電商ERP供應鍊子產品包括采購—倉儲—物流 3 個子產品，本文從下單采購、供應商供貨、入庫這三個方面，對采購—倉儲中的采購入庫流程的系統設計進行了概述，一起來看一下吧。
電商ERP供應鍊子產品包括采購—倉儲—物流 3 個子產品，本文對采購—倉儲中的采購入庫流程的系統設計做一個概述。
其中入庫部分，相較于 WMS，ERP 系統更注重資料在上下遊流通，是以更注重記錄結果；WMS 更注重提升倉庫内作業效率，是以我在此子產品的重點傾向描述入庫過程發生異常時與采購的關系。
整個采購入庫流程涉及内外部 5 個角色：營運+采購+倉儲+供應商+财務。
- 營運（或銷售等業務部門）：根據銷售訂單和補貨效率生成申購單，送出給采購
- 采購：負責下采購單、采購異常處理等貨物采購工作
- 倉儲包括倉儲：收貨員、質檢員、上架員，具體視企業組織架構而定，負責貨物數量品質驗收和上架
- 财務：結合采購單與供應商結算和付款
文章我會分 3 個子產品進行描述，下采購單、供應商供貨、入庫。
一、下采購單
采購 5r 原則：在适當的時候以适當的價格從适當的供應商處買回所需數量和品質的貨品，在此環節，營運負責時間、數量的把控；采購員負責價格、 供應商和品質的把控。
下采購單有 2 個步驟，分别為生成申購單和下采購單。
1. 申購單
申購單一般由營運發起，需求倒推供給，結合銷售訂單和補貨效率确認是否需要補貨，避免缺貨和壓貨。
申購單内容包括：
1）需要采購的産品和數量
數量主要從 2 個方向考慮：
一是供給側，商家提供這批貨需要準備多長時間，即需要商家配置備貨規則，包括采購、質檢、物流（分為直接發往 FBA 或海外倉作為中轉倉 2 個時間）、安全天數、補貨頻率等。
二是需求側，這批貨按照過去的經驗大概賣多長時間，可以商家自行配置也可通過過去的訂單動态計算，其中還有銷量異常的波動，商家可決定是否去噪，如黑五網一等活動促銷的超額銷量。
2）期望到貨時間
在亞馬遜 ERP 中，營運會通過預期到 FBA 倉的時間，倒推到本地倉的時間。
3）期望對應管道
提前将貨物綁定管道（平台、線下），後續發貨隻能發往該管道訂單。
4）到達倉庫
倉庫根據目的劃分為 2 類，本地倉（海外倉）和 中轉倉，分别對應 2 個路徑：
- 貨物發往本地倉進行存儲。
- 貨物發往本地倉前，中間有中轉倉：跨境電商企業可能會有多個主體公司，如内地企業進行采購，香港企業進行銷售，中轉倉涉及跨境公司多個主體的交接；或是貨物的分散到整合以節省物流費用。
2. 采購單
采購單貫穿采購入庫全流程，向上遊是對申購單、補貨建議（系統根據配置政策自動生成）的整合， 如多個申購單同一供應商和到達倉庫，可以将多張申購單合并為一張采購單；向下對後續貨物入庫的記錄管理，如處理收貨異常、質檢異常等。
1）内容
除了申購單帶過來的産品、數量、預計到達時間外，還對供應商和倉庫進行額外的處理。
①供應商
按照管道分為線上網采如 1688 和 線下，采購處理前需在 ERP 進行供應商資訊管理。
采購選擇供應商的标準：首先需要能提供想要采購的貨物，還要參考價格和品質。價格包括産品價格和其他費用（物流），可在 ERP 中發起供應商詢價；品質包括供應商提供的産品品質和服務品質，服務品質有穩定性（交期是否頻發調整、質檢良品率是否一直比較高）、準确性（到貨數量和時間是否是否符合預期）2 個次元的考慮。
②倉庫
如果是 ERP 對接的第三方倉， 采購員選擇倉庫後會通過三方倉 API 調取倉庫空餘，确認是否可存放。
2）變動
在采購過程中的變動可以用 3 種方式處理：
- 手動建立變更單：調整采購單的金額、産品數量和費用等。
- 拆分訂單：不修改采購單總産品數量，但可能需要修改供應商。如需求量大， 單一供應商供應不及時；貨期和價格之間的平衡，緊急的貨物以較高價格購入；供應商之間的平衡等情況， 對訂單進行拆分。
- 合并采購單：多筆采購單有共同元素，可合并采購量和供應商溝通更優惠價格，如供應商、倉庫（采購、中轉）、币種、采購員、跟單員等。
還有涉及到後續的收貨異常、質檢異常情況， 也在采購單處理，等描述完入庫部分後補充。
3. 貨物分攤
上面提到的是單據的流轉，下面說下貨物的流通。
采購單是根據多個申購單的期望交貨時間、供應商和目的倉分類整合出來的。貨物就會出現一張申購的貨物和貨物數量都可能分攤到多張采購單中，如圖所示：
