第1章 WPS電子表格基礎入門
【導語】
WPS電子表格，作為金山辦公套件WPS Office的重要組成部分，為廣大使用者提供了一個功能強大且易于操作的電子表格處理工具。無論您是職場新人還是資深白領，隻要您需要對資料進行整理、分析、可視化等操作，WPS電子表格都将是您得力的助手。在本章中，我們将帶您走進WPS電子表格的世界，從基礎入門開始，逐漸掌握其各項功能和應用技巧。
1.1 了解WPS電子表格的基本功能和界面
1.1.1 了解WPS電子表格的基本功能和界面
WPS電子表格作為一款功能強大的電子表格軟體，其基本功能和界面設計都展現了使用者友好和高效的特點。在了解其基本功能和界面之後，我們可以更好地利用這款工具進行資料處理和分析。
WPS電子表格的界面設計簡潔明了，使用者可以輕松找到所需的功能子產品。
圖11- WPS電子表格的基本功能和界面
主界面包括菜單欄、工具欄、工作表區域和狀态欄等部分。菜單欄提供了豐富的指令選項，如檔案操作、編輯、格式設定等。工具欄則內建了常用的功能按鈕，如儲存、列印、撤銷等，友善使用者快速完成常用操作。工作表區域是使用者進行資料輸入和處理的主要場所，支援多種資料格式和公式運算。狀态欄則顯示了目前工作表的狀态資訊，如行列号、單元格坐标等。
在資料處理方面，WPS電子表格提供了強大的功能支援。使用者可以通過篩選和排序功能快速定位和分析資料，通過資料透視表和資料透視圖深入了解資料的内在關系。同時，WPS電子表格還支援多種函數和公式運算，如求和、平均值、最大值、最小值等，幫助使用者輕松完成資料計算和分析。
圖1-2 篩選和排序功能快速定位和分析資料
除了基本的資料處理功能外，WPS電子表格還支援圖表制作和美化。使用者可以根據需要建立各種類型的圖表，如柱形圖、折線圖、餅圖等，以直覺展示資料。
圖1-3 WPS電子表格圖表制作和美化
同時，WPS電子表格還提供了豐富的圖表美化選項，如調整顔色、字型、資料标簽等，使圖表更加美觀和易讀。
表1-1 WPSPS電子表格圖表美化選項
| 選項 | 描述 |
| 調整顔色 | 可以改變圖表的顔色，使其更加美觀和易讀 |
| 字型 | 可以改變圖表中的字型，使其更加美觀和易讀 |
| 資料标簽 | 可以添加資料标簽，使圖表更加易讀 |
總之，了解WPS電子表格的基本功能和界面是掌握這款工具的關鍵。通過充分利用其提供的功能支援，使用者可以更加高效地進行資料處理和分析工作。
1.1.2 WPS電子表格的啟動與界面概覽
WPS電子表格的啟動過程簡潔而高效，使用者隻需輕按兩下桌面上的圖示，即可迅速進入這一功能強大的資料處理工具。随着啟動動畫的結束，使用者将看到一個清晰、直覺的界面，為接下來的工作做好充分準備。
界面設計遵循了使用者友好的原則，頂部菜單欄整齊排列着各種功能選項，如“檔案”、“編輯”、“視圖”等，友善使用者快速找到所需功能。工具欄則提供了一系列常用的操作按鈕，如“建立”、“打開”、“儲存”等，使用者隻需點選即可輕松完成相應操作。
圖1-4 WPS電子表格的啟動與界面概覽
在WPS電子表格中，工作表是使用者進行資料處理的主要場所。每個工作表由行和列組成，形成了一個龐大的資料網格。使用者可以在這個網格中輸入、編輯和計算資料，實作各種複雜的資料處理任務。
圖1-5 WPS電子表格中的工作表
值得一提的是，WPS電子表格的界面還支援個性化定制。使用者可以根據自己的喜好和習慣，調整界面主題、字型大小、工具欄位置等，讓界面更加符合自己的使用習慣。這種高度可定制性，使得WPS電子表格能夠滿足不同使用者的需求，提升工作效率。
總之，WPS電子表格的啟動與界面概覽展示了其高效、直覺和個性化的特點。無論是初學者還是資深使用者，都能在這個平台上找到适合自己的資料處理方式，輕松應對各種挑戰。
1.1.3 狀态欄等
狀态欄在WPS電子表格中扮演着重要的角色，它為使用者提供了實時的資料回報和操作提示。通過狀态欄，使用者可以快速了解目前工作表的狀态，如行号、列号、單元格位址等，這對于提高工作效率和準确性至關重要。例如，當使用者在編輯一個包含大量資料的表格時，可以通過狀态欄快速定位到特定的單元格，進而避免了繁瑣的滾動和查找操作。
圖1-6 狀态欄
此外，狀态欄還提供了豐富的函數和工具，幫助使用者進行資料分析和處理。比如，使用者可以利用狀态欄中的求和、平均值等函數，快速計算出表格中某一列或某一行的資料總和或平均值。這些函數不僅提高了資料處理的速度，還保證了結果的準确性。同時，狀态欄還提供了條件格式和資料驗證等進階功能，幫助使用者更好地管理和規範資料。
圖1-7 狀态欄函數和工具
在實際應用中，狀态欄的作用不可忽視。以一位财務分析師為例，他通常需要處理大量的财務資料，并根據這些資料做出決策。通過狀态欄，他可以快速了解資料的分布情況、異常值等資訊，進而更加準确地判斷資料的合理性和可靠性。這不僅提高了他的工作效率，也為公司的決策提供了有力的支援。
而狀态欄作為WPS電子表格中不可或缺的一部分，正是幫助使用者更好地利用和管理這種資源的重要工具。通過充分利用狀态欄的功能和特點，使用者可以更加高效地進行資料處理和分析，進而為企業的發展提供有力的支援。
1.1.4 工作表和單元格的基本概念
在WPS電子表格中，工作表和單元格是構成整個表格的基礎元素。工作表可以了解為一個二維的表格，由行和列組成，每個單元格則是這個表格中的一個獨立機關，用于存儲和管理資料。這種結構使得WPS電子表格在處理大量資料時，能夠保持清晰和有序。
圖1-8 工作表（二維表格，由行和列組成）
