数据输入是日常工作中使用Excel 的一项必不可少的工作，对于某些特定行业或特定岗位来说，在工作表中输入数据甚至是一项频率很高却又效率极低的工作。如果学习和掌握一些数据输入方面的常用技巧，就可以极大地简化数据输入操作，提高工作效率。正所谓“磨刀不误砍柴工”，下面就来介绍一些数据输入方面的实用技巧。
一、强制换行
有一部分人习惯把Excel 当作记事本来使用，在表格内输入大量的文字信息。当单元格中文本内容过长时，如何控制文字换行是一个需要解决的问题。
如果使用自动换行功能(在单元格格式的文本控制中进行设置)，虽然可将文本显示为多行但换行的位置并不受用户控制，而是根据单元格的列宽来决定的。
用户如果希望自己来控制单元格中文本的换行位置，希望整个文本外观能够按照自己的意愿显示段落格式，可以使用“强制换行”功能。“强制换行”即当单元格处于编辑状态下时，在需要换行的位置使用<At+Enter> 组合键为文本强制换行。
二、在多个单元格同时输入数据
当需要在多个单元格中同时输入相同的数据时，许多用户想到的办法是先输入其中一个单元格然后复制到其他所有单元格中。对于这样的办法，如果用户能够熟练操作并且合理使用快捷键的话也是一种不错的选择。但还有一种操作方法肯定会比上面这样的操作更加方便快捷
同时选中需要输入相同数据的多个单元格，输入所需数据，在输入结束时，按<Ctrl+Enter>组合键确认输入，此时就会在选定的所有单元格中出现相同的输入内容。
三、分数输入
当用户在单元格中直接输入一些分数形式的数据时，如“1/3"、"11/54”，往往会被Excel自动识别为日期或是文本。那么究竟怎样才可以真正地输入分数数据呢?方法如下。
如果需要输入的分数包含整数部分，如“2一”，可在单元格内输入“21/5”( 整数部分和分数部分之间包含一个空格)，然后按 <Enter> 键确认。这样Excel 会将输入识别为分数形式的数值类型，在编辑栏中显示此数值为2.2，在单元格显示出分数形式“21/5"，如图4-14中的B2单元格及编辑栏所示。
如果需要输入的分数是纯分数(不包含整数部分用户在输入时必须以“”作为这个分数的整数部分输入。如需要输入“二"，则输入方式为“0 3/5”。这样就可以被Excel识别为分数数值而不会被认为是日期值。如图4-14中的B3单元格所示。
如果用户输入分数的分子大于分母，如“13”，Excel 会自动进行进位换算，将分数显示
为换算后的“整数+真分数”形式。如图4-14中的B4单元格所示。
如果用户输入分数的分子和分母还包含大于1的公约数，如“”(其分子和分母有公约数2)，在输入单元格后，Excel 会自动对其进行约分处理，转换为最简形式。如图4-14中的B5单元格所示。
四、输入指数上标
在工程和数学等方面的应用上，经常会需要输入一些带指数上标的数字或符号单位，如“102"、“M”等。在Word中用户可以方便地使用上标工具按钮x来进行输入操作但在Excel中没有此功能，用户需通过设置单元格格式的方法来改变指数在单元格中的显示。
例如，要在单元格中输入“E-20”，可先在单元格中输入“E-20”然后激活单元格的编辑模式用鼠标选中文本中的“-20”部分，然后按<Ctrl+1>组合键打开“单元格格式”对话框，在“特殊效果”区域中勾选“上标”复选框，然后单击“确定”按钮，即可在单元格中将数据显示为“E-20”的形式(在编辑栏中依旧显示为“E-20”)。
五、自动输入小数点
有一些数据处理方面的应用(例如财务报表、工程计算等)往往需要使用者在表格中大量输入数值数据，如果这些数据需要保留的最大小数位数是相同的，那么有一项系统功能设置可以免去小数点“”的输入操作。对于单个数据来说，这样做并不一定能简化操作;但对于大量的小数数据输入操作来说，则可以为用户提供不小的方便
假设我们能希望所有输入的数据最大保留3位小数，可以这样操作。在菜单栏上依次单击“工具“选项”,在弹出的“选项”对话框中选择“编辑”选项卡。在对话框中勾选“自动设置小数点位数”复选框，并在右侧的微调框内调整需要保留的小数位数，在此例中设为“3"最后单击“确定”按钮完成设置。
这样设置好以后，用户在输入数据时只要将原有数据放大 1000倍输入，就会自动变为用户所需要的数据免去了输入小数点“”的麻烦。例如要输入“13.1”，用户可以实际输入“13100"就会在单元格中显示为“13.1”，再如要输入“0.012”，用户可实际输入“12”，就可以在单元格内得到正确显示的数值。
六、使用“记录单”输入数据
有很多时候，用户会面对需要连续输入多条数据记录的工作，这些记录通常都包含一些相同的字段。例如，员工信息的记录可能包含了“姓名”、“性别”、"出身年月”和“参加工作时间等字段。在表格中，字段名通常作为列标题，而每条记录则按行排列。
如果用户习惯于使用数据库软件中的对话框方式对每条数据进行输入，Excel中提供了一种名"记录单”的功能，具体可以自己研究一下
七、记忆式键入
有时用户输入的数据中包含较多的重复性文字。例如在建立员工档案信息时，在“学历”字段中总是会在“大专学历”、“大学本科”、"硕士研究生"、“博士研究生”等几个固定词汇之间来回的重复输入。如果希望简化这样的输入过程，可以借助Excel 所提供的“记忆式键入”功能。首先，在Excel 选项中查看并确认“记忆式键入”功能是否已经被开启。在菜单栏上依次单击“工具”一“选项”在弹出的“选项”对话框中选择“编辑”选项卡，勾选其中的“记忆式键入复选框(系统默认为勾选状态)。
记忆式键入”功能除了能够帮助用户减少输入以外，还可以自动帮助用户保持输入的一致性。例如，用户在第一行中输入“Excel"，当用户在第二行中输入小写字母“e”时，记忆功能还是会帮用户找到“Excel”，按<Enter>键确认输入后，第一个字母“e”会自动变为大写，使之与先前的输入保持一致。
八、在列表中选择
还有一种简便的重复数据输入功能叫作“面向鼠标版本的记忆式键入功能”，它在适用范围和使用条件上与以上所介绍的“记忆式键入”完全相同，所不同的只是在数据输入方法上。
九、为中文添加拼音标注
利用Excel中的“拼音指南”功能，用户可以为单元格中的汉字加上拼音注释。操作步骤如下。
在菜单栏上依次单击“格式”一“拼音指南”一“编辑”，进入拼音编辑状态。( 这一步操作也可通过激活单元格编辑模式，然后单击鼠标右键,在快捷菜单中选择“编辑拼音字段”命令来实现）