Excel技巧：如何繪制一份優秀的甘特圖（項目管理）
2017-07-23 19:17
zouhui
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作者：秦路，天善智能特約專家。資深資料分析師，資料化營運專家。擅長結合營運和資料，建立資料化營運體系。
個人公衆号：秦路（微信ID：tracykanc）
今天我給大家分享的内容是如何利用Excel繪制高大上的甘特圖。(甘特圖是項目管理的一種工具，是拆分任務并将其程序可視化)
平時大家利用Excel繪制的甘特圖可能是這個樣子的：
如果忽略掉這種八十時代的設計風格，這個甘特圖勉勉強強能使用啦，至少完成了最原始的需求。
不過當要進行的項目足夠大的時候。靠這種填充顔色來管理好項目那是不可能的，一點微小的調整都足夠手忙腳亂。而且你也沒有動态資料進行直覺的感受。
真實的情況是，這種甘特圖對團隊成員們，基本是不會看第二次的
今天我教大家繪制的是下面的這種甘特圖：
圖樣圖森破，比上面的那個不知道強到哪裡去了。
而且它還會動态更新！
它能通過每天的日期變動，在Excel上根據橙色(已完成任務)和藍色(未完成任務)的對比，直覺反應自己的項目動态。
一般熟練的話，十分鐘就能制作完了。
首先…
你得有一個Excel最新版本，我的操作示範都是在2016上完成的。老版本的操作路徑是不是一樣我不确定哈。
你問我2003能不能完成？
呵呵嗒
先提煉出項目各個資料。
基本上隻要上面的資料，就能完成一份甘特圖了。原理是利用了Excel的堆積柱形圖繪制。
如果還想不明白，我們把日期轉換成數字。
了解了吧，在Excel中，其實日期也就是一串數字了，隻要是數字那就能可視化。
先生成堆積柱形圖。
納尼？！這是甘特圖嗎？
不要緊，我們隻需要進行幾個操作就可以了。
單擊Y軸，右鍵坐标軸格式，選擇逆序排列
還是不像對吧，因為日期的數字太大了，是以在圖表上自動适應了橫坐标。我們把X軸的最小值調整一下。
單擊X軸右鍵，坐标軸格式，輸入42214。
在這裡，42214就是2015年7月29日，數字和日期是可以轉換的。42215就是7月30日，42216就是7月31日。
我們設定最小值為42214（7月29日），就是為了讓甘特圖能在項目第一天開始顯示。
之後我們把藍色的柱形圖選擇無填充，讓它隐去，就得出了上面的柱形圖。
甘特圖上我們實際需要的資料隻有項目所需的【天數】，項目的開始日期被拿來做了X軸。這就是繪制的最簡單原理。
到這裡基本算是合格。不過項目管理是變動的，每天都會變動。有項目被完成，也有項目還需要去做。這就涉及到了動态變化。
如果想要優化甘特圖，我們就需要顯示已經完成的任務和未完成的任務。
增加兩個輔助列。
這個可以通過公式簡單的計算出來。
已完成天數：
=IF(TODAY()-D2>I2,I2,MIN(I2,MAX(TODAY()-D2,0)))
具體邏輯不西講了，其他函數也能用。
today()函數為日期函數，能直接提取目前系統的日期。這是讓甘特圖動态的關鍵。
嗯，多教給大家一個函數，不用謝我＝3＝
未完成天數：
=I2-G2
然後得出我們需要的資料。
選擇項目分解和開始時間、已完成天數、未完成天數、需要天數四個資料繼續生成堆積柱形圖。
嗯，比剛才複雜了一些。老辦法，逆序、設定X軸最小值、藍色無填充。
ok，基本上到這裡，甘特圖已經完成了。
大家有點眉目了吧～
紫色代表已經完成的項目，藍色代表未完成的項目，它會每天自動更新的。（别問我為啥紫色，系統自動給我生成這麼騷氣的顔色的……）
到這裡基本上隻剩下一些美化工作。
我們通過次坐标軸設定一條輔助線，用以顯示目前日期。主要的思路是建立一列today()資料，把它設定在次坐标軸上，無填充隐藏，建立趨勢線就ok了。其實也有其他方法完成，這裡就不多講了。
整個圖表也無填充，為了之後的美觀。
任何圖表，你想要好看，背景設定成淡灰是第一選擇。
到這裡已經差不多，再弄幾個公式作為總覽概括就OK了，不深講。有興趣可以背景直接問我。
這樣看，是不是比最一開始那個80年代農村積木風的甘特圖好看多了？當然我還見過更醜的。
甘特圖隻是項目管理中的一個工具，做好了甘特圖不代表能做好項目管理。大家使用甘特圖的時候不要颠倒因果。
今天所講的甘特圖隻是教大家如何讓項目更好更直覺的呈現出來，算是資訊化可視化的一個應用。
如果大家還想學什麼技巧，可以微信上直接問我。Excel的最高境界，就是一個人幹五個人的活，隻拿三個人的工資，自己體會～
作為福利，這份已經設定好圖表和公式的Excel我會分享出來，大家直接向我要就行了。至要什麼小電影福利，我沒有的啦！