中小型門店在日常經營中，常常會涉及到有關商品采購、消耗、庫存盤點等業務子產品，業務人員在日常工作中便需要做好采購設計、商品管理和相應營運動作。那麼在采購流程中，相應的設計系統和核心環節，應該包括哪些方面、注意哪些細節呢？一起來看看作者的解讀。
門店在日常經營中，會涉及到對商品的采購、收發、消耗、庫存盤點等。對商品來說，最先涉及的是商品的采購環節，合理、便捷的采購設計，對門店的商品管理和營運來說十分重要。
本文以美業行業的中小型門店為例，分析采購過程的核心環節及系統設計要點。
老李是一家美業公司的采購人員，在日常的工作中，老李一般會向供應商進行采購申請，采購申請待審批後，供應商開始對商品進行發貨，等到收到商品時，老李再進行采購商品的數量、品質、金額等進行确認，确認無誤後再進行商品入庫到門店倉庫，同時财務在收到發票及結算款項後，至此整個采購環節完畢。
老李的整個采購流程，至少涉及到以下環節：
一、采購申請
采購申請主要是對合作供應商的商品、數量、規格等進行申請，送出采購申請單後，待上司稽核。此時老李看到的采購單的狀态為：申請中。
設計要點
1）采購申請涉及一般涉及到供應商、商品資訊
① 供應商資訊
a. 供應商名稱
b. 供應商等級
門店可内部進行評判，一般根據供應商的品質進行評級，可設計為：S、A、B、C、D等等級，作為采購時選擇供應商的判斷标準，優先對等級高的供應商進行采購。
c. 供應商狀态
供應商狀态一般有：1、正常；2、禁用；3、稽核中。
采購時，隻可對正常狀态的供應商進行采購。
（對供應商的管理，可在單獨的功能子產品進行維護處理。）
② 商品資訊
- 商品編号
- 商品名稱
- 商品機關
- 商品規格
- 商品分類
- 采購價格
- 采購數量
③ 其他資訊
- 财務相關資訊：付款方式、付款周期、預付款、預計到貨時間、是否需要發票、票據類型等。
- 采購備注。
2）安全庫存
庫存存量是采購員進行采購的重要資訊，采購申請前，一般需要先進行庫存盤點，針對庫存較少的商品進行優先采購，是以商品的安全庫存設定非常重要。
門店可在商品資料中進行商品的安全庫存進行預警設定，當該商品庫存低于設定的安全庫存時，系統進行推送補貨通知，對管理者來說有備無患；采購申請頁面上展示低安全庫存的商品、目前庫存、安全存量等資訊，便于采購員批量選擇，一鍵采購。
3）批量多供應商采購
設計采購功能時，對多供應商進行采購同一SKU商品時，可同時進行多供應商采購處理；同時産品資料設計時，同一個SKU商品可選擇多個供應商。
如：老李在對A、B、C三家供應商進行采購同一SKU商品時，如隻能對一個供應商進行采購，至少需要針對A、B、C三家供應商各錄入一次單據。
如使用批量采購，操作一次即可，這時可支援同一個單據進行對A、B、C三家供應商同時采購，單據生成為各自供應商的3個單據，提升錄單效率。
4）批量處理商品采購數量
老李單次采購的商品可能涉及很多種類：如洗髮乳、精油、染發劑等等，對采購商品可進行一鍵批量處理采購數量，提高錄單效率和準确性，有特殊商品的采購資料需要修改時再進行單獨修改。
此外，為了提高采購錄單效率，還可配備掃碼槍自動識别商品。
二、采購審批
1）稽核中
上司看到老李的采購單子，未進行稽核的狀态。
此時，可對稽核中的采購單進行稽核通過或稽核拒絕處理。
2）采購中
申請采購送出後，稽核通過，但未采購完成的狀态。
上司看到老李的采購單子，對采購單的商品、規格、批次、金額和财務相關資訊等關鍵資訊進行稽核後，稽核通過的狀态。