可以了解為一個，每個單元格則是這個表格中的一個獨立機關，用于存儲和管理資料。
以一家電商公司為例，他們使用WPS電子表格來管理銷售資料。每個工作表代表一個不同的銷售季度，而每個單元格則存儲着具體的銷售資料，如銷售額、銷售量、客戶數量等。通過對工作表和單元格的靈活操作，他們可以輕松地對銷售資料進行篩選、排序、彙總和分析，進而得出有價值的商業洞察。
WPS電子表格通過工作表和單元格的有機結合，使得資料的管理和分析變得更加高效和便捷。無論是個人使用者還是企業使用者，都可以通過掌握工作表和單元格的基本概念，充分發揮WPS電子表格的強大功能，進而在工作中取得更好的成果。
1.1.5 編輯和格式化
在WPS電子表格中，編輯和格式化是提升資料展示效果的關鍵環節。通過合理的編輯，我們可以使資料更加清晰、易讀，而恰當的格式化則能增強資料的視覺效果，提升資料的可讀性。例如，在一份銷售報告中，我們可以使用條件格式來突出顯示銷售額超過預期的資料行，這樣一眼就能看出哪些産品的銷售表現較好。同時，我們還可以利用公式和函數對資料進行計算和分析，如使用SUM函數計算總銷售額，使用AVERAGE函數計算平均銷售額等。這些編輯和格式化的操作不僅提高了資料的可讀性，還幫助我們更好地了解和分析資料。
此外，編輯和格式化還能幫助我們更好地呈現資料之間的關系和趨勢。比如，在一份銷售趨勢分析報告中，我們可以使用圖表來展示銷售額随時間的變化情況。通過選擇合适的圖表類型、調整顔色、字型等格式化設定，我們可以使圖表更加美觀、直覺，進而更容易發現資料之間的規律和趨勢。
表1-2 資料可視化
| 圖表類型 | 顔色 | 字型 | 格式化設定 | 效果 |
| 折線圖 | 藍色 | Arial | 調整線條粗細、透明度 | 直覺展示資料變化趨勢 |
| 柱狀圖 | 綠色 | Times New Roman | 調整柱子高度、寬度 | 清晰顯示資料對比 |
| 餅圖 | 紅色 | Courier New | 調整餅圖大小、分割比例 | 快速了解資料占比 |
| 散點圖 | 黃色 | Verdana | 調整點大小、顔色 | 發現資料分布規律 |
這樣的報告不僅能讓上司層快速了解銷售情況，還能為決策層提供有力的資料支援。
通過編輯和格式化，我們能夠将複雜的資料轉化為直覺、易懂的圖形和表格，進而幫助人們更好地了解和利用資料。在WPS電子表格中，掌握編輯和格式化的技巧對于提高工作效率、提升資料展示效果具有重要意義。
1.1.6 界面定制與個性化設定
在WPS電子表格中，界面定制與個性化設定是提升使用者體驗和工作效率的關鍵環節。通過合理的界面定制，使用者可以根據自己的使用習慣和需求，調整工具欄、菜單欄、狀态欄等界面元素的布局和顯示方式，使得整個操作界面更加符合個人的工作習慣和審美偏好。例如，對于經常使用的功能，使用者可以将其添加到快速通路工具欄中，以便快速調用。同時，WPS電子表格還提供了豐富的主題和配色方案，使用者可以根據自己的喜好選擇，使得整個界面更加美觀和舒适。
個性化設定則允許使用者根據自己的工作需求，對WPS電子表格進行更加深入和細緻的配置。
圖1-10 自定義字型、字号、顔色、邊框等樣式
例如，在單元格格式設定中，使用者可以自定義字型、字号、顔色、邊框等樣式，以滿足不同資料展示和列印輸出的需求。
此外，WPS電子表格還支援條件格式的設定，使用者可以根據單元格的資料值或公式結果，自動應用不同的格式樣式，進而更加直覺地展示資料的變化和趨勢。這些個性化設定不僅提高了資料處理的效率，也使得資料展示更加生動和直覺。
值得一提的是，WPS電子表格的界面定制與個性化設定還具有一定的靈活性和可擴充性。使用者可以通過自定義宏和VBA腳本，實作更加複雜和個性化的界面定制和資料處理功能。這種靈活性和可擴充性使得WPS電子表格成為了一款功能強大、易于擴充的電子表格軟體。
WPS電子表格的界面定制與個性化設定正是為了讓使用者能夠更加友善、高效地使用這款軟體，進而更加輕松地處理資料和提升工作效率。
1.2 學習如何建立和儲存工作簿
1.2.1 建立新的工作簿
在WPS電子表格中，建立新的工作簿是一項基礎且重要的操作。它為使用者提供了一個全新的、空白的電子表格界面，讓使用者可以自由地輸入、編輯和管理資料。在實際應用中，無論是進行日常的資料記錄、整理，還是進行複雜的資料分析、模組化，建立新的工作簿都是第一步。
圖1-11 WPS電子表格建立新的工作簿
想象一下，你是一家電商公司的資料分析師，每天需要處理大量的銷售資料。這時，你可以通過建立新的工作簿來分别整理不同時間段、不同産品類别的銷售資料。你可以為每個産品類别建立一個獨立的工作簿，然後在每個工作簿中建立相應的資料表格，包括銷售額、銷售量、客戶數量等關鍵名額。這樣，你就可以清晰地看到每個産品類别的銷售情況，進而做出更準确的決策。
此外，建立新的工作簿還可以幫助使用者更好地組織和管理資料。比如，你可以使用不同的工作簿來存儲不同項目的資料，或者使用不同的工作簿來記錄不同時間段的資料。這樣，你就可以輕松地找到需要的資料，而不需要在龐大的資料表中翻找。
通過建立新的工作簿，我們可以更好地整理、分析和利用資料，進而擷取更多的知識和資訊。
表1-3 建新的工作簿流程
| 步驟 | 操作 |
| 1 | 打開WPS |
| 2 | 點選“建立”按鈕 |
| 3 | 選擇“工作簿”選項 |
| 4 | 輸入工作簿名稱 |
| 5 | 點選“确定”按鈕 |
