天天看點

上司更喜歡的日報,長這樣

作者:鳥哥筆記

來源|産品劉

日報大家應該都不陌生,工作中應該會經常用到。

尤其是作為一名産品經理,寫好日報是必備的技能。原因有以下幾點:

1、很多時候,上司和項目相關人員都通過日報來了解項目的最新動态。

2、産品經理的事情比較多,比較雜,如果身處大公司,流程更繁瑣、更雜。寫日報後,你可以看看你記錄的各種任務發生的次數和時間,這樣你就能了解到自己一天最多能應付多少工作。如果可能的話,可以把這些任務集中處理,這樣就能減少打斷。

另外,在規劃你的工作計劃時,可以考慮到這些因素,給自己留一些備用時間,而不是隻考慮理想狀态下的時間評估。這樣做可以更好地适應工作中的各種變化。

3、每周或每月都對日報進行回顧,因為以天為機關記錄的事情相對比較細緻,而更長的時間跨度可以讓我們對整個情況有個全局性的思考和總結。我們也可以按照項目為機關進行回顧,通過反思、提煉、總結,不斷提高我們今後工作的方法和效率。

這種總結再輸出的過程,對于個人能力和思維水準的提升都有很大的幫助。通過不斷地學習和改進,我們可以更好地應對各種挑戰,提高工作的品質和效果。

那麼,如何寫一份出色的日報呢?我覺得要做好以下幾點:

01、學會分段

很多人日報寫的一大段,自己覺得自己說清楚了,其實上司看了以後,頭都大了。

舉個例子:

很多人可能這樣寫日報:今天一共評審了10個子產品,其中5個子產品順利通過,2個子產品需要修改,3個子產品因為不符合業務訴求是以退回重新和業務對焦方案,5個已認證的子產品已經安排技術開發,預計10天後進入測試階段。

是不是看着比較費勁?

如果我們将大段的文字進行拆分,使用1、2、3等序号進行标注,同時對内容進行篩選,提煉出關鍵資訊。就可以優化成下方這樣:

1、12.17組織評審會,共10個子產品,5個通過,2個需修改,3個退回

2、已認證的子產品,已經與技術對接,預計12.27可進入測試階段。

通過拆分和簡化,整個日報看起來更加清晰易讀,大家也更願意仔細閱讀。

02、在日報開頭添加今日總結

在日報開頭添加今日總結不僅結構清晰,同時還可以将當天的重要點彙總成一個整體,以更全局的角度審視整個項目,為項目做出評估,并為日報的讀者提供全面的資訊。

比如,如果今天項目出現了很多延期,你可以總結一下,指出今日延期較多,對項目産生了一定影響,與各方協調後預計明天将提供解決方案。

如果變更較多,但都在可控範圍内,也可以總結一下,說明今天共有8個變更,但目前評估下來,風險是可控的。

如果今天召開了多次會議,但都沒有得出結論,可以總結一下,說明今日針對某個問題已進行多方溝通,結論尚未産生,但會繼續推進。

通過這些開頭的總結,大家對項目的整體狀況會有更深刻的感覺,不再僅僅關注某一點的問題,而是對整個項目有了更全面的認識。這有助于更好地了解項目的動态和方向。

03、要有閉環

不要進行開放性描述,一定要有閉環。

什麼是開放性描述呢?就是那些說了一堆事情,但沒有明确原因、結論或後續動作的描述。比如,今天某個任務延期了,或者業務方案發生了變更,如果沒有解釋原因、結論或後續動作,就屬于開放性描述。

當大家看到這種開放性描述時,通常會感到困惑:這個延期到底有多嚴重?是整個項目延期了還是某一環節延期了?為什麼會延期?有沒有解決方案?方案變更對項目有沒有實質影響?如果缺少這些資訊,就會引發各種疑問,産品經理需要不斷回應大家的提問,這既增加了溝通成本,也顯得繁瑣。

那麼什麼是閉環呢?不是簡單地給出一個解決方案,而是要把事情追根溯源,處理到不能再處理的地步,這時候就可以說達成了閉環。

比如:“直播功能業務方案變更了,今天已與業務方協商并确定了解決方案。”

這個描述看起來好像對業務進行了協商,并推動了後續發展,但實際上并沒有真正完結。業務方案為什麼變更?是否涉及到外部問題?新方案何時能出來?變更對項目進展有沒有實質影響?如果有,如何處理和彌補?這些都是需要産品經理深入挖掘的問題。

将這些資訊挖掘到之後,再整理成結論,這才是真正的閉環。是以,我通常會先把所有可能的資訊都挖掘一遍,然後輸出結論:

1、直播功能因為預算問題需要變更方案,已同步給所有相關方

2、與業務方及财務共同對齊,12.18進行預算重新申報稽核,最晚12.19給出最新業務方案

3、(無影響版本)與技術讨論後,12.19之前給出業務方案對目前進度不影響

4、(有影響版本)與技術讨論後,業務方案變更導緻目前開發進度停滞,會優先啟動另一需求,待12.19業務方案給出後重新評估,目前延期風險較高。

這樣一來,無論是問題的根本原因,還是資訊同步、解決方案以及後續時間規劃都能清晰地回報出來,大家會更容易了解。日報的内容很大程度上反映了産品經理的管理方式,我們需要深入追溯,抓住問題的根本,才能在項目管理上做到極緻,真正幫助團隊解決問題。

04、可以用一些比較新穎的形式

用圖表、顔色遞進和流程圖等新穎形式,讓日報資訊一目了然。圖表生動展示工作進度,顔色遞進突出重點,流程圖清晰呈現工作流程。這樣不僅提升了可讀性,還使日報更生動有趣。讓團隊輕松了解到整體的項目進展情況。

如果在摸魚,日報要如何寫?

這種情況,我之前也遇到過。以前每天都得寫日報,但有時候一整天的工作任務不多,基本上就是看文檔、查資料,要彙報的内容真心不多。那時候我就想了一種巧妙的彙報方式:

  1. 将當天的工作内容拆解得更詳細。比如說,如果完成了某個功能,我就把這個功能的各個細節都列出來,每個細節都寫進日報。
  2. 把學到的新知識和調研到的資料也納入到日報中。

這樣一來,即使任務看起來比較零散,通過拆分和記錄每個小點,整個日報看起來就會充實很多。而且把學到的知識和調研到的資料也寫進去,不僅展示了你的工作進展,還能夠突顯你在學習和積累新知識方面的努力。這種方法讓我即使在摸魚也能夠送出一份有料的日報。

最後,你覺得寫好日報還需要注意哪些點呢?可以在評論區說出你的看法。