稽核時，稽核人可針對采購單進行關鍵資訊調整。如可調整采購單的商品數量、金額等資訊。
3）未通過
申請采購送出後，稽核未通過狀态。
上級上司看到老李的采購單子，對采購單的商品、規格、批次、金額和财務相關資訊等關鍵資訊進行稽核後，核算部分部分資訊有誤，備注上被拒原因，對采購單進行拒絕操作。
設計要點
稽核權限：
對中小型門店來說，一般都是由單獨的人員去負責采購和審批，不涉及多級和多人審批，稽核的權限設定，可通過菜單權限控制即可。
對大型連鎖或稽核流程較為複雜的門店，可能涉及到會簽、或簽和多層級審批的業務，這時就需要對采購審批進行單獨采購申請審批功能設計。
三、采購收貨
此時采購單的狀态為：已完成。
申請采購送出後，稽核通過後，采購完成狀态。
采購單審批通過後，供應商開始線下發貨，老李對供應商的采購商品實際收到後，進行逐一盤點，确認無誤後進行采購完成确認操作，表示該采購單已完成。
設計要點
1）采購确認直接生成入庫單
在進行采購收貨的同時，系統可指定入庫倉庫，直接進行操作入庫，采購到貨入庫時可标記為：采購入庫方式，系統自動生成相應的入庫單資料。
2）采購數量和實際收貨數量調整
在進行采購收貨時，由于商品在運輸過程中可能存在損壞、丢失等情況，實際收到的商品數量或符合品質的商品極有可能缺少，是以在收貨需要對商品收貨數量、缺貨數量、損壞數量等進行重新編輯。
3）同一采購單，可進行多次自動入庫
老李單次向同一個供應商采購的商品可能涉及很多種類：如洗髮乳100箱、精油100箱、染發劑100箱，由于生産原因，發貨時隻發出了洗髮乳90箱、精油100箱。
當洗髮乳90箱、精油100箱到貨時，經老李對數量和品質進行盤點後，該采購單隻入庫了洗髮乳90箱、精油100箱；剩餘的洗髮乳10箱和染發劑100箱可下次到貨時，再對該采購單進行入庫。
是以對同一個采購單據需可進行多次部分到貨标記，并可進行多次入庫操作，直至該采購單采購完成。
系統設計時，采購收貨狀态可設計為：1、待收貨；2、部分收貨；3、全部收貨。
注：關于采購商品的庫存，可根據實際業務需要在系統中設計總在途庫存、最近3天在途庫存。
最近3天在途庫存指預計3天可到貨的商品數量，可用做真實庫存進行銷售。在門店做類似秒殺等易爆單的活動時，門店可正常發貨，不影響使用者的購買體驗的同時，也可提升門店的業績。
四、采購入庫
采購确認收貨後，進行采購完成的同時，可直接對采購單進行操作入庫。該流程在步驟三時已同步操作，不再贅述（入庫方式涉及多種，如盤盈入庫、退貨入庫、采購入庫等，本文隻讨論跟采購入庫；關于商品入庫，以後單獨整理一篇文章）。
五、财務結算
采購确認收貨後，采購資料自動流轉至财務管理人員處理，财務可對供應商的采購付款方式、預付款、預計付款周期、是否已結算、是否開具發票和其他重要資訊進行編輯和注備。
付款周期和發票資訊對于财務來說十分重要，付款周期涉及到公司的現金流運轉；發票可用做抵稅和交易憑證等，對于采購發票和付款周期的跟蹤十分必要。
商品采購是門店進行商品入庫的前提，涉及門店商品資訊管理和财務發票結算，對門店做營銷活動、日常商品盤點和發票管理十分重要，合理、高效的采購設計對涉及采購環節的人員十分必要。
本文對美業的中小型門店的采購功能設計進行說明，對供應商的資訊管理、供應商的采購管理環節及物流環節不在本文讨論範圍内。
以上就是關于美業中小型門店的采購流程和設計要點說明，有不足之處還請交流斧正。
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