總之，在WPS電子表格中建立新的工作簿是一項非常實用的功能。它不僅可以幫助我們更好地組織和管理資料，還可以提高我們的工作效率和準确性。是以，我們應該熟練掌握這一功能，并在實際應用中充分發揮其作用。
1.2.2 選擇工作簿的儲存位置和檔案名
在儲存工作簿時，選擇适當的儲存位置和檔案名是至關重要的。一個清晰、有意義的檔案名能夠幫助我們快速識别工作簿的内容和用途。例如，如果我們正在處理一份關于“2023年第四季度銷售資料”的工作簿，我們可以将其命名為“2023_Q4_Sales_Data.xlsx”。這樣的檔案名既包含了時間資訊，又明确了資料内容，友善我們在衆多工作簿中快速找到它。
儲存位置的選擇同樣重要。我們可以選擇将其儲存在本地硬碟的某個檔案夾中，或者選擇将其儲存在雲端存儲服務中，如WPS雲盤或OneDrive等。選擇雲端存儲可以友善我們在不同裝置之間同步和共享工作簿，提高協作效率。同時，雲端存儲還提供了資料備份和恢複功能，有效防止資料丢失。
以一家電商公司為例，他們可能每天都會處理大量的銷售資料。為了有效管理和分析這些資料，他們可能會建立一個名為“Sales_Data”的檔案夾，并在其中儲存每天的銷售資料工作簿。每個工作簿都會按照日期命名，如“2023_10_23_Sales_Data.xlsx”。這樣，團隊成員就可以輕松地找到所需的資料，進行進一步的分析和決策。
此外，儲存位置和檔案名的選擇還展現了資料管理的專業性和規範性。正如著名管理學家彼得·德魯克所說：“資料是管理的基礎。”一個清晰、有序的資料管理系統不僅可以提高工作效率，還可以幫助我們更好地了解和利用資料，進而做出更明智的決策。
是以，在選擇工作簿的儲存位置和檔案名時，我們應該充分考慮其實用性和規範性，確定資料能夠被高效、準确地管理和利用。這樣，我們才能更好地利用WPS電子表格這一強大工具，為我們的工作和生活帶來更多便利和價值。
1.2.3 設定工作簿的初始參數和屬性
在設定工作簿的初始參數和屬性時，使用者需要仔細考慮這些設定對工作簿整體結構和資料處理的影響。初始參數的設定決定了工作簿的基本架構和性能，而屬性的調整則能夠優化工作簿的使用體驗。例如，在設定工作簿的計算精度時，使用者需要權衡計算速度與準确性之間的關系。過高的計算精度可能會增加計算時間，而過低的精度則可能影響資料的準确性。是以，根據具體的資料處理需求，使用者需要合理設定計算精度，以確定資料處理的高效性和準确性。
此外，在設定工作簿的顯示屬性時，使用者還需要考慮如何使工作簿更加易讀和易用。例如，通過調整字型大小、顔色和背景等屬性，使用者可以提高工作簿的可讀性，減少長時間使用電腦對眼睛的壓力。同時，合理的布局和格式設定也能夠使工作簿更加美觀和整潔，提高使用者的使用體驗。
表1-4 設定工作簿的初始參數和屬性流程
| 步驟 | 操作 |
| 1 | 打開WPS Office |
| 2 | 點選“建立”按鈕，選擇“工作簿” |
| 3 | 在工作簿中，點選“檔案”菜單，選擇“選項” |
| 4 | 在“選項”視窗中，選擇“進階”頁籤 |
| 5 | 在“進階”頁籤中，設定工作簿的初始參數和屬性 |
| 6 | 點選“确定”按鈕，儲存設定 |
在實際應用中，使用者需要根據具體的資料處理需求和工作場景來設定工作簿的初始參數和屬性。例如，在處理大量資料時，使用者可能需要設定較大的工作表數量和行列數，以確定資料的完整性和處理效率。而在制作報告或展示時，使用者則需要注重工作簿的美觀性和易讀性，以便更好地傳達資訊。
總之，設定工作簿的初始參數和屬性是WPS電子表格使用過程中的重要環節。通過合理的設定和調整，使用者可以提高資料處理的效率和準确性，優化工作簿的使用體驗，進而更好地滿足實際需求。
1.2.4 使用模闆建立工作簿
在使用WPS電子表格的過程中，模闆的建立工作簿功能極大地提高了我們的工作效率。想象一下，你正在為一個大型項目制定預算，需要快速建立多個工作簿來分别管理不同的預算項目。通過WPS電子表格的模闆功能，你可以輕松實作這一點。首先，你可以建立一個包含所有必要列和行的基本模闆，如“項目名稱”、“預算金額”、“實際支出”等。然後，你可以将這個模闆儲存為一個新的工作簿模闆，以便在需要時快速建立新的工作簿。這樣，你就可以避免重複設定和輸入相同的資訊，進而節省大量時間。
圖1-12 使用模闆建立工作簿
此外，模闆的建立工作簿功能還使得團隊協作變得更加便捷。假設你正在與團隊成員共同完成一個複雜的報告，每個人都需要在自己的工作簿中輸入資料。通過使用模闆建立工作簿，你可以確定每個人的工作簿都具有相同的結構和格式，進而友善資料的彙總和分析。此外，WPS電子表格還支援線上協作功能，使得團隊成員可以在同一個工作簿中實時編輯和共享資料，大大提高了團隊協作的效率。
不僅如此，WPS電子表格的模闆建立工作簿功能還為我們提供了豐富的資料分析和可視化選項。例如，你可以使用内置的圖表模闆來快速建立各種類型的圖表，如柱形圖、折線圖、餅圖等，以便更直覺地展示資料。
圖1-13 圖表模闆建立各種類型的圖表
此外，WPS電子表格還支援多種資料分析工具，如資料透視表、條件格式等，幫助你更深入地挖掘資料背後的價值。
圖1-14 WPS電子表格：資料透視表、條件格式
通過使用WPS電子表格的模闆建立工作簿功能，我們可以更加高效地收集、整理和分析資料，進而為決策提供有力支援。無論是個人使用者還是企業團隊，都可以從中受益良多。
WPS電子表格的模闆建立工作簿流程
表1-5 WPS電子表格模闆建立工作簿流程
| 步驟 | 操作 |
