機關從業人員的文字水準，一部分取決于謀篇布局和駕馭文字的能力，更多的則取決于深入了解上級精神、準确領會上司意圖、及時掌握基層情況、全面把握工作規律等“筆外功”。不練好“筆外功”，出再多的力也達不到理想的效果。
深入了解上級精神
從事公文寫作的同志，必須自覺做到學習中央精神不過夜、掌握黨的政策不跑偏、關注時政資訊不懈怠。
及時掌握中央一系列重大決策部署。要緊密關注國内外時政動态，準确把握黨在各個時期的路線方針政策，自覺在思想上政治上行動上同黨中央保持高度一緻。及時研讀中央上司同志在不同類型會議上所作的工作報告、發表的系列講話，多看黨報黨刊上發表的理論文章、社論、評論等。目前，重點要認真學習習近平總書記系列重要講話精神，逐字逐句地研讀原文，真正掌握精髓、把握實質，做到學以緻用、用以促學。
随時掌握上級黨委的工作動态。主動同上級機關的同志保持經常性的溝通聯系，及時了解上級黨委在不同時間節點召開的各類會議、有關上司的講話、下發的檔案精神等，悉心體悟上級黨委和上司決策的發力點、工作的着力點，結合本地區、本部門的實際，進行分析判斷和吸收借鑒，自覺主動地在思想認識上吐故納新。
全面掌握有關方面權威人士和專家學者的文章和觀點。任何一項重要政策的出台、經驗模式的推出、改革舉措的實施，事先都經過多方的科學論證，反複征求方方面面的意見建議。在這一過程中，有關上司和專家學者會從不同方面闡述中央精神、上司意圖和個人見解。作為從事文字工作的同志，必須敏銳捕捉這些重要資訊，提前做好相關的理論和知識儲備，當上司需要的時候，才能胸有成竹、信手拈來。
準确領會上司意圖
從事文字工作的同志，作為上司的“外腦”“智囊”，必須時刻圍繞上司的“大腦”轉，盡可能地學習領悟上司的思維方式和工作藝術。
從上司的講話、談話中悟。反複學習研究一段時間内上司的各類講話，悉心領會、潛心揣摩，争取每閱讀一篇文章、每起草一篇文稿，都能悟出上司的一些思想，悟出上司講話的藝術與風格。
從上司參與的政務、事務活動中悟。盡可能多地參與上司的各類公務活動，近距離感受上司待人處事的方法，從中體悟上司思考問題、謀劃工作的風格，把握上司處了解決各類複雜問題的原則，摸準上司辦理政務、處理事務的特點。
從上司閱讀的書報、關注的資訊中悟。在平時與上司的接觸和交談中，注重了解上司某一時期的研究方向，對上司閱讀的有關書籍、重要文章、收集的資料和關注的新聞報道等，也要學習、研究，盡可能多地掌握相關資訊。
從上司批示、交辦的事項中悟。上司在處理日常事務時，會或多或少地流露出自己的看法與觀點。平時要注重從細節中捕捉，見微知著，日積月累，努力做到在思想上與上司合拍、工作上與上司合調、行動上與上司同步。
及時掌握基層情況
公文寫作要言之有物、擲地有聲，必須沉下身子問良策、深入群衆接地氣，才能寫出分量重、勁道足的稿子。
緊随上司，多到基層找“靈感”。要積極創造條件，盡可能多地參與上司在基層一線的調研活動。
一方面，有利于多方面聽取基層幹部群衆的意見建議，多視角了解基層的工作動态，了解一些自己平時看不到的細節，及時總結提煉基層的創新經驗做法。
另一方面，有利于近距離把握上司關注的重點、難點問題，将上級精神與基層工作實際有機結合起來，提出有針對性、可操作性的意見建議，使更多調研成果進入上司的決策視野。
當好學生，深入群衆尋“真經”。圍繞工作重點，帶着課題、疑問，到群衆中去，走進企業廠礦、鄉村站所、街區樓院、田間地頭及農戶家中，拜鄉村街區幹部為師、拜基層各行“專家”為師、拜中小企業主為師、拜各類緻富領頭人為師。
了解黨的方針政策落實情況，了解鄉村街區發展變化情況，了解他們時下最關心的問題是什麼、對未來發展最大的期待是什麼。隻有這樣，才能真正取到“真經”，在文稿中融入群衆的智慧。
廣交朋友，編織溝通互聯“網”。盡可能地将基層從事文字工作的同志聯絡起來，與他們真心交朋友，通過定期走訪、座談及微信、微網誌等，随時随地保持交流溝通，第一時間掌握基層的工作動态。
這樣，既能把基層群衆創造性的經驗及時反映出來，又能有效屏蔽少數基層幹部的虛報假報，摒棄講大話、抄套話、放空炮，真正為上司把住第一道關口，多寫些讓人耳目一新、讓基層解渴提氣的文稿來。
全面把握工作規律
對于正常性的工作，要多向老上司、老幹部、老同僚學習，詳細掌握近年來不同的時間節點上，機關工作的不同側重點，争取盡早介入，提前同上司溝通，按照上司的意圖，搞好調研，多集素材，撰寫初稿，再反複修改完善與潤色，力争把正常性的文稿寫出特色、寫出新意、寫成精品。
對于創新性的工作，要通過平時的積累和對機關工作規律的探索，不斷提升被動狀态下主動做好工作的能力。要養成剪報、摘抄和記筆記的習慣，平時搞好各種資料的收集整理，分門别類建立資料庫，確定在需要時能迅速找得出、用得上，力争把創新性的文稿寫得匠心獨運、别具一格。
對于緊急性的工作，心中要時刻裝着一個預案，始終處于“備戰”狀态，特别對某一時期的重點工作，要時刻保持深刻細緻的了解，需要時能從容應對，確定各項工作緊而不松、忙而不亂，力争把時間要求緊迫的文稿寫全面、寫生動，彰顯紮實的功底。