什麼是工作流優化？

一、什麼是工作流優化？

工作流優化使用政策和戰術來提高組織的管理、工業和其他流程的效率，成功的工作流優化将降低成本、錯誤發生和完成任務所需的時間。

工作流是一系列活動，用于解構組織内各種可重複流程的步驟。随着業務的增長，工作流程變得更加複雜和衆多，保持工作流程簡單以避免浪費和效率低下至關重要，這就是自動化發揮作用的時候。

自動化工作流程優化帶來了巨大的好處，例如改善協作、生産力和決策，為業務增長和創新鋪平了道路。無論組織計劃建立庫存管理還是員工或客戶入職工作流程，自動化都能推動成功。在這裡檢視頂級公司和專家如何成功優化他們的工作流程。

雖然工作流程可以在一次革命性的大修中修複，但增量修複更常見且破壞性更小。

工作流優化在以下元素方面改進了工作流：

效率、成本、時間、資源使用率、浪費。

工作流分析通常是該過程的第一步，許多企業在嘗試增強工作流程時犯了自動化低效程式的錯誤。雖然自動化可能是工作流程優化方法的關鍵組成部分，但它不是靈丹妙藥，隻有在仔細的工作流程分析之後才能實作。

成功優化其工作流的組織遵循一組核心最佳實踐，遵循這些程式将顯着提高組織效率并為你提供競争優勢。工作流程優化表面上看起來非常簡單，但需要考慮許多事項。

二、工作流程有效性的決定因素

确定工作流是否有效或需要返工非常重要，必須有一個審計系統。例如，工作流管理軟體可以幫助自動化工作流，以實作快速、可靠和安全的通路，進而簡化業務流程。雖然沒有特定的規則或公式來執行此步驟，但組織可以根據其利基、任務、業務政策、工作角色和總體目标來權衡促成因素。

例如，各種因素（例如以下因素）可能會對工作流産生影響：

員工士氣、員工的技能水準、面向企業的數字生态系統、業務流程設計、組織文化管理、辦公室環境。

組織可以從改進這些方面獲得顯着和積極的好處，在進行任何調整之前，研究和了解組織至關重要，因為它是一台複雜的機器。

三、簡化工作流程的優勢

上述元素可能會對業務成果産生影響，例如：

績效、有效性、雇主信譽、最終盈利、創新、靈活、效率。

在建立工作流程優化政策時，這些是需要考慮和關注的最關鍵領域。然而，工作流程是戰術和技術性的。

四、加強業務營運的技術

讓我們看幾個可以簡化的人力資源工作流程示例，以闡明這意味着什麼：

招聘、員工入職、員工教育訓練、職業發展、員工離職。

然後，可以根據上述因素（效率、成本、時間和浪費）對工作流程進行劃分和改進。設定目标至關重要，正如我們将在以下段落中看到的那樣，這些目标将指定你的整個方法。例如，減少廢物戰略與創新戰略有很大不同。

五、人力資源流程優化案例研究

以下是人力資源經理優化人力資源工作流程的操作示例，并遵循人力資源示例。在選擇要增強的特定工作流程之後，人力資源經理可能會考慮使用以下政策：

改進企業流程的有組織的方法，如精益或六西格瑪

招聘軟體，如申請人跟蹤系統

增強雇主品牌的方法

管理者工的政策

改進招聘政策，如外聯和營銷

數字采用平台和其他軟體，以提高入職和教育訓練等基本人力資源活動的生産力

人力資源部或公司内的任何其他部門可以使用相同的程式來執行任何其他業務功能。

六、增強工作流程時要遵循的程式

啟動組織變革通常應通過以下階段進行：

1、評估業務需求

在整個步驟中，利益相關者将評估工作流程、可能存在的任何困難、這些問題的潛在解決方案以及其他因素。

如何在你的業務中提出請求？使用哪些管道進行溝通？處理這些請求需要多長時間？你的團隊适應變化的速度有多快？你的員工是否有時間進行創新，或者他們是否被同樣的舊任務所困擾？

分析組織目前的工作流程可能看起來很單調，但毫無疑問，查明問題并制定更明智的行動計劃是最關鍵的任務之一。

在此階段要執行的操作示例包括：

分析現有流程

确定需求、錯誤和不足

确定可能的答案

對業務進行差距分析

确定改變的障礙

所有這些資訊将指導優化過程中的以下步驟。

2、制定戰略和規劃

然後，适當的經理将建立一個整體戰略和一個變革管理計劃，以使用第一步中收集的資料來實作一組特定的目标。

在此階段，管理人員将：

建立總體目标

制定戰略和計劃來實作這些目标。

建立與目标相關的目标、度量和KPI。

配置設定職責和角色。

到目前為止所做的所有行動都将被視為準備，也許整個項目最關鍵的方面就是這一點，計劃不周會導緻效率低下、結果不佳甚至失敗。

3、執行、管理和優化計劃至關重要

為了使計劃得以實作，正确的執行、管理和優化至關重要，錯過一個重要的步驟可能會阻礙組織實作未來的目标和流程，經理和團隊成員必須共同努力，通過使用正确的工具和政策使其發揮作用。

以下是在此階段要執行的操作：

将你之前建立的計劃付諸行動

密切關注并改進優化政策

實時資料收集

根據需要根據資料調整政策，使其具有靈活性。

但是，即使在優化方法完成後，将其總結并再次檢查也至關重要。

4、盡可能多地自動化

如前所述，自動化工作流程可以對整體業務營運産生巨大影響，自動化是一個高度技術性的術語，涉及使用軟體程式通過資料內建和配置根據感覺需求建立預定的操作和解決方案。換句話說，自動化是在幾乎沒有人為幹擾的情況下完成任務的技術過程。

組織的員工花時間從事單調的工作，這使他們無法充分發揮潛力。它是你的理想選擇，可以使用高品質的技術工具來實作流程自動化，同時讓你快速通路關鍵業務資料。

5、回顧

項目結束後，你應該執行以下操作：

收集資料和結果

審查并與重要利益相關者讨論這些發現

加強新的程式和指導

持續負責

在整個過程中，應根據需要繼續調整流程。

任何業務流程都可以通過将其分解為這些基本步驟并處理影響工作流的過時次元和變量來優化。最後，了解正在進行的持續改進過程與單個優化項目之間的差別至關重要。

在組織内內建流程優化與執行上述一次性優化工作同樣重要，持續的流程優化可以在生産力、績效、靈活性和創造力方面使組織受益。是以，使用六西格瑪、精益或全面品質管理等業務流程改進技術進行短期和長期改進項目至關重要。

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