【HR必看】Excel中对×××号码的处理技巧
×××号码的处理是HR部门经常遇到的问题，我给几个地方的企业培训时发现，相当一部分人员基本还是手动对×××号码进行处理，效率可想而知啦！下面，刘老师为大家深入讲解Excel中，与×××号码处理相关的方方面面。
一、录入技巧
1、手动输入问题与解决方法
问题：在Excel中输入×××号码时，发现输入后变成了科学计数格式，如图：
使用单引号" ' "强制转成文本类型，发现后三位竟然全变成了0。
咋办呢？
原因：Excel中输入大于11位数字时，会自动以科学计数法显示。Excel最大精确到15位，大于15位，后面的数字全转换为0。
解决办法：
1）手动输入时，在×××号码先输入单引号，再输入×××号，如上图，将强制格式为文本。
2）先把单元格格式设置为"文本"，再输入×××号码。
2、×××号码长度验证
在输入×××号码时，由于数字太多，很容易多输或漏输。使用"数据验证"可以限制输入的必须是数字且必须是18位。
单击"数据"选项卡"数据工具"分组--"数据验证"。在弹出的对话框中的"验证条件"里选择"自定义"，公式框中输入"=LEN(--E2)=18"。
"Len"函数：用来统计字符串中字符的个数。
"--E2"：负负得正，对单元格数值没有影响，但输入"-"的目的，确保E2单元格必须为数值。
3、使用分列批量强制转为文本
选择×××号码所在的单元格区域，单击"数据"选项卡，选择"数据工具"分组"分列"。在弹出的"文本分列"对话框中，单击"下一步"，"下一步"，第3步的"列数据格式"中选择"文本"，然后单击"完成"。
4、批量导入
可以把来自文本文件、网页、Access、SQL等数据内容直接导入到Excel中进行处理。下面为从文本文件导入为例讲解导入步骤。
如图，已有"人事名单"的文本文件。
步骤1：单击"数据"选项卡，在"获取外部数据"分组中，选择"自文本"，在"导入文本文件"对话框中，找到要导入的文本文件"人事名单"，再单击"导入"。
步骤2：如果文本文件中，包含标题，则选中"数据包含标题"选项。然后单击"下一步"。
步骤3：分隔符号选择"Tab键"，然后单击"下一步"。
步骤4：对下列对话框中，对每列设置"列数据格式"，其中包含×××号码的列设置为"文本"格式，单击"完成"。
步骤5：在"导入数据"对话框中，选择数据放置的起始位置后，单击"确定"。
二、从×××号码中提取生日和性别
1、提取生日
在D2单元格中输入公式：
=TEXT(MID(C2,7,8),"0000-00-00")
利用填充快速复制公式：
选中D2单元格，鼠标放在右下角，双击，快速填充。
2、提取性别
×××号码的17位为性别，奇数为"男"，偶数为"女"。
=IF(MOD(MID(C2,17,1),2),"男","女")
Mid:从字符串指定位置提取指定个数的字符。
MOD：返回两数相除的余数。
3、计算年龄
DATEDIF函数是Excel隐藏函数，可以返回两个日期之间的年\月\日间隔数。
DATEDIF(start_date,end_date,unit)
Start_date时间段内的起始日期。
End_date时间段内结束日期。
Unit 指定返回数值类型。
Unit 返回
注：结束日期必须大于起始日期
"Y" 返回整年数。
"M" 返回整月数。
"D" 返回间隔天数。
"MD" start_date 与 end_date 日期中天数的差。忽略日期中的月和年。
"YM" start_date 与end_date 日期中月数的差。忽略日期中的年。
"YD" start_date 与 end_date 日期中天数的差。忽略日期中的年。
=DATEDIF(D2,TODAY(),"Y")
或
=YEAR(TODAY())-YEAR(D2)
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| 刘道军 微软视窗讲师 | 13年的IT职业教育经验，10年的企业培训及项目经验。深得广大企业及学员喜爱。 曾经授课企业： 武汉电信、山西省国税局、东风本田、中国网通河北分公司、省教育厅、泉州电信、81398部队、河南省国网、甘肃省国网、新疆国网、华中电网、甘肃省国税、江西省国网、四川省国网、上海国网、浦发银行、东风、神龙汽车、河南国税、建设银行、NEC、博世、德国拜耳……。 |