在 Outlook Web App 中应用 Office 365 保留策略
默认情况下，保留策略不适用于邮箱中的其他文件夹（“已删除邮件”和“垃圾邮件”除外）。但用户可以手动设置非默认文件夹的保留标签。
用户可以手动设置 Office 365 邮箱中电子邮件项目的保留标签。
首先，登录 Outlook Web App。
右键单击要更改保留设置的文件夹或电子邮件。单击分配策略并从列表中选择保留标签。
请注意，默认情况下，保留策略设置是从父文件夹继承的（使用父文件夹策略）。
使用 Microsoft Purview 创建 Office 365 保留策略
某些组织可能需要的不仅仅是预定义的默认保留策略，并且想要添加新的策略。以下是如何创建新的 Office 365 保留策略的示例。
首先，登录 Microsoft Purview 管理中心并导航到数据生命周期管理 → Exchange（旧版）。
创建保留标签
假设您要创建一个保留标记，在 14 天后删除邮箱项目。这是创建它的说明。
- 单击 MRM 保留标签选项卡，然后单击新建标签按钮。
- 在“命名您的标签”步骤中，输入标签名称和描述，然后单击下一步。使您的标签名称和描述独特且易于识别。
- 在“应用方法”步骤中，选择您喜欢应用标签的方法。您的选择是：
- 自动发送到整个邮箱 — 也称为默认策略标记 (DPT)。此方法会自动将保留标记应用于邮箱中没有保留标记的所有项目。
- 自动到默认文件夹 — 也称为保留策略标记 (DPT)。此方法会自动将保留标记应用到指定的默认文件夹。
- 由用户访问项目和文件夹（个人）- 也称为个人标签。此方法允许用户将标签应用到邮箱中的自定义文件夹和单个项目。
- 在此示例中，我们将选择“按用户到项目和文件夹（个人）”选项，然后单击“下一步”。
- 接下来，指定保留期限和保留操作。本示例将保留期设置为 14 天并永久删除项目。
- 检查保留标签设置。对保留标记感到满意后，单击“提交”以创建它。
-
最后，创建保留标记后单击“完成”。
新的保留策略标签现在显示在列表中。
更新保留政策
创建保留标签后，用户无法随时在其邮箱中进行选择。如果他们想要使用此保留标签，则必须通过导航到“设置”→“邮件”→“保留策略”→“添加新策略”，手动将其添加到 OWA 中的邮箱中。
但这并不是一个积极的用户体验。更好的选择是让用户可以使用保留标签，而无需执行这些额外的步骤。实现这一目标的方法是将保留标签添加到现有保留策略中。
- 单击 MRM 保留策略，选择要更新的现有保留策略，然后单击编辑。
- 单击添加标签。
- 选中您创建的保留标记旁边的框，然后单击添加。
- 现在已添加保留标记，单击“下一步”。
- 单击“提交”保存策略。
- 最后，单击“完成”。
- 等待托管文件夹助理完成邮箱处理。完成后，用户可以使用新的保留策略标签。
使用 Exchange Online PowerShell 创建 Office 365 保留策略
您还可以使用 Exchange Online PowerShell 创建和管理 Office 365 保留策略。此方法需要 Exchange Online 管理 (EXO v2 / EXO v3) 模块。
首先，连接到 Exchange Online PowerShell 会话。
Import-Module ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]
创建保留标签
运行此命令以创建新的保留标记。此保留标记具有以下设置：
- 名称：24 天后永久删除项目。
- 类型：个人。
- 保存期限：24天。
- 保留期后的操作：永久删除。
New-RetentionPolicyTag “Permanently Delete Items After 24 Days” `
-Type Personal -RetentionEnabled $true `
-AgeLimitForRetention 24 -RetentionAction PermanentlyDelete
更新保留政策
为了让用户自动在其邮箱中看到新的保留标记，您必须将其添加到其现有的保留策略中。为此，请运行以下命令将新的保留标记添加到默认保留策略中。
# Specify the retention policy and retention tag.
$retentionPolicy = ‘Default MRM Policy’
$policyTag = ‘Permanently Delete Items After 24 Days’
# Get existing retention tags linked to the retention policy
$taglinks = (Get-RetentionPolicy $retentionPolicy).RetentionPolicyTagLinks
# Add the new archive retention policy tag
$taglinks.Add($policyTag)
# Update the retention policy
Set-RetentionPolicy -Identity $retentionPolicy -RetentionPolicyTagLinks $taglinks
根据您的组织和邮箱大小，托管文件夹助理可能需要几分钟到几个小时来处理邮箱。托管文件夹助理完成运行后，新的保留策略将可供用户选择。