《Microsoft ®Office2003 實戰秘笈》
應用秘笈之Excel 輕松制勝招
1.在Excel 中，如何在一個單元格中分行填寫？
答：很簡單！當您需要重起一行寫入内容時，按住Alt 鍵回車就可以了！
2. 如何快速複制公式？
問：如何才能快速複制公式。
答：通過拖動填充柄複制公式人人都會，不過如果複制的行太多，操作起來并不友善。
此時可以選擇輕按兩下填充柄完成複制。如圖1 所示：
圖1：
問：如何
分行？
3. 如何用下拉清單填寫Excel 表格？
問：人事部經常要在Excel 表格裡錄入部門、性别、城市等資料，這些資料重複性
很高，比如，在【部門】這一列，可能需要多次輸入【财務部】。要是能從下拉清單中
選擇資料就友善了，還不容易出錯。
答：Excel 當然可以實作這個功能，如圖2 所示。隻要從【資料】菜單選擇【有效
性】，再按圖3 所示進行設定即可。
圖2： 圖3：
4。如何将Excel 電子表格中的資料進行行列互換？
答：出于種種考慮，需要将電子表格中的行和列進行互換，這時隻需複制需要行列互換
的表格區域，在需要放置的單元格上執行【編輯】菜單中的【選擇性粘貼】指令，然後
在【選擇性粘貼】對話框的【粘貼】選項區域中選擇【全部】選項；在【運算】選項區
域中選擇【無】；并選擇【轉置】複選框，完成後單擊【确定】按鈕即可。
應用秘笈之Word 獨門四絕招
5. 如何在Word 指定位置輸入文字？
問：要按無數次回車、空格 和 Tab 鍵嗎？
答：當然不用！隻要把滑鼠放到指定位置，輕按兩下滑鼠左鍵就可以了！如圖4 所示。
圖4：
問：在Excel 中輸入資料
時，往往完成後才發現
需要将行和列互換一下
才會更好，是要重新輸
入一遍嗎，還是有别的
方法？
6. 如何縮放列印，讓我省紙又省心？
Word 可以像影印機一樣縮放列印，從【檔案】菜單選擇【列印】指令，在【列印】對
話框中單擊右下角的【按紙張大小縮放】的下拉箭頭，選擇需要的紙型後，确定即可。
如圖5 所示。
圖5：
在你想要的位置
輕按兩下滑鼠左鍵。
和改變紙張大小的方法（頁面設定）相比，縮放列印不會改變頁面的布局；此外，縮放
列印還可以在一頁紙上列印多頁，隻要在上面的選項中選擇每頁适當的版數即可，采用
這種方法列印文檔不僅節約紙張，更便于攜帶。
7. 如何在文檔中插入一條分隔線？
問：在Word 文檔中有時需要添加分隔線來區分兩個不同的描述内容，這個分隔線是需要手
工繪制嗎？
答：手工繪制分隔線有時很難把握線條的長度，是以您隻要連續輸入三個或三個以上的【=】，
然後回車，這樣就可以自動得到一條雙直線；連續輸入三個或三個以上的【~】，然後回車
即可得到一條波浪線；連續輸入三個或三個以上的【*】，然後回車即可得到一條虛線；連續
輸入三個或三個以上的【-】，然後回車即可得到一條細直線；連續輸入三個或三個以上的【#】，
然後回車即可得到一條實心線。如圖6 所示。
圖6：
在您指定的位置，連續
輸入三個或三個以上的
【#】，然後回車即可得
到一條實心線。
8. 是否可以讓表格的表頭在下一頁中自動出現？
答：在Word 中經常會遇到表格在一頁中放不下的情況，此時就需要在下一頁中重新設
置表格的表頭。其實，我們隻要選中表格的表頭（即希望在跨頁時重複的部分），然後
執行【表格】菜單中的【标題行重複】指令，就可以實作表格跨頁時，表頭自動出現了。
如圖7 所示。
圖7：
問：當文檔中的表格跨
頁顯示時，表格的标題
會自動在下一頁出現
嗎？
應用秘笈之PowerPoint 出色對陣招
9。如何快速建立示範文稿
問：如果已經用Word 寫好了一份報告，并且要根據報告的内容作幻燈片，怎樣可以直
接把Word 文檔的标題發送到PowerPoint？
