全球案例 | Dropbox: 在 COVID-19 時代通過 Atlassian 為遠端工作提供動力

對于 Dropbox 的首席資訊官 Sylvie Veilleux 而言，企業靈活性和向分布式團隊的突然轉變是密不可分的。

對未來工作的大多數預測都集中在技術如何推動新的協作方式和生産力上，而 Dropbox 已經成為關鍵的先行者。自 2007 年以來，該公司的軟體工具、應用和項目管理系統已經幫助定義了什麼是智能的，數字優先的工作場所。Dropbox 的首席資訊官 Sylvie Veilleux 說：“我們的使命是設計一種更開明的工作方式，并且為此目的建構了相應的軟體工具、應用程式和更多工具。”

由于以企業靈活性為主導思想，該公司還為自身建立了品質模型——一種跨職能任務和流程的疊代方法，并在此基礎上實作疊代執行回報。從本質上講，企業靈活性将軟體開發團隊一直使用的原則擴充到整個企業的全部門，進而推動了更大程度的适應性。

Veilleux 說：“我将企業靈活性視為一種節奏。” “所有職能部門和團隊都在演奏同一首贊美詩。當團隊都處在相同的節拍中時，如果團隊的一部分業務需要快速響應或應對挑戰，那麼您可以更好地統籌整個工作。”

但是，即使 Dropbox 為全球幾乎每個行業的客戶提供支援，但并不是每個企業都迅速對其工作方法進行了現代化改造，至少在 COVID-19 幾乎在一夜之間改變了我們的工作方式之前是這樣的。根據人力資源管理協會的研究，在 1 月至 4 月之間，美國遠端工作的員工比例從 3％ 躍升至 64％。不過現在就說要将在家工作作為普遍的、常态化的工作方式還為時過早。但從長遠來看，這是一種标準做法，它從根本上改變了數百萬人的工作方式，并加速了未來工作領域的長期孵化趨勢。

它也促使越來越多的企業在尋求創新的、靈活的工作方式時，将目光轉向了 Dropbox 之類的公司。實際上，今年 5 月初的一份報告指出，遠端工作的激增促使公司桌面應用程式上的每周活躍使用者從3 月中旬開始增加了 60％，對比其電子簽名平台 HelloSign 在從一月和二月到三月和四月的兩個時間段内記錄的水準，使用請求的數量增加了三倍。盡管在 COVID-19 之前的時代已經有無數的企業采用靈活的思維方式，但遠端工作的興起卻為其發展潛力提供了更為明朗的曙光。對于那些還沒有做到這一點的人來說，争相使用靈活工具來支援分布式團隊的呼聲引起了人們對這種精神的長期價值的關注。

Veilleux 說：“大流行給每個人造成了損失，是以，我們現在的首要任務是繼續在人的層面上幫助我們的員工、客戶和社群。” “如今有太多的工具和幹擾因素，我們在這裡是為了幫助我們的客戶創造一個安靜、專注的地方，以盡其所能。”

對于 Dropbox，靈活的思維方式提供了以最小的摩擦來适應變化的能力。在大流行之前，它的業務目标已經與技術和實踐保持一緻，在産品、應用程式和服務開發的所有方面都使用了 Atlassian 工具（例如 Jira），并為計劃和資源配置設定增加了更大的透明度。由于這些工具還促進了遠端協作，是以有助于確定 Dropbox 的 2800 多名員工可以無縫向遠端辦公過渡。

“Jira 是一個強大的平台，可以提高開發人員的工作效率。在這裡，我們還可以檢視完成的工作，何時發貨，存在哪些依存關系以及進展情況和未解決風險的狀态，” Veilleux 說道。“而且，它是一個出色的規劃工具。我有一句口頭禅：‘如果一件事情不在 Jira 中，那麼它就不存在。’”

同時，Dropbox 自己的解決方案為客戶的企業靈活性之旅提供了支援。Dropbox Spaces 于 2019 年推出，是一個協作式的工作區，使用機器學習來顯示最重要和最相關的任務，盡管團隊位于不同的城市、州或國家，但仍可以幫助團隊保持靈活度。

Veilleux 說：“随着 COVID-19 的出現，我們一個出版業的客戶需要快速使員工能夠在家中工作。” “找到一種行業采用的解決方案，使他們能夠使用同類最佳的工具和內建來幫助保持業務正常運轉，這非常重要。Dropbox 已經成為公司乃至整個行業的知名工具，并且通過大規模部署它，這個客戶能夠在一天之内使其員工開始正常運作和協作。”

沒有人知道這場危機能持續多久，但是即使公司最終決定優先考慮實體空間而不是數字空間，靈活原則也很可能會繼續存在。未來的工作場所将由靈活性定義，無論是遠端招聘還是廣泛采用 AI 和流程自動化的形式，使從業人員可以專注于複雜的任務，并将日常工作盡量自動化。即使當員工回到實體辦公室時，COVID-19 時代的教訓（以及靈活方法的價值）也可能會繼續引起共鳴。

Veilleux 說：“我們必須繼續改變和創新我們的工作方式。” “盡管由于大流行而突然被迫以完全分散形式進行團隊協作，但我們仍然認為，在我們恢複工作之後，這種形式還會有持久的影響。”