大家好，我是月球挖掘機。
每個公司在使用Office365的時候，都會設定郵件在伺服器的儲存時長，儲存時長到期的郵件會被伺服器删除，那麼如何避免這種問題呢？本篇講一下關于office郵件預設儲存時長政策的設定與更改。
檢視郵件的預設儲存時長
收到的郵件标題處顯示預設的儲存時長：Delet in 6 months
檢視收件箱的Policy，預設也是Delete in 6 months。代表公司設定的郵件預設儲存時長為6個月。在6個月後，會自動删除6個月之前的郵件。
是以如果想要長期儲存郵件，必須延長郵件在伺服器上的儲存時長或者将郵件存檔到本地。
解決方法：
1. 本地存檔
本地存檔即我們常用到的在本地建立PST資料檔案，将郵件儲存到本地pst資料檔案，避免服務上郵件到期後自動删除。
點選File>Account Settings>Account Settings
Data Files > Add 選擇儲存位置，添加本地資料檔案。
本地資料檔案添加成功：
儲存到本地存檔的方法：
選擇收件箱其中的一封郵件，Ctrl +A 選中所有的郵件，按住滑鼠左鍵，拖動到本地資料檔案中的檔案夾中。
這裡其實可以使用office365的整理舊郵件-自動存檔的功能，但有的公司把此功能禁用了，在File>Tools中沒有存檔的設定。是以在此情況下，就要使用上面手動把郵件拖動存到本地的資料檔案上面。
2. 線上存檔
公司政策office365線上存檔的儲存時間政策是3年，是以可以使用線上存檔的方法，将郵件儲存更長的時間。此方法适用于郵件長期需要線上檢視，不友善本地存檔的使用者。選擇郵件，右鍵選擇Archive，郵件會存檔到office365的線上【存檔】檔案夾
檢視線上的【存檔】檔案夾，時長自動變為了3年。
3. 在收件箱建立子檔案夾，修改子檔案夾的Policy為3年
使用此方法後，将郵件移動到收件箱下的子檔案夾下，郵件的儲存時間自動繼承這個子檔案夾的Policy，儲存時長會自動變為3年。
修改為3年：
移動郵件到該檔案夾中，時長自動由6個月變為3年。（移動的操作可以通過建立規則，收到郵件自動移動到相應的檔案夾中，關于如何建立規則，請通路我的另外一篇文章：建立郵件規則）
4. 選擇郵件，應用規則
全選郵件，右鍵選擇assign Policy > Personal-3 Yr retention (3 years)，操作後，所有的郵件會變為3年的儲存時長，但此操作影響有限，隻會影響到目前選中的郵件，未選中的郵件或之後收到的郵件還是預設繼承收件箱的檔案夾權限。
如你還有相關問題未解決，可以評論交流～