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讓資料透視表能自動同步資料源的幾種重新整理方法#office辦公技巧

作者:Excel卓哥說

Excel卓哥說:讓透視表能自動同步資料源的幾種重新整理方法。關于資料透視表的各種重新整理,也就是透視表的資料能否跟原始資料保持同步?這樣一個問題也是背景留言,還有我的系統課程學員問得比較多的,那我就用這一集把透視表的幾種重新整理方式跟各位梳理一下。

我們遇到的資料源發生變化無非就是被修改、删除和資料增加或者減少。這幾種情況,接下來我分享幾種重新整理資料的方法。

方法:手動重新整理。當資料源發生變化時,我們可以點選資料透視表任意單元格,單擊右鍵選擇"重新整理"。或者我們直接在資料透視表對應的功能區中,直接點選"重新整理"按鈕。但每次都要手動重新整理,還有點麻煩,有沒有自動重新整理的方法呢?

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打開檔案時自動重新整理。我們對透視表中任意單元格單擊右鍵,選擇"資料透視表選項",在彈出的資料透視表選項,我們點選"資料"頁籤。

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然後看到這裡了嗎?打開檔案時重新整理資料,這個在預設狀态下是不會選中的,我們勾選它再确定。這樣每次打開檔案的時候,資料透視表都會自動重新整理啦。

以上兩種方法在對資料源增加資料時,有時候會失敗(失效)。原因就看我們在建立資料透視表時,是如何選擇資料源區域的。當然,我個人的建議是,我們在建立透視表前,先單擊,插入|表格,把我們的原始資料轉化為超級表狀态。這樣不論資料源是增是減,透視表都可以重新整理同步了。

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超級表的是什麼?怎麼做?我前面也分享過了。

方法3:外部資料的重新整理方法。如果透視表的資料是基于對外部資料的查詢,也就是資料源不是,Excel會在背景進行重新整理。當然,我們也可以設定重新整理的方式。比如,您現在看到這個表格,是我連接配接到另一個外部資料,建立的資料透視表。我們選中表格任意單元格,單擊資料透視表分析功能區,單擊重新整理下拉菜單中的這個"連接配接屬性"。注意隻有在連接配接外部資料的時候,您才能選中噢!我們勾選"允許背景重新整理"。同時,我們還可以在這裡設定定時重新整理,勾選重新整理頻率,我們可以自己定義時間間隔,比如10分鐘,這樣我們的透視表就會自動每10分鐘自動同步資料源,重新整理一次了。

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好了,如果你覺得我講得還不錯的話呢?如果您想持續學習呢,如果您是真的想要系統學習Excel,記得給我私信留言吧。這裡我還是有必要說一下。當我們進行資料分析時,每一次向資料透視表中添加、删除或者移動字段,資料透視表都會自動更新一次。但是如果您的資料量比較大,每次更新時都需要等待較長的時間,這樣不僅影響下一步操作,關鍵是它影響心情呀。是以,我們可以勾選資料透視表字段清單中,最最最下方的"延遲布局更新"。這樣就可以延遲資料透視表的更新,等所有字段都調整好,最後再總的執行一次更新。

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但是,您各位一定一定要取消勾選。在您的透視表布局完成後,"延遲布局更新",複選框。否則你将無法在透視表中使用排序、篩選、組合等其他功能。

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好了,就啰嗦到這裡了。我想大多數看我視訊的小夥伴,可能不太有機會聽我線下授課。這可都是我在實際授課過程中遇到的問題呀。在我的線下企業内訓中。我也是這樣講解的,我的良苦用心。

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