做了幾年采購員，職位老升不上去？
可能是你的郵件寫得不好哦~
電子郵件已經成為了采購的日常工作中必不可少的溝通工具之一。但是有很多采購人雖然工作做得很好，偏偏就敗在發郵件這件小事上~
對照自檢，看看有沒有你的影子：
- 郵件内容喜歡使用各種字型和顔色
- 郵件裡寫“附件中為blabla...”，卻壓根沒加附件。
- 郵件裡添加表情符号還亂用語氣詞感歎号
- 空白标題...
- 郵件永遠沒抄送直接上司和主管
- 越級發郵件···
- 郵件格式無法閱讀，沒有最終的簽名
- ······
如果你有以上的情況出現，那麼就可得好好學學郵件禮儀了了，這很可能影響着你的晉升。
現在郵件發送已經成為了一個職場人必備的技能，若注重了郵件禮儀，也許會讓你事半功倍，實作從優秀到卓越。
那，究竟如何做好郵件禮儀呢，且聽我慢慢道來：
目錄
⊙ 主題
⊙ 稱呼與問候
⊙ 正文
⊙ 附件
⊙ 結尾簽名
⊙ 發送、抄送、密送
1、關于主題
主題是接收者了解郵件的第一資訊，是以主題必須非常明确，以便收件人迅速了解郵件内容并判斷其重要性。請注意以下幾點：
- 一定不能使用空白标題，這是最低級的錯誤；
- 不做标題黨，郵件标題要保證讓别人知道你要做什麼；
- 标題要盡量簡短，不宜冗長；
- 一封郵件隻針對一件事情，不宜在一封郵件裡讨論多件事情，為了日後好整理。
正确示例：
會議邀請：XX公司将于X年X月X日在XX舉辦XX活動，邀請您莅臨指導
2、稱呼與問候
俗話說，禮多人不怪。要在郵件中盡量表現的禮貌客氣一些，這樣即便處理事情來也友善很多。關于稱呼與問候，有以下幾點需要注意的：
- 恰當地稱呼收件者，拿捏尺度，忌不稱呼，忌亂稱呼。如果對方有職務可稱xx經理、xx老師，若不清楚職務、則稱XX先生、女士。
- 對于不熟的收件對象，尤其是不熟的工作對象千萬不要逮誰都親愛的xxx,顯得很熟絡。應使用尊敬的xx 等方式。
- 開頭最好有個問候語 ，你好！您好！以示禮貌，不要給别人一種 “你應該知道我是誰的吧我就不客套了” 的感覺。
3、關于正文
正文是郵件的核心内容，搞定郵件内容是很重要的事情：
- 郵件正文應簡明扼要的說清楚事情，多用簡單詞彙和短句，準确清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句；
- 根據接收人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對内還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不适；
- 如果事情複雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明确的說明；
- 郵件代表商務，慎重使用表情；
- 忌通篇強調，隻選擇，你認為最重要的地方進行加粗或者加文字背景色強調即可；
- 在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。
4、關于附件
- 如果郵件帶有附件，應在正文裡面提示收件人檢視附件。
- 附件檔案命名很重要，最好能夠概括附件的内容，友善收件人下載下傳後管理。
- 附件數目 不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個檔案。
- 如果附件是特殊格式檔案，應該在正文中 說明打開方式，以免影響使用。
5、關于結尾簽名
電子郵件消息末尾加上簽名檔是非常有必要的。簽名檔可包括 姓名、職務、公司、電話、傳真、位址 等資訊，但資訊不宜行數過多，一般不超過4行。你隻需将一些必要資訊放在上面，對方如果需要更詳細的資訊，自然會與你聯系的。
6、關于抄送、發送、密送
發送位址區，有收件人、抄送人、密送人三個部分。
要區分To和CC還有BCC（區分收件人、抄送人、秘送人）
- TO的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回複響應；
- CC的人則隻是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，如果CC的人有建議，當然可以回Email；
- BCC是秘送，即收信人是不知道你發給了BCC的人了的；
- TO，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以；
最後，再給大家附上一份《關于華為公司郵件禮儀的倡議》
總 裁 辦 電 子 郵 件
電郵其他【2017】013号 簽發人：任正非
轉發《關于華為公司郵件禮儀的倡議》
社交禮儀是人際交往、社會交往活動中，用于表示尊重、親善和友好的首選行為規範和慣用形式。而郵件，作為企業内部重要的數字化社交手段，也要遵循一定的禮儀，避免垃圾郵件、無效郵件等浪費員工時間、消耗公司資源的問題，確定員工之間的高效溝通。
為此我們倡議每一位員工提升郵件文明度，踐行郵件禮儀，減少資訊垃圾，共同創造郵件清潔環境！
1、溝通有多種方式，選擇郵件溝通方式，請首先确認是否是最有效的方式。
2、不要把資訊群發或群回給不相關的人，沒有人會對垃圾郵件感興趣，除了郵件系統清潔員。
3、 收件人比較多的時候，密送是一個很好的方式。
4、不做标題黨，但郵件标題要保證讓别人知道你要做什麼。
5、适當使用特殊字元（如“* 【】★”等）突出标題，引起收件人注意，但不要随便使用“緊急”之類的字眼。
6、 若非衆人皆知的超級大咖，你不應漏掉必要的稱呼和落款。
7、 說話做到簡潔精練可能較難，郵件做到簡潔精練很簡單，因為，你有足夠的時間思考。
8、 一個郵件能說明白的事，就不要分成好幾個。比如：更新……再更新……；補充……，再補充……
9、 發出去的郵件盡量保證格式整齊便于閱讀、沒有錯别字，不要給人留下粗心、不靠譜的印象。
10、 正确使用标點符号，通過标點收件人可以看出你的性格和情緒。
11、 做一個有禮貌的人，不僅僅是面對面的，書面文字更能展現你的涵養。
12、 超過5M的大附件最好别用郵件發送占用别人郵箱空間，通過連結共享或用IM傳輸也很友善。
13、 如果不是特别忙、特别為難或者完全不想搭理，盡量早點回複别人的郵件，因為人家可能在等。
14、 出差或休假期間應設定自動回複，提示發件人工作委托對象或緊急事務的處理方式，以免影響工作。
15、 “垃圾郵件”既然都稱為垃圾了，舉報就是責任。
本文的責任部門是品質與流程IT管理部，由其負責解釋和管理。
看完這些發郵件的小Tips，是不是覺得發好一封郵件也是不容易？職場無小事，想要升值加薪，先從好好寫郵件開始。