使用 Microsoft Exchange Server 帳戶進行脫機工作
如果正在使用 Microsoft Exchange Server 帳戶，則郵件會儲存在伺服器的郵箱中。 連接配接到伺服器并聯機工作時，可使用 Outlook 中的所有功能，例如打開項目、在檔案夾間移動項目以及删除項目。 但在脫機工作時，無法通路該伺服器上的任何項目。 此時可使用計算機的脫機 Outlook 資料檔案 (.ost) 中儲存的脫機檔案夾。
脫機 Outlook 資料檔案 (.ost) 檔案是 Exchange 郵箱的副本。 聯機工作時，此檔案會自動與伺服器同步進而使兩個副本一緻，在一個副本中進行的修改也會應用到另一個副本。 如果無法建立到 Exchange 的連接配接，則可将 Outlook 配置成自動脫機啟動。 也可以在聯機和脫機連接配接狀态之間手動切換并選擇讓哪些 Exchange 檔案夾在本地計算機上保持為最新。
如果使用 Exchange 帳戶，推薦您使用緩存 Exchange 模式。 如果使用緩存 Exchange 模式，脫機工作的大多數理由就不存在了。 缺少網絡連接配接這一問題您實際上是感覺不到的，因為您可以繼續使用您的項目。
預設情況下，緩存 Exchange 模式會建立并使用脫機 Outlook 資料檔案 (.ost)，然後下載下傳和維護所有郵箱檔案夾中的項目的同步副本。 可在自己的計算機上使用自己的資訊，Outlook 會将該資訊與伺服器進行同步。
無論您是在辦公室、在家裡或者在飛機上，網絡的變化或者可用性對您來說都是透明的。 當您到 Exchange 的連接配接中斷時，您可以繼續使用您的資料。 在連接配接恢複後，Outlook 将自動同步所做的更改，伺服器上的檔案夾和項目與您的計算機上的檔案夾和項目又會完全一樣了。 到伺服器的連接配接管理和保持資料的更新是由 Outlook 來處理的。 不需要切換到脫機工作，也不需要一直嘗試重新連接配接到伺服器 － 一切都是自動完成的。
緩存 Exchange 模式還使您免于設定發送/接收組，因為它會選取您希望脫機時可用的檔案夾，并使這些檔案夾保持同步。
仍然可能需要您來選擇脫機工作的唯一情況是：當您希望更進一步控制要向您的 Exchange 郵箱的本地副本中下載下傳哪些内容時。 這可能包括以下情況：您正在使用根據傳輸的資料量來進行收費的連接配接或者服務。 緩存 Exchange 模式會将所有内容保持為最新。 脫機工作允許您使用發送/接收組來完善需要進行同步處理的資訊的類型和數量。
如果未使用 Exchange 帳戶，會怎麼樣？ 很多人使用來自 Internet 服務提供商 (ISP) 的 POP3/IMAP 帳戶，或者使用基于 Web 的帳戶，如 Outlook.com(以前稱為 Hotmail)。
最快捷的脫機工作方式是使用預設的 Outlook 設定。 如果想要自定義這些設定(包括脫機 Outlook 資料檔案 (.ost) 的儲存位置)，請遵循自定義設定說明操作。
快速設定
在“發送/接收”頁籤上的“首選項”組中，單擊“脫機工作”。
若要設定脫機 Outlook 資料檔案 (.ost)，請單擊“确定”。
預設情況下，“啟動時提醒以便選擇是否脫機或聯機工作”複選框處于選中狀态。 如果想要在連接配接可用時始終讓 Outlook 聯機工作，請清除此複選框。
建立脫機 Outlook 資料檔案 (.ost) 後，退出并重新開機 Outlook 時，必須将 Exchange 郵箱與新檔案同步。 最快速的操作方式如下：在“發送/接收”頁籤的“發送和接收”組中，單擊“發送/接收所有檔案夾”。
自定義設定
如果想要自定義脫機 Outlook 資料檔案 (.ost) 設定(例如該檔案在計算機上的儲存位置)，請執行下列操作：
如果尚未建立脫機 Outlook 資料檔案 (.ost)，請建立該檔案。
建立脫機 Outlook 資料檔案 (.ost)
單擊“檔案”頁籤。
單擊“帳戶設定”，然後再單擊“帳戶設定”。
在“電子郵件”頁籤上，選擇 Exchange Server 帳戶，然後單擊“更改”。
單擊“其他設定”。
單擊“進階”頁籤，然後單擊“脫機檔案夾檔案配置”。
在“檔案”框中，鍵入要用作 .ost 檔案的檔案的路徑。
預設的檔案名是 Outlook.ost。 如果該檔案已經存在，系統會提示您輸入新的名稱。
單擊“檔案”菜單，
單擊“帳戶設定”，然後再單擊“帳戶設定”。
在“電子郵件”頁籤上，選擇 Exchange 帳戶，然後單擊“更改”。
單擊“其他設定”。
請執行下列操作之一：
始終脫機啟動 Outlook 單擊“手動控制連接配接狀态”，然後單擊“脫機并使用撥号網絡”。
每次啟動 Outlook 時選擇是脫機工作還是聯機工作 單擊“手動控制連接配接狀态”，然後選中“選擇啟動時的連接配接類型”複選框。
始終連接配接到網絡 單擊“手動控制連接配接狀态”，然後單擊“與網絡連接配接”。
Outlook 自動檢測是否具有到伺服器的連接配接 單擊“自動檢測連接配接狀态”。 如果 Outlook 不能連接配接到郵件伺服器，它将自動以脫機模式啟動。
注意: 若要指定在通知您重試或脫機工作之前等待伺服器響應的時間，請在“秒後伺服器連接配接逾時”框中鍵入數字。