是审批流中的一项。审批流也是最常用最经典的一个工作流,工作流这个说法还要追溯到SharePoint 服务器上去,这里就啰嗦一句历史。

点击继续我们就会看到整个流的框架:

使用PowerApps制作请假系统(二)--在Flow中生成请假审批流

有点类似一个流程图,但是更准确地说像一个决策树(机器学习中会用到一种算法,去比随机森林更容易看懂)

这里还少一些我们需要的东西,比如直接汇报人,点击两个板块直接的箭头中的加号,然后选择添加操作,添加Office 365 用户,选择“获取经理”

使用PowerApps制作请假系统(二)--在Flow中生成请假审批流

然后在用户栏输入created by Email,这个是申请者的邮箱,你可能会注意到我上一章的内容截图里,有两个员工名称:

这并不矛盾,因为比如这个员工今天临时请假没法在系统里提交,就可以让同事代为提交,那么员工姓名就可以选择真正休假的人

使用PowerApps制作请假系统(二)--在Flow中生成请假审批流

当然如果是这种情况,我们的审批流就需要改一改了,就不能填写created by email,而是要选择:

使用PowerApps制作请假系统(二)--在Flow中生成请假审批流

当然这还要添加一个点,就是这个是否是为自己提交的,可以在PowerApps中添加一个是/否的选项,当然在flow中也要响应修改,我们不讨论这个情况,就先按最简单的来。

进入正式的条件判断–yes和no的处理:

如果是yes,我们的顺序是

1.向申请者发送邮件,告知申请被批准

2.更新SharePoint Online的列表中状态,从已提交改为批准

3.向替补员工发邮件告知他/她需要在这段时间内替补

使用PowerApps制作请假系统(二)--在Flow中生成请假审批流

整个流程很简单,需要注意的就是合理准确的调用动态内容,比如同样是员工姓名,但是后缀会有(department),(displayname)等,如果选错了那么会闹出笑话

使用PowerApps制作请假系统(二)--在Flow中生成请假审批流

如果被经理拒绝了:

1.告知申请者请假申请被拒绝

2.在SharePoint 列表中更新状态栏

那么右边这个我们一直没介绍的到底是什么?

这个就是一个类似编程里,比如Java举例,一个try catch的动作。如果这个申请者没有直属经理,就会返回给他/她一封邮件说这个流没法正常运行

使用PowerApps制作请假系统(二)--在Flow中生成请假审批流

结果就如下图:

使用PowerApps制作请假系统(二)--在Flow中生成请假审批流

现在我们看一下这个请假申请在生产环境中的表现:

1.员工提交申请

使用PowerApps制作请假系统(二)--在Flow中生成请假审批流

他的直属汇报人:(Teams里的截图,当然在EAC里也能看,只不过这里更加直观)

使用PowerApps制作请假系统(二)--在Flow中生成请假审批流

2.经理收到邮件并批准或拒绝

使用PowerApps制作请假系统(二)--在Flow中生成请假审批流

3.SharePoint列表中的状态发生变化:

使用PowerApps制作请假系统(二)--在Flow中生成请假审批流

4.替补员工收到邮件:

使用PowerApps制作请假系统(二)--在Flow中生成请假审批流

到这里这个工作流就可以正常在企业内运行了。

后面一章会介绍如何优化改进整个流的体验

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