答：打開Word 文檔，從【檔案】菜單單擊【發送指令】，再選擇發送到PowerPoint。
如圖8 所示。PowerPoint 會自動啟動，并且根據每個Word 文檔中的一級标題建立一張
相同标題的幻燈片，其下的二級标題也會被自動添加到幻燈片中。
圖8：
10。 如何讓公司标志出現在每一張幻燈片上？
最好的方法是把公司的标志放到主機闆上，隻要一次操作即可。從【視圖】菜單單擊【母
闆】，再選擇【幻燈片主機闆】指令。如圖9 所示。在主機闆視圖中，将公司标志的圖檔放
置在适當位置并關閉主機闆視圖。此時，所有的幻燈片都在相應的位置上顯示公司的标志，
新插入的幻燈片亦然。
圖9：
11. 怎樣讓你的音頻作為背景音樂？
問：要是幻燈片播放時可以伴随着一段背景音樂就好了！
答：第一步，右鍵單擊插入的音樂檔案，在彈出的快捷菜單中，選擇【自定義動畫】命
令，如圖10 所示。
第二步，在右側的任務窗格中，單擊對應音頻檔案的右側的下拉鍵頭，選擇【效果選項】。
如圖11 所示。
第三步，在打開的對話框中，設定如圖12 所示的紅框部分，将數值設定到足夠大即可。
圖10：
圖11：
圖12：
1.
12. 如何快速将選中文字按比例放大或縮小？
答：在PowerPoint 幻燈片中，可以選中需要調整的文字，然後按Ctrl+]組合鍵快速按
比例放大文字；或者按Ctrl+[組合鍵快速按比例縮小文字。這樣的方法在Word 中也是
适用的。
應用秘笈之Outlook 高效三連招
13.在Outlook 中如何妙用聯系人？
問：在Outlook 中，随着聯系人數量的增多，親朋好友、同僚、客戶的資訊混雜在
一起，每次發郵件都要用很長時間才能從聯系人清單中找到需要的人。如果能對聯系人
分類管理就友善了。
答：第一步，在Outlook 左側的導航窗格中選擇【聯系人】，單擊工具欄中【建立】
按鈕右側的下拉箭頭，選擇【檔案夾】，如圖13 所示。
第二步，顯示【建立檔案夾】對話框，如圖14 所示。在【名稱】中輸入聯系人的
類别，例如【同僚】，單擊【确定】。
第三步，用同樣的方法建立其他類别的聯系人檔案夾，建好後，導航窗格中除預設
的【聯系人】外，又多出幾個建立的分類，如圖15 所示。現在，可以把原來【聯系人】
中的内容按類别拖動到這些檔案夾裡。
圖13
圖14
圖15
問：為了幻燈片版面的
布局協調，可能需要将
其中的文字同時按比例
放大和縮小，有簡便的
方法嗎？
14.怎樣添加時區？
如果你在跨國公司工作，可能需要随時檢視總部的當地時間。Outlook 的月曆可以同時
顯示兩個時區。方法如下：
1. 從【工具】菜單選擇【選項】指令
2. 在【選項】對話框中單擊【月曆選項】
3. 從【月曆選項】對話框中單擊右下角的【時區】按鈕。
4. 首先輸入【目前時區】的标簽，再勾選【顯示附加時區】，并輸入标簽。如圖16 所
示。
圖16：
5. 确定後，在Outlook 的月曆視圖中将顯示。如圖17 所示。
圖17：
6. 如果出差到國外總部，隻需單擊【時區】對話框中的【交換時區】按鈕，系統的時
間就會自動調整。
15. 發出去的郵件還可以收回來嗎？
答：有時使用者發送郵件後，會希望能夠收回該郵件，或者對郵件的内容進行修改。此時
您隻需要在Outlook 中的【已發送郵件】檔案夾中找到該郵件，并将其打開，然後在【動
作】菜單中選擇【撤回該郵件】，在打開的【撤回郵件】對話框中選擇您希望的選項即
可。當然，撤銷郵件成功與否取決于您的郵件伺服器是否是Microsoft Exchange Server，
并且收件人還沒有打開該郵件進行閱讀，隻要滿足這兩個條件，潑出去的水也可以收回
來。
問：郵件發出去之後，
才發覺不應該發送這樣
的郵件，或者發現郵件
的内容有錯誤；或者郵
件發給了錯誤的收件
人。但是，後悔還來得
及嗎？