協同辦公平台說到底是一個龐大的管理系統，管理要素包括人、事、物，如何實作系統内各要素的最優狀态，産生最大效能，則決定了協同辦公軟體必須具備三個特性。
一，功能性。
任何軟體的開發都應該建立在需求的基礎之上。明确功能需求是軟體開發前就應該考慮的問題。而不是人雲亦雲，一拍腦袋便投入到協同辦公軟體的開發中，最終導緻産品同質化嚴重，沒有競争性的優勢可言。
二，易用性。
易用性主要展現在互動界面上，包括界面的布局設計，操作的邏輯與流程，互動資訊的顯示等方面。這就要求軟體開發過程中不僅要實作科學合理的結構設計，又要保證界面操作簡單，容易上手。功能名稱、圖示排列、提示資訊等的設定應該遵從正常性的使用習慣，使用者能夠以最直覺快捷的方式實作操作，避免使用障礙和困難。
三，可擴充性。
在系統的開發設計中需要考慮到應用及系統不斷擴充的要求，因為企業的業務、人員、部門不可能是一成不變的，這就要求協同辦公軟體能夠做到“随需應變”，根據企業的變化情況做出相應的調整，及時快速的适應企業的管理需要。開發人員在編碼時就要充分考慮到這種情況。
當然，随着開發技術的不斷發展及企業需求的日漸多樣化，除了這三個方面的特性，對協同辦公平台提出了更多的要求，這就需要各軟體開發企業及工作者需要做出更大的努力。