如是正常流程， 2 張采購單收貨都可以完成申購單 A 和 B 想要的貨物。而在系統設計中總要考慮異常情況，如采購單 A 因供應商原材料短缺，無法在預期時間内完成全部産品 b 的生産，采購員變更采購單，這時系統要把已完成的部分産品 b 配置設定給哪個申購單？
筆者有看到部分系統解決方案是采購單發生變更時，去更新采購單的數量。但筆者認為這是不合理的，申購單在生成采購單後不可變更， 強制覆寫原有的記錄不利于後續追溯原因。如有操作，可在采購單變更，留下變更記錄。如因缺貨發生争執時，如覆寫申購記錄會認為是營運人員申購少了，但保留采購單變更記錄可以看出問題是供應商的履約有問題，而不是營運員的問題。
是以在處理這類采購問題時，系統應該解決的是貨物配置設定的申購單優先級和每個申購單配置設定數量。是以筆者建議在申購環節可通過預期到達時間或人工手動标記緊急優先級，出現缺貨問題時可優先配置設定給優先級高的申購單，未完成的申購單可重新生成采購單處理。
二、供應商供貨
1. 交貨計劃
1）流程
采購員向供應商下采購單後，供應商會根據生産計劃和采購員确定交貨計劃，供應商或采購員将交貨計劃錄入系統（具體誰操作看供應商系統是否對接 ERP及雙方合作方式）。
2）交貨計劃和采購單關系
一個采購單的貨物可能分為多批貨物，交貨計劃會寫明這一筆采購分成幾批交貨，每批貨的數量、交貨時間。
采購單時間是所有貨物到達的期望到達時間，交貨計劃時間是每一批貨物到達時間。
2. 供應商預檢
此環節不是必須的，預檢是避免貨物到采購方處才發現質檢問題，為保險起見，供應商在發貨前自己先質檢一遍。
同樣提升采購方效率的還有供應商提前貼标服務，采購方将商品和箱标提供供應商，供應商貼标後，采購方可直接按箱收貨和發頭程，不需要再額外處理。
3. 采購跟蹤
供應商發貨後，會向采購方提供物流跟蹤号提示發貨，采購方可據此進行物流跟蹤準備收貨。
三、入庫
1. 貨物到倉
标記一批貨物到達倉庫，已和送貨司機完成貨物交接。
2. 收貨入庫
1）入庫單
收貨員以入庫單為依據進行收貨動作。
入庫單由采購單自動生成，一張采購單隻會生成一張入庫單。但一張入庫單可能按照收貨情況分為多個批次（批次自動生成），每個批次的預期到達時間和數量以交貨計劃為依據。
2）流程
這時可能出現收貨異常，如預計時間沒有到貨、到貨比預期多、到貨比預期少，收貨員需要将異常情況回報給采購員。
3）采購處理異常
預計時間沒有到貨：确認供應商是否可繼續供貨，如不可繼續供貨，強制完成采購單。
到貨比預期多：采購方需确定多到的貨是入庫還是退貨 → 如果是退貨需要明确承擔方是供應商還是我方 → 如是我方，采購單發生變更， 更新産品數量和總金額；未支付單據可直接更新采購單，已支付單據需新增單據請款。
到貨比預期少：采購方需确認是否需要倉儲繼續等供應商供貨→ 如供應商繼續交貨，需要明确交貨時間和數量；如終止來貨，剩餘貨物未付款可通過強制完成采購單結束流程；如已付款，需要和供應商溝通退款。
3. 質檢
質檢為非必須操作，商家可根據自身需要配置。
1）質檢單
質檢員以質檢單為依據進行質檢動作，質檢單主要有确認送檢數量和實際質檢總數，包括合格品和不合格品數量。
質檢員還可通過檢視産品資料了解該産品的質檢項和對應質檢内容。
2）采購處理異常
如是質檢過程中發現不良品，質檢員需回報采購員質檢異常。
發現不良品，采購員有 4 種處理方式：
- 退貨：倉庫掃碼退貨傳回給供應商
- 換貨：倉庫掃碼退貨，采購單生成新的發貨計劃，倉庫掃碼生成新批次再次入庫
- 不良品上架：采購員和供應商溝通優惠收購，倉庫将貨物存放在不良品區
- 銷毀：确認費用承擔方後銷毀
4. 上架
1）确認上架位置
①确認分區
根據貨物性質确認分區：标準、不良品、退貨、中轉。
根據存貨類型确認放置揀貨區還是存儲區：這兩類分區是 B2C 電商特點，電商SKU多，揀貨區1個貨架可以放多個 SKU，提高揀貨效率。
②确認庫位
如該貨物不是第一次進入此倉庫，可直接使用系統推薦的貨物存放庫位。
确認該庫位是否有空餘位置：系統根據庫位長寬高（容積）和貨物體積确認目前庫位是否可以繼續上架。
注：一個倉庫可以包含多個分區，一個分區可以包含多個庫位。
2）上架
上架員通過手動輸入或使用掃碼槍/PDA 的方式錄入SKU碼/箱碼和對應存放的庫位碼，兩碼綁定确認上架。
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