| 1 | 打開WPS電子表格 |
| 2 | 點選“檔案”菜單 |
| 3 | 選擇“建立”選項 |
| 4 | 在模闆清單中選擇所需模闆 |
| 5 | 點選“建立”按鈕 |
| 6 | 根據需要編輯模闆内容 |
| 7 | 點選“檔案”菜單 |
| 8 | 選擇“儲存”選項 |
| 9 | 輸入檔案名和儲存路徑 |
| 10 | 點選“儲存”按鈕 |
1.2.5 快速儲存和自動備份工作簿
在WPS電子表格中，快速儲存和自動備份工作簿是確定資料安全和提高工作效率的關鍵環節。想象一下，當你在處理一份重要的财務資料報表時，突然電腦出現故障或意外斷電，如果沒有及時儲存，那麼你的工作成果可能會付之東流。是以，快速儲存功能就顯得尤為重要。通過簡單的快捷鍵操作，你可以随時将目前的工作狀态儲存下來，確定資料的完整性和準确性。
而自動備份功能則進一步增強了資料的安全性。WPS電子表格可以自動将你的工作簿儲存在指定的檔案夾中，并生成多個備份檔案。這樣，即使原始檔案因為某種原因損壞或丢失，你也可以從備份檔案中恢複資料，避免了因資料丢失而帶來的損失。
在實際應用中，許多企業和個人都深刻體會到了快速儲存和自動備份的重要性。例如，某知名企業的财務部門，在處理年度财務報表時，由于資料量龐大且複雜，經常需要加班加點。然而，通過WPS電子表格的快速儲存和自動備份功能，他們確定了資料的安全性和完整性，大大提高了工作效率。
此外，WPS電子表格還提供了靈活的備份設定選項，使用者可以根據自己的需求設定備份頻率和儲存路徑。這種個性化的設定使得快速儲存和自動備份功能更加符合使用者的工作習慣和需求。
表1-6 快速儲存和自動備份工作簿流程
| 步驟 | 操作 |
| 1 | 點選檔案菜單 |
| 2 | 選擇儲存或另存為 |
| 3 | 選擇儲存位置 |
| 4 | 輸入檔案名 |
| 5 | 點選儲存或确定 |
| 6 | 設定自動備份時間間隔 |
| 7 | 點選确定 |
總之，快速儲存和自動備份工作簿是WPS電子表格中不可或缺的功能。它們不僅保障了資料的安全性和完整性，還提高了工作效率和使用者體驗。
1.3 掌握單元格的基本操作和編輯技巧
1.3.1 掌握單元格的基本操作和編輯技巧
在WPS電子表格中，掌握單元格的基本操作和編輯技巧是提升工作效率的關鍵。單元格作為表格的基本構成機關，承載着資料的錄入、編輯和展示等重要功能。熟練掌握單元格的操作，能夠讓我們在處理資料時更加得心應手。
首先，了解單元格的基本構造和功能至關重要。單元格由行和列交叉而成，每個單元格都有一個唯一的位址，通過位址我們可以快速定位到特定的單元格。在單元格中，我們可以輸入各種類型的資料，如文本、數字、日期等。同時，WPS電子表格還提供了豐富的編輯功能，如字型、顔色、對齊方式等，以滿足不同資料展示的需求。
在實際應用中，單元格資料的快速編輯和填充是一項重要技能。例如，在處理大量資料時，我們可以利用WPS電子表格的自動填充功能，快速将一組資料填充到多個單元格中。此外，WPS電子表格還支援多種資料格式的轉換，如将文本轉換為數字、将日期轉換為特定格式等，這大大提高了資料處理的靈活性。
圖1-15 WPS電子表格的自動填充功能
除了基本的編輯功能外，單元格格式和樣式的調整也是提升表格美觀度和可讀性的重要手段。我們可以根據資料的性質和展示需求，為不同的單元格設定不同的格式和樣式。例如，對于重要的資料，我們可以使用加粗、變色等方式進行突出顯示；對于需要對比的資料，我們可以設定不同的背景色或字型顔色來增強對比效果。
此外，在WPS電子表格中，篩選和分組功能也是基于單元格的基本操作。通過篩選功能，我們可以快速篩選出符合特定條件的資料；通過分組功能，我們可以将具有相同屬性的資料歸并在一起，友善進行資料的彙總和分析。這些功能在處理大量資料時尤為實用，能夠大大提高資料處理的效率。
表1-7 篩選和分組基于單元格的基本操作
| 操作 | 描述 |
| 篩選 | 在表格中選擇特定的資料，例如根據日期、姓名等條件篩選資料。 |
| 分組 | 将表格中的資料按照一定的标準進行分組，例如按照部門、産品等分組。 |
總之，掌握單元格的基本操作和編輯技巧對于提高WPS電子表格的使用效率至關重要。通過深入了解單元格的構造和功能、熟練掌握資料的快速編輯和填充、靈活調整單元格格式和樣式以及善用篩選和分組功能等技巧和方法，我們可以更加高效地進行資料處理和分析工作。
1.3.2 了解單元格的基本構造和功能
在WPS電子表格中，單元格是構成工作表的基本機關，它承載着資料的存儲、編輯和展示功能。了解單元格的基本構造和功能，對于高效使用WPS電子表格至關重要。
單元格由行和列交叉而成，每個單元格都有一個唯一的位址，通過行号和列标的組合來辨別。這種結構使得使用者可以輕松定位和操作資料。單元格内可以輸入各種類型的資料，如文本、數字、日期等，并可以通過格式化功能來設定資料的顯示樣式，如字型、字号、顔色等。
WPS單元格内可以輸入各種類型的資料，如文本、數字、日期等，并可以通過格式化功能來設定資料的顯示樣式，如字型、字号、顔色等。
圖1-16 WPS單元格内可以輸入各種類型的資料
除了基本的存儲和展示功能外，單元格還具備強大的計算和分析能力。通過公式和函數的應用，使用者可以在單元格中進行各種數學運算、資料彙總和統計分析。例如，利用SUM函數可以輕松計算一列資料的總和，而AVERAGE函數則可以快速得出某區域資料的平均值。
