職場PPT的基本法則和九大絕招

   IT有得聊    

“IT有得聊”是機械工業出版社旗下IT專業資訊和服務平台，緻力于幫助讀者在廣義的IT領域裡，掌握更專業、實用的知識與技能，快速提升職場競争力。 

作者：Faith Shen

做了這麼多年的PPT，有人已修煉得爐火純青，分分鐘做出一個震翻全場的精品佳作。而有的人做出來的仍讓人不忍直視。

本文為大家奉上PPT的基本法則和九大絕招，再做不好PPT，你就隻能被踢屁屁咯！

　　這是人家的PPT：

　　這是你的：

　　做好一張PPT，優雅的設計感是第一位的。配色、字型、版式三元素：是一款拿得出手的PPT的基本修養。

1這才是PPT的正确打開方式

　　色彩沒有好壞之分，隻有是否合适。工作時，我們可以根據PPT的風格，使用不同PPT配色方案：

• 經典——黑白灰

• 酷炫——黃黑 紅黑

• 和諧——深色配淺色​

• 沉穩——深藍配淺藍

　　再用以下這些風格你就out了：

　　如果你覺得上面圖中配色還是無法滿足你的要求，那麼試試以下顔色吧！

2

讓你的PPT保持專業整齊

遠離髒亂差

　　總有些人的PPT裡充斥着這些亂七八糟的字型，我的内心是——

　　合适的字型可以成就你的示範，也可能毀掉你的PPT。記住，字型能夠及時傳達一種态度、一個觀點，或任何其他因素。不要去尋找“某個很酷的字型”，相反，你應該思考一下自己想要傳達的資訊是什麼。

　　慎用那些複雜花哨的字型。雖然顔值都很高，但并不一定适用于PPT之中：

　　使用标準樣子的字型，能幫助你確定設計保持專業整齊，遠離醜陋和雜亂。

　　除了我們常用的黑體和微軟雅黑，這裡要給大家推薦以下讓你的PPT更美的字型：

3

做一張“會呼吸”的PPT

聚焦到最重要的點

　　别在PPT上堆砌密密麻麻的文字。做一張“會呼吸”的PPT。

　　喬幫主的王道：抓住重點，展示要點，讓觀衆的眼球都聚焦在最重要的點上：

　　做出“會呼吸”的PPT的訣竅就是，用最簡明扼要的文字把自己的意見表述出來。

（這是個反面例子）

4

将PPT做到極緻的

“獨孤九劍”

　　接下來是最重要的讓你掌握核心技巧，快速做出一個征服全場的PPT的大招。

• 第一招　先發制人：設定預設文本框

　　你煞費苦心做好了一套100頁的PPT，做完後發現文本框大小不一，于是你一張一張地修改……

　　為什麼不在一開始就設定好呢？選中你要設定的文本框，點一下右鍵的事情，哪有那麼難！

• 第二招　以輕禦重：用PPT做出自己想要的圖形

　　随着PowerPoint功能的不斷改善，有越來越多的“PPT手繪黨”出現。

　　這張逆天的《言葉之庭》插畫，就是用PPT做出來的：

　　雖然我們達不到這種水準，但是利用組合功能，也可以輕松地做出自己想要的圖形。

　　利用“組合按鈕”中的“形狀剪除”、“形狀交點”、“形狀聯合”和“形狀組合”，可以輕輕松松地畫出一隻藍胖子：

• 第三招　四兩撥千斤：給你的PPT吃“後悔藥”

　　如果出現操作錯誤，我們一般的選擇是Ctrl+Z或者單擊“撤銷”，但是一般來說，“後悔藥”最多隻有20顆。萬一我們要取消之前50步的操作怎麼破？

　　其實，PPT中最多可以取消150步，點選“檔案——選項——進階”試試看。

• 第四招　大巧不工：Smart Art應用

　　直線形的SmartArt輕松百搭：

　　環形的SmartArt十分嚴謹，适合做生産規劃、制造管理等方面的示範：

　　樹型的SmartArt資訊量更為豐富，與許多咨詢分析、戰略規劃的主題都十分契合：

　　鋸齒型的SmartArt則給人眼前一亮的感覺：

　　對于許多在制作PPT時不注重邏輯關系的人來說，用SmartArt梳理出PPT中文字的邏輯，将它們圖形化，能夠讓觀衆立刻了解演講者的用意，視覺上也十分美觀。

• 第五招　唯快不破：把特殊字型打包帶走

​　　對于字型的選擇一定慎之又慎。有一些喜歡特殊字型的小夥伴，明明花了很多時間，卻因為其他電腦沒有安裝使用的特殊字型，本來準備得妥妥當當的内容，隻能用預設字型展現出來，此時此刻，隻能用“心塞”來形容。

　　這個問題也有解決方法，“另存為——工具——儲存選項”就行了。

• 第六招　錦上添花：錄制聲音和視訊

　　在做PPT時，我們往往有一些靈感需要及時記下來，但又不友善以紙筆或者打字的方式記錄。這個時候，Powerpoint内置的錄音功能或許能幫上大忙。

　　此外，你也可以直接把錄音和PPT打包給其他同僚看，就免了你一遍一遍口幹舌燥地跟他們講解了。

• 第七招　出奇制勝：螢幕截圖

　　工作裡，用到截圖的時候可不少。但一旦處于沒有聯網的狀态，很多人會感到束手無策。其實，PPT中也自帶原生截圖功能。點選“插入”，正下方就是“螢幕截圖”啦。這個技巧雖然簡單，但是諸如斷網等關鍵時刻可是有大用處的。

• 第八招　借力打力：更好地對齊和排版

　　有時候，為了更好地排版對齊，網格和參考線的作用功不可沒。點選“視圖——标尺、網格、參考線”即可。

　　如果你有強迫症，那麼每次做完PPT後，也可以用這個功能檢查一下。

• 第九招​​　無招勝有招：提前做排練定時

　　你的PPT總算大功告成了，下一步，提前進行演講排練是十分必要的。

　　演講的時候，我們最怕的就是時間不夠用或者提前結束。在提前排練時，可以在“幻燈片放映”中選擇“排練計時”。

　　有了它，你的演講能精确到每分每秒，征服全場！

　　好了，9大絕技已經奉上，大家快來學習吧！