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一般在做PPT演示汇报前，常常要考虑很多问题：
1) 为什么要做这次演示？
2) 最需要传递的是什么？
3) 是阅读型PPT还是演讲型PPT?
4) 我要说服谁？
5) 他们对我演示的内容了解程度？
6) 他们最希望了解什么？
7) 我有哪些资料可以利用？
8) 有哪些人可以帮助我
9) 我有多少时间可以使用？
10) 这是单次演示，还是系列演示的一次？
11) 演示多长时间？
12) 在什么场合进行演示？
13) 有哪些工具设备可以利用？
这只是个问题列表，还没有把问题结构化，我对问题进行整理分类，把上面的13个问题分成目标、受众、资源和场景四个类别，把这四类问题结合形状展示出来。
本文就从上述四个方面对演示进行情境化分析，一般在制作PPT报告前完成，分析结果直接影响PPT报告的设计制作。
1. 目标分析
目标分析是整个情景化分析中的第一步，也是最重要的一步，决定了情境化分析后面的环节。我做了一张演示目标分析表，把演示目标分为了8大方面，你可以参考这张表来对你的演示进行分析。
| 序号 | 演示目标 | 传递信息重点 |
| 1. | 吸引投资 | 发展前景、管理团队和投资收益 |
| 2. | 工作总结 | 取得业绩、学习成长和下一步计划 |
| 3. | 项目投标 | 投标方优势、成功案例、工作计划和费用 |
| 4. | 项目提案 | 方法模型、观点结论和主要成果 |
| 5. | 议题讨论 | 主要议题、讨论目标和解决建议 |
| 6. | 教育培训 | 学员水平、主要知识点和应用案例 |
| 7. | 产品发布 | 新技术新特性、消费趋势和产品优势 |
| 8. | 市场促销 | 产品优势、促销方案和预期收益 |
这8个方面远远不能覆盖工作中的所有方面，这些都是商务PPT演示最常用的目的。目的不同，传递的信息重点不同，这些都影响PPT报告素材的准备。
在目标分析时，还要确定好是做成阅读型PPT还是演讲性PPT？我对这两种类型做了简单的对比。
工作中遇到的大多是阅读型PPT，演讲型PPT常常用于教育培训中，近几年也多用于新产品发布会上。这两者并没有明显的界限，有时又需要有可读性，又需要演讲汇报说明。
2. 受众分析
确定了演示目的后，需要对参加演示的人群特点进行分类，我称之为受众分析，主要从受众的9类身份特点进行分类。
| 序号 | 受众特点分析 | 主要类别 |
| 1. | 地理文化 | 国外、国内、港澳台、一线城市、二三线城市…… |
| 2. | 行业职业 | 金融、制造、房地产、汽车、食品、互联网、广告…… |
| 3. | 角色类别 | 同事、甲方、乙方、投资方、消费者…… |
| 4. | 职务职位 | 董事长/总经理、高管团队、中层经理、基层员工…… |
| 5. | 部门类别 | 财务、HR、销售、设计、技术、生产…… |
| 6. | 教育程度 | 研究生、本科、专科、高中、初中…… |
| 7. | 性别年龄 | 90后、80后、70后、60后…… |
| 8. | 对演示内容理解程度 | 不懂、略懂、熟悉、思想碰撞…… |
| 9. | 对演示的影响程度 | 接受、讨论、审议、最终审批…… |
受众分析的不同特点决定了演示的方式和风格。比如，对甲方高管团队审议的PPT项目汇报，要更注重逻辑思路、结果观点、论证方法和配色布局等的专业性，可能某一方面不专业都会影响汇报的效果；对90后销售部门员工培训销售技巧，更注重趣味性、互动性和参与性，PPT风格轻松活泼，让员工在参与中得到成长和收获。这两种风格完全不同。
3. 资源分析
在目的分析和受众分析后，需要根据演示主题和大纲来准备演示素材。准备素材需要考虑时间和人力等因素，我就把素材和时间、人力等统称为演示资源，也就是要对演示的资源进行分析。
| 演示资源 | 具体内容 | 分析项目 |
| 素材资源 | 文字素材 | 是否完整？ |
| 图片素材 | ||
| 数据表格素材 | ||
| PPT模板素材 | 有没有可直接用的模板？ | |
| 素材整理程度 | 直接使用还是需要加工？ | |
| 人力资源 | 独自完成 | |
| 团队完成 | 团队如何分工？ | |
| 团队对内容理解程度 | 是否需要培训？ | |
| 团队PPT技术掌握的程度 | 小白还是PPT高手？ | |
| 时间资源 | 全职完成 | 时间如何分配？ |
| 兼职完成 | ||
| 一次/系列演示 | 确定系列演示主题 |
这些资源的确定，会影响到PPT报告制作的成本，也就是能不能保质保量地达到预期演示效果。
4. 场景分析
最后一步是演示场景分析，主要分为演示方式、现场条件和演示时间三个方面。
| 演示场景 | 具体内容 | 分析项目 |
| 演示方式 | 书面材料 | 打印版本效果 |
| 现场汇报 | 汇报人对内容掌握程度 | |
| 在线展示 | 什么平台？网络带宽怎样？ | |
| 现场条件 | 人数规模 | 1-10人，10-30人，30人以上 |
| 会议室大小 | 小、中、大会议室 | |
| 桌椅分布 | 教室式摆放、分组式摆放 | |
| 演示设备 | 投影仪，电视 | |
| 接入方式 | 有线（VGA/HDMI）无线接入 | |
| 音视频设备 | 音箱、麦克风和音频线 | |
| 网络WIFI | 是否需要WIFI连接 | |
| 演示时间 | 时间段 | 上午、下午；工作日、周末 |
| 占用时长 | 1小时、半天、全天 | |
| 茶歇时间 | 一次、二次；10分钟、20分钟 |
充分了解现场不同的场景条件，可以让主办方提前发些现场照片给你，有必要可以提前到现场感受下，这能让我们在准备PPT设计制作和演示汇报时能心中有数。熟悉的环境也能减轻现场演讲的紧张程度。
最后，用一个模型总结全文的主要内容，可以是经典的问题解决5W1H模型，可以用于PPT的准备中，也就是我们常说的“换位思考”、“知己知彼”。
文章节选自王忠超老师作品《商务PPT的说服之道》，有改动。