此外，單元格還支援條件格式和資料驗證等進階功能。條件格式可以根據單元格中的資料值自動改變單元格的顯示樣式，進而突出顯示重要資料或滿足特定條件的資料。資料驗證則可以設定單元格的輸入限制和提示資訊，確定資料的準确性和合規性。
總之，了解單元格的基本構造和功能對于掌握WPS電子表格的使用至關重要。通過靈活運用單元格的各種功能，使用者可以更加高效地進行資料處理、分析和展示，提升工作效率和決策準确性。
1.3.3 單元格資料的快速編輯和填充
在WPS電子表格中，單元格資料的快速編輯和填充是提高工作效率的關鍵。想象一下，你正在處理一個包含數千行資料的電子表格，每一行都包含姓名、年齡、收入等個人資訊。手動輸入這些資料不僅耗時，而且容易出錯。這時，快速編輯和填充功能就顯得尤為重要。
表1-8 單元格資料的快速編輯和填充方法
| 方法 | 描述 |
| 快速填充 | 在單元格中輸入資料後，将滑鼠懸停在單元格右下角，直到出現填充柄，然後單擊并向下拖動以填充其他單元格。 |
| 自動填充 | 在單元格中輸入資料後，按Ctrl+Enter組合鍵，系統會自動填充其他單元格。 |
| 序列填充 | 在單元格中輸入資料後，選擇“開始”頁籤中的“填充”按鈕，然後選擇“序列”選項，可以填充等差數列。 |
| 自定義填充 | 在單元格中輸入資料後，選擇“開始”頁籤中的“填充”按鈕，然後選擇“自定義”選項，可以自定義填充規則。 |
利用WPS電子表格的自動填充功能，你可以輕松實作資料的快速輸入。
圖1-17 自動填充功能
比如，在輸入一系列連續的數字時，隻需輸入前兩個數字，然後拖動填充柄，WPS電子表格就會自動為你填充剩餘的數字。同樣，對于文本資料，你也可以使用自動填充功能來快速輸入重複的内容。
WPS電子表格還提供了豐富的函數和公式，幫助你實作更進階的資料編輯和計算。比如，使用SUM函數可以輕松計算一列資料的總和，使用AVERAGE函數可以計算平均值。這些函數和公式不僅提高了資料處理的準确性，還大大提高了工作效率。
圖1-18 PS電子表格豐富的函數和公式
此外，WPS電子表格還支援多種資料驗證和條件格式設定，確定輸入資料的準确性和合規性。比如，你可以設定資料範圍驗證，確定輸入的年齡資料在合理的範圍内。同時，你還可以使用條件格式來突出顯示特定條件下的資料，如将收入超過某個門檻值的行标記為紅色，以便快速識别出高收入人群。
表1-9 資料驗證和條件格式設定流程
| 資料驗證 | 條件格式設定 |
| 1. 選中需要驗證的資料區域 | 1. 選中需要設定條件的資料區域 |
| 2. 點選“資料”頁籤，選擇“資料驗證” | 2. 點選“開始”頁籤，選擇“條件格式” |
| 3. 在“資料驗證”對話框中，選擇“允許”為“整數” | 3. 在“條件格式”對話框中，選擇“突出顯示單元格規則” |
| 4. 在“資料驗證”對話框中，選擇“資料”為“介于”，輸入最小值和最大值 | 4. 在“條件格式”對話框中，選擇“滿足以下條件”為“數值介于”，輸入最小值和最大值 |
| 5. 在“資料驗證”對話框中，選擇“出錯警告”為“停止” | 5. 在“條件格式”對話框中，選擇“格式”為“填充”，選擇顔色 |
| 6. 點選“确定”完成資料驗證設定 | 6. 點選“确定”完成條件格式設定 |
圖1-18 WPS電子表格多種資料驗證和條件格式設定
總之，在WPS電子表格中，單元格資料的快速編輯和填充是提高工作效率的關鍵。通過利用自動填充功能、函數和公式、資料驗證以及條件格式設定等工具，你可以輕松處理大量資料，提高工作效率，同時確定資料的準确性和合規性。
在WPS電子表格中，通過掌握單元格資料的快速編輯和填充技巧，我們不僅可以提高工作效率，還可以更好地管理和分析資料，為決策提供有力支援。
1.3.4 單元格格式和樣式的調整
在WPS電子表格中，單元格格式和樣式的調整對于資料的呈現和可讀性至關重要。通過精心設定單元格格式，我們可以使資料更加清晰、直覺，進而提高工作效率和準确性。例如，在财務報告中，通過調整字型大小、顔色和邊框樣式，可以突出關鍵資料，使報告更加易讀易懂。此外，利用條件格式功能，我們可以根據資料的大小、趨勢或異常值自動應用不同的樣式，進而快速識别和分析資料。這種靈活性和可定制性使得WPS電子表格成為處理和分析資料的強大工具。
在實際應用中，單元格格式和樣式的調整也能夠幫助我們更好地了解和解釋資料。比如，在銷售資料分析中，我們可以使用不同的顔色或圖示來表示銷售額的增長或下降，進而快速識别銷售趨勢。同時，通過調整字型、對齊方式和邊框等樣式，我們可以使資料表格更加美觀和易讀，提高資料的可視化效果。這種資料可視化的方法不僅有助于我們更好地了解和分析資料，還能夠增強資料的說服力和可信度。
通過調整單元格格式和樣式，我們不僅能夠使資料更加清晰、直覺，還能夠提高資料的可讀性和可了解性。這種資料可視化的方法不僅有助于我們更好地分析和解釋資料，還能夠增強資料的說服力和可信度。是以，在WPS電子表格中，熟練掌握單元格格式和樣式的調整技巧對于提高工作效率和準确性具有重要意義。
1.3.5 篩選和分組
在WPS電子表格中，篩選和分組是資料處理與分析的重要工具。通過篩選，使用者可以快速定位到滿足特定條件的資料，進而進行更深入的分析。例如，在一份銷售資料表中，我們可能想要檢視某個特定時間段内銷售額超過某個門檻值的記錄。通過篩選功能，我們可以輕松篩選出這部分資料，并對其進行進一步的分析和可視化。
圖1-19 WPS電子表格篩選功能
