《社會調查資料管理——基于Stata 14管理CGSS資料》一2.3 資料管理的工作規範

本節書摘來自異步社群《社會調查資料管理——基于stata 14管理cgss資料》一書中的第2章，第2.3節，作者 唐麗娜，更多章節内容可以通路雲栖社群“異步社群”公衆号檢視

資料管理工作具有不可逆性。未雨綢缪勝過事後修補。

1．提前規劃

磨刀不誤砍柴工。隻要不是一步就能完成的事情，一般都需要規劃。很多時候，我們總是在規劃上花費的時間太少，在工作上花費的時間太多。對一個資料管理項目而言，好的規劃正如一套好的制度對一個國家的運作的作用一樣，統籌規劃的好壞往往能直接決定一個資料管理項目的成敗。

規劃既要全面，還要注重細節。資料管理是一個“細活”。自上而下的規劃思路更具有指導性。規劃要切實可行。理論上，完美無缺的方案往往可行性都很低，因為邏輯和現實間有着無法銜接的斷裂帶。

注意：規劃不是一成不變的，随着資料管理的推進，如果發現有規劃不到或規劃錯誤的地方，管理者一定要及時更正，且要通知到整個管理團隊。

2．優化組織

精心的組織管理能夠提高管理效率。這裡的組織管理對象包括人、事、物。在人員組織方面，第一要注意的是：人員一定要精簡，畢竟資料管理不是社會調查，不需要龐大的實地調查隊伍，但要精幹。第二要注意的是：盡量保證每項工作都有兩個人在同時做，這樣一方面能互相檢查，另一方面更重要的是：當其中一人因故要退出時，有備手。

在事的組織方面，有兩點需要注意：第一，保證規劃中的每件事情都有人在做。這一點聽起來好像是廢話，但實際情況是，很多時候等項目都做完了，才發現忘記安排人員做記錄。第二，事情有輕重緩急之分。對規劃中的每件事情，都需要排一下優先順序。

在物的組織方面，要強調的還是兩點：首先，和資料有關的所有東西都要儲存好，而且要有組織、分門别類地儲存好，否則如果後期找不到，就等于沒儲存。其次，對于能夠電子化的物，如電子表格、電子問卷等，一定要做好備份。

3．及時記錄

資料管理一定要做好記錄，否則無法實作資料管理過程的可重複性。任何一項資料管理流程都是非線性的，在實際工作中，資料管理人員經常需要傳回到之前的某個階段、某個步驟中去糾正某個錯誤或者發現新的問題。此時，如果沒有記錄，很多工作就需要重做，費時、費力，如果有記錄，隻需要找到記錄，在其基礎上進行修改或訂正即可。

做好記錄是長期規劃的基礎。做記錄時，要保證及時且條理清晰。人的記憶能力有限，随着時間的推移，對以前完成的事情的記憶會越來越模糊，是以，盡量把當天的管理工作當天做好。做記錄的另一個好處是：當有人中途加入，可以通過閱讀之前的記錄了解整個管理工作的内容和進度。

随着存儲技術的發展和存儲價格的一路走低，存儲的成本越來越低，但對存儲的管理難度随之拉高。相信很多人都有這樣的經曆：明明記得把要找的一個檔案儲存在電腦裡，但就是找不到，這樣的記錄儲存和沒記錄一樣。是以，一定要給記錄檔案做好命名工作，讀者可以根據自己的喜好和項目特點發展一套自己的命名規則，以便日後搜尋。

4．備份存檔

做好記錄還不夠，對所有的記錄還要做好備份存檔。許多人因為電腦崩潰、移動硬碟損壞等原因丢失了很多寶貴的資料。備份一定要及時、定時、多次、多方式、多地點。軟體的選擇要有前瞻性，盡量選擇使用正版軟體。定期更新存儲媒體，確定能夠讀取存儲媒體。

5．一以貫之

資料管理工作的标準和熱情要一以貫之，切忌執行得虎頭蛇尾。工作流程和工作計劃做得複雜完美，如果執行不下去，還不如選擇一個相對簡單，但能夠執行下去的計劃更有意義，切忌完美主義。