分組功能則允許使用者将資料按照某個字段進行歸類，進而更好地了解資料的結構和分布。例如，在一份員工資訊表中，我們可以按照部門對員工進行分組，然後計算每個部門的平均薪資、員工數量等統計資訊。這樣的分組分析有助于我們更全面地了解公司的組織結構和員工構成。
圖1-20 WPS電子表格分組功能
除了基本的篩選和分組功能外，WPS電子表格還提供了進階篩選和條件篩選等擴充功能。這些功能允許使用者根據更複雜的條件對資料進行篩選和分組，進而滿足更進階的資料分析需求。例如，我們可以使用進階篩選功能來篩選出同時滿足多個條件的記錄，或者使用條件篩選功能來動态地改變篩選條件并檢視結果。
在實際應用中，篩選和分組功能被廣泛應用于各種場景。例如，在财務管理中，我們可以使用篩選和分組功能來分析公司的收入和支出情況；在市場營銷中，我們可以使用這些功能來分析不同客戶群體的購買行為和偏好；在人力資源管理中，我們可以使用這些功能來評估員工的工作表現和晉升潛力。
總之，篩選和分組是WPS電子表格中不可或缺的資料處理工具。通過靈活運用這些功能，我們可以更好地了解和分析資料，進而做出更明智的決策。
1.3.6 删除和複制
在WPS電子表格中，删除和複制功能不僅僅是基礎操作，它們更是資料處理和分析的重要工具。想象一下，當你面對一個龐大且複雜的資料集時，如何高效地進行資料清洗和整理成為了一個關鍵問題。這時，删除和複制功能就派上了用場。
首先，讓我們談談删除功能。在資料清洗過程中，我們經常需要删除一些無效、錯誤或重複的資料。
圖1-21 WPS電子表格删除功能
WPS電子表格提供了多種删除選項，如删除行、列、單元格或特定内容。例如，你可以使用“查找和替換”功能來快速删除所有包含特定文本或數字的單元格。這樣，你就能確定資料的準确性和一緻性。
表1-10 WPS電子表格删除選項
| 選項 | 描述 |
| 删除行 | 删除整行資料 |
| 删除列 | 删除整列資料 |
| 删除單元格 | 删除特定單元格資料 |
| 删除特定内容 | 删除特定内容資料 |
接下來是複制功能。在處理資料時，我們經常需要複制和粘貼資料到不同的位置或工作表。WPS電子表格的複制功能不僅支援簡單的單元格複制，還支援公式、格式和樣式的複制。這意味着你可以輕松地将一個單元格的樣式和計算邏輯應用到其他單元格上，大大提高了工作效率。
圖1-22 WPS電子表格複制功能
此外，複制功能還可以與WPS電子表格的其他功能相結合，創造出更強大的資料處理能力。例如，你可以使用複制和粘貼功能來建立資料透視表或圖表。通過複制原始資料到新的工作表或圖表中，你可以輕松地進行資料分析和可視化。
表1-11複制功能與WPS電子表格結合步驟
| 步驟 | 操作 |
| 1 | 選中需要複制的文本 |
| 2 | 點選滑鼠右鍵，選擇“複制” |
| 3 | 打開WPS電子表格 |
| 4 | 在表格中點選滑鼠右鍵，選擇“粘貼” |
| 5 | 完成複制，文本已粘貼到WPS電子表格中 |
值得一提的是，WPS電子表格的删除和複制功能還支援撤銷和重做操作。這意味着如果你不小心删除了重要資料或複制了錯誤的内容，你可以輕松地恢複到之前的狀态。這一功能為使用者提供了強大的資料恢複能力，確定了資料的安全性。
總之，WPS電子表格的删除和複制功能不僅僅是簡單的資料操作工具，它們還是資料處理和分析的重要武器。通過靈活運用這兩個功能，你可以高效地清洗和整理資料，提高工作效率，并確定資料的準确性和安全性。
【總結】
WPS電子表格是金山辦公套件的重要組成部分，提供了功能強大且易于操作的電子表格處理工具。本章将介紹WPS電子表格的基本功能、界面、工作表和單元格概念、編輯和格式化、界面定制與個性化設定等内容。通過掌握這些功能和技巧，使用者可以高效地進行資料處理和分析，滿足職場需求。WPS電子表格可以幫助使用者建立、編輯和管理電子表格，通過設定工作簿參數、使用模闆、快速儲存和自動備份等功能，更好地整理、分析和利用資料。熟練掌握單元格基本操作和編輯技巧，如自動填充、資料篩選和分組等，也是提高工作效率的關鍵。總之，WPS電子表格為使用者提供了豐富的功能和便捷的操作方式，使資料處理變得更加高效和準确。
附錄 複習題1
①WPS電子表格有哪些基本功能？
首先，WPS電子表格支援多種資料類型，包括數字、文本、日期等，并且可以對這些資料進行豐富的格式化處理，如設定字型、顔色、對齊方式等，使資料呈現更加清晰易讀。
其次，WPS電子表格提供了多種函數和公式，使用者可以使用這些函數和公式對資料進行計算、統計和分析。例如，可以使用求和、平均值、最大值、最小值等函數對資料進行快速計算，也可以使用條件語句、資料透視表等進階功能進行資料分析和處理。
此外，WPS電子表格還支援多種圖表類型，如柱形圖、折線圖、餅圖等，使用者可以根據需要選擇合适的圖表類型來展示資料，使資料更加直覺、易于了解。
最後，WPS電子表格還提供了多種資料管理和保護功能，如資料排序、篩選、查找替換等，以及資料保護、密碼加密等安全措施，確定使用者的資料安全和隐私。
總之，WPS電子表格的基本功能豐富多樣，能夠滿足使用者在資料處理、分析和展示方面的各種需求，是一款高效、便捷、易用的電子表格處理軟體。
②如何使用WPS電子表格進行資料篩選和排序？
首先，我們來了解如何進行資料篩選。在WPS電子表格中，資料篩選功能允許使用者根據特定的條件篩選出需要的資料。具體操作步驟如下：
| 步驟 | 操作 |
| 1 | 打開WPS電子表格，并選擇需要進行篩選的資料區域。 |
| 2 | 在工具欄中點選“資料”頁籤，然後在下拉菜單中選擇“篩選”。 |
| 3 | 此時，每個資料列的标題上都會出現一個下拉箭頭。點選需要篩選的列上的下拉箭頭，選擇篩選條件。 |
| 4 | 根據需要，可以選擇單個條件或多個條件進行篩選。設定完成後，點選“确定”按鈕。 |
| 5 | WPS電子表格将根據設定的篩選條件，隻顯示符合條件的資料行。 |
通過資料篩選功能，使用者可以輕松地篩選出符合特定條件的資料，進而更加精确地定位所需資訊。
接下來，我們來了解如何進行資料排序。在WPS電子表格中，資料排序功能允許使用者按照某一列的資料值對資料進行升序或降序排列。具體操作步驟如下：
| 步驟 | 操作 |
| 1 | 打開WPS電子表格，并選擇需要進行排序的資料區域。 |
| 2 | 在工具欄中點選“資料”頁籤，然後在下拉菜單中選擇“排序”。 |
| 3 | 在彈出的排序對話框中，選擇需要按照哪一列進行排序，并選擇排序方式（升序或降序）。 |
| 4 | 點選“确定”按鈕，WPS電子表格将根據設定的排序條件，對資料進行重新排列。 |
通過資料排序功能，使用者可以根據某一列的資料值，快速地将資料進行有序排列，進而更好地進行資料分析和展示。
除了以上介紹的基本篩選和排序功能外，WPS電子表格還提供了更多進階的資料處理功能，如條件彙總、資料透視表等。使用者可以根據自己的需求，結合這些功能進行更複雜的資料處理和分析。
總之，WPS電子表格的資料篩選和排序功能為使用者提供了便捷的資料處理方式。通過靈活運用這些功能，使用者可以更加高效地處理和分析大量資料，提升工作效率。
③WPS電子表格支援哪些函數和公式運算？
WPS電子表格作為一款功能強大的辦公軟體，支援廣泛的函數和公式運算，幫助使用者高效處理資料。其中包括但不限于以下幾類函數：
| 函數類别 | 函數名稱 | 功能描述 |
| 基礎函數 | SUM | 求和 |
| 基礎函數 | AVERAGE | 平均值 |
| 基礎函數 | MAX | 最大值 |
| 基礎函數 | MIN | 最小值 |
| 文本函數 | CONCATENATE | 文本連接配接 |
| 文本函數 | LEFT | 取文本左側字元 |
| 文本函數 | RIGHT | 取文本右側字元 |
| 文本函數 | UPPER | 文本轉換為大寫 |
| 日期和時間函數 | TODAY | 傳回目前日期 |
| 日期和時間函數 | NOW | 傳回目前日期和時間 |
| 日期和時間函數 | DATEDIF | 計算兩個日期之間的內插補點 |
| 查找與引用函數 | VLOOKUP | 垂直查找 |
| 查找與引用函數 | HLOOKUP | 水準查找 |
| 查找與引用函數 | INDEX | 傳回指定位置的值 |
| 财務函數 | PMT | 計算貸款的每期付款額 |
| 财務函數 | FV | 計算投資的未來值 |
| 财務函數 | RATE | 計算定期付款的利率 |
此外，WPS電子表格還支援自定義公式運算，使用者可以根據自己的需求編寫複雜的公式進行資料處理。總的來說，WPS電子表格的函數和公式運算功能十分豐富，能夠滿足使用者在辦公、财務、資料分析等多個領域的需求。
④如何利用WPS電子表格的自動填充功能快速編輯資料？
| 步驟 | 操作 |
| 1 | 選中需要填充的資料範圍 |
| 2 | 點選工具欄中的“填充”按鈕 |
| 3 | 選擇填充類型（如序列、日期等） |
| 4 | 輸入填充的起始值和終止值 |
| 5 | 點選“确定”按鈕，完成自動填充 |
⑤WPS電子表格支援哪些函數和公式運算？
| 函數類型 | 函數名稱 | 函數描述 |
| 數學函數 | SUM | 求和 |
| 數學函數 | AVERAGE | 求平均值 |
| 數學函數 | MAX | 求最大值 |
| 數學函數 | MIN | 求最小值 |
| 數學函數 | ROUND | 四舍五入 |
| 數學函數 | ABS | 絕對值 |
| 數學函數 | SQRT | 平方根 |
| 數學函數 | LOG | 對數 |
| 數學函數 | EXP | 指數 |
| 數學函數 | POWER | 乘方 |
| 數學函數 | MOD | 求餘數 |
| 數學函數 | CEILING | 向上取整 |
| 數學函數 | FLOOR | 向下取整 |
| 數學函數 | TRUNC | 截斷 |
| 數學函數 | SIN | 正弦 |
| 數學函數 | COS | 餘弦 |
| 數學函數 | TAN | 正切 |
| 數學函數 | ASIN | 反正弦 |
| 數學函數 | ACOS | 反餘弦 |
| 數學函數 | ATAN | 反正切 |
| 數學函數 | ATAN2 | 反正切2 |
| 數學函數 | DEGREES | 弧度轉度 |
| 數學函數 | RADIANS | 度轉弧度 |
| 統計函數 | COUNT | 計數 |
| 統計函數 | COUNTIF | 條件計數 |
| 統計函數 | COUNTIFS | 多條件計數 |
| 統計函數 | SUMIF | 條件求和 |
| 統計函數 | SUMIFS | 多條件求和 |
| 統計函數 | AVERAGEIF | 條件求平均值 |
| 統計函數 | AVERAGEIFS | 多條件求平均值 |
| 統計函數 | STDEV | 标準差 |
| 統計函數 | STDEV.S | 樣本标準差 |
| 統計函數 | STDEV.P | 總體标準差 |
| 統計函數 | VAR | 方差 |
| 統計函數 | VAR.S | 樣本方差 |
| 統計函數 | VAR.P | 總體方差 |
| 統計函數 | MEDIAN | 中位數 |
| 統計函數 | MODE | 衆數 |
| 統計函數 | QUARTILE | 四分位數 |
| 統計函數 | PERCENTILE | 百分位數 |
| 統計函數 | PERCENTRANK | 百分等級 |
| 統計函數 | RANK | 排名 |
| 統計函數 | RANK.EQ | 等值排名 |
| 統計函數 | RANK.AVG | 平均排名 |
| 統計函數 | LARGE | 第K大值 |
| 統計函數 | SMALL | 第K小值 |
| 統計函數 | PERMUT | 排列 |
| 統計函數 | COMBIN | 組合 |
| 統計函數 | DEVSQ | 偏差平方和 |
| 統計函數 | GEOMEAN | 幾何平均數 |
| 統計函數 | HARMEAN | 調和平均數 |
| 統計函數 | SUMPRODUCT | 乘積和 |
| 統計函數 | SUBTOTAL | 分類彙總 |
| 統計函數 | FREQUENCY | 頻率分布 |
| 統計函數 | PERCENT | 百分比 |
| 統計函數 | GROWTH | 增長率 |
| 統計函數 | MAXIFS | 多條件最大值 |
| 統計函數 | MINIFS | 多條件最小值 |
| 統計函數 | MODE.MULT | 多值模式 |
| 統計函數 | MODE.SNGL | 單值模式 |
| 統計函數 | T.DIST | 學生t分布 |
| 統計函數 | T.DIST.2T | 學生t分布（雙尾） |
| 統計函數 | T.DIST.RT | 學生t分布（單尾） |
| 統計函數 | T.INV | 學生t分布的逆 |
| 統計函數 | T.INV.2T | 學生t分布的逆（雙尾） |
| 統計函數 | T.INV.RT | 學生t分布的逆（單尾） |
| 統計函數 | F.DIST | F分布 |
| 統計函數 | F.DIST.RT | F分布（單尾） |
| 統計函數 | F.INV | F分布的逆 |
| 統計函數 | F.INV.RT | F分布的逆（單尾） |
| 統計函數 | CHIDIST | 卡方分布 |
| 統計函數 | CHIDIST.RT | 卡方分布（單尾） |
| 統計函數 | CHIDIST.2T | 卡方分布（雙尾） |
| 統計函數 | CHIDIST.INV | 卡方分布的逆 |
| 統計函數 | CHIDIST.INV.RT | 卡方分布的逆（單尾） |
| 統計函數 | CHIDIST.INV.2T | 卡方分布的逆（雙尾） |
| 統計函數 | WEIBULL | 韋伯分布 |
| 統計函數 | WEIBULL.DIST | 韋伯分布 |
| 統計函數 | EXPON.DIST | 指數分布 |
| 統計函數 | NORM.DIST | 正态分布 |
| 統計函數 | NORM.DIST.RT | 正态分布（單尾） |
| 統計函數 | NORM.INV | 正态分布的逆 |
| 統計函數 | NORM.INV.RT | 正态分布的逆（單尾） |
| 統計函數 | NORM.S.DIST | 标準正态分布 |
| 統計函數 | NORM.S.DIST.RT | 标準正态分布（單尾） |
| 統計函數 | NORM.S.INV | 标準正态分布的逆 |
| 統計函數 | NORM.S.INV.RT | 标準正态分布的逆（單尾） |
| 統計函數 | LOGNORM.DIST | 對數正态分布 |
| 統計函數 | LOGNORM.INV | 對數正态分布的逆 |
| 統計函數 | POISSON | 泊松分布 |
| 統計函數 | POISSON.DIST | 泊松分布 |
| 統計函數 | STDEV.P | 總體标準差 |
| 統計函數 | STDEV |
⑥WPS電子表格如何調整單元格格式和樣式？
| 操作 | 步驟 |
| 調整單元格格式 | 選中單元格，點選滑鼠右鍵，選擇“設定單元格格式”，在彈出的對話框中設定字型、字号、對齊方式等。 |
| 調整單元格樣式 | 選中單元格，點選滑鼠右鍵，選擇“設定單元格樣式”，在彈出的對話框中選擇預設的樣式，或者自定義樣式。 |
⑦如何使用WPS電子表格進行資料驗證？
如何使用WPS電子表格進行資料驗證？
| 步驟 | 操作 |
| 1 | 選中需要驗證的資料範圍 |
| 2 | 點選“資料”頁籤，選擇“資料驗證” |
| 3 | 在“資料驗證”對話框中，選擇“設定”頁籤 |
| 4 | 選擇“允許”為“整數”，“資料”為“介于”，“最小值”為“1”，“最大值”為“100” |
| 5 | 點選“确定”，完成資料驗證設定 |
⑧WPS電子表格如何進行條件格式設定？
WPS電子表格條件格式設定表
| 步驟 | 操作 |
| 1 | 選擇需要設定條件格式的單元格或單元格範圍 |
| 2 | 點選開始菜單欄中的“條件格式”按鈕 |
| 3 | 在彈出的下拉菜單中選擇“建立規則” |
| 4 | 在彈出的對話框中選擇條件類型，如“單元格值”、“公式”等 |
| 5 | 設定條件，如“大于”、“等于”、“包含”等 |
| 6 | 設定滿足條件時的格式，如字型顔色、背景顔色、邊框等 |
| 7 | 點選确定，完成條件格式設定 |