ORACLE EBS 系統主資料管理
五、結語
(三)Item 的類别(Category)
上面所講到的Item編碼中的分類(UNSPSC)，一般來說還不是系統(各應用功能子產品)中真正使用到的類别，原因是編碼中的分類所基于的分類基準(或用途)主要考慮的是“工程”目的，而各應用子產品例如INV、PO等中所需使用的分類更多地是需考慮業務管理目的，這就好比我們将“人員”分類，有時需按“性别”(男、女)分，有時需按“學曆”(博士、碩士、學士)分，有時還需按“年齡段”(老年、中年、青年)分等等。
對于EBS中一個确定的Item來說，可以同時具有多個不同的“類别集(Category Set)”，以滿足各個應用子產品的使用需要。這裡之是以稱其為“類别集”，源于其中包含若幹個LOV值，系統将每個具體的LOV值稱之為“類别”(Category)并最終配置設定給Item。EBS的每個相關應用子產品必須設定預設關聯一個“類别集”，稱之為“預設類别集”。如下圖6所示：
不同應用子產品所使用的“預設類别集”可以相同也可以不同。使用者在進入相關業務子產品的“表單”界面時，打開的Item類别的彈性域結構取決于“預設類别集”所關聯的類别鍵彈性域結構定義。在“≤ORACLE系統與實踐≥系列之三：EBS的基礎設定要點簡介”中，關于“Item類别彈性域結構”的介紹已經說過，系統安裝初始化時，ORACLE已經基于“業界最佳實踐經驗”，預設了若幹不同的“類别彈性域結構”，這些不同彈性域結構同樣也被ORACLE在“預設類别集”定義界面中預設了相應的關聯(上述系統安裝預設，使用者如不滿意，均可以修改)。這無疑大大友善了使用者的使用，也正是ORACLE産品包含豐富管理思想的展現所在。
對于每一個被使用的“類别集”，需要進行定義或對系統預設進行修改完善，每個類别集關聯一個已經預先定義編譯的“類别鍵彈性域結構”。如下圖7所示：
上圖7中，如果標明“允許存在多個物料類别配置設定”，則可以将一個物料配置設定給某個類别集内的多個類别。這主要是用于某些特殊功能的情況，如“裝箱”功能中的“建立裝箱組”，定義一個“危險”類别集，将某個物料同時配置設定給“毒藥”和“腐蝕物”類别。
上圖7中，如果標明“強制使用有效類别清單”，則需要對其下的“類别清單”進行維護，其作用主要是控制PO界面的類别的LOV值(選擇組合)隻能存在于這裡的定義清單中時才有效(否則會報錯提示)。
上圖7中的“人員類别”視窗的作用，是為了控制某些類别隻允許特定“責任/人員”才可以通路(未設定則不做限制)。上圖中的“配置設定”視窗，隻是提供一種将多個“類别”快速成批配置設定給(包括維護)多個Item的工具。在單個Item定義時配置設定類别的結果，會顯示在這裡，這裡所做的維護改變也會反映在定義Item時的配置設定類别界面中。如下圖8所示為Item定義時的類别配置設定界面：
此外，為進一步控制上圖7與圖8中定義或設定時具體類别Category組合的實際可用性(在彈性域定義中可能已經通過值集驗證進行設定，這裡提供補充控制功能)，系統通過專門的定義類别可用性功能，内容包括是否啟用、是否為i-Procurement啟用(僅适用于R11)、供應商是否可檢視(用于i-supplier)、Web申請是否可用，來根據實際業務需要對Category的可能代碼組合做更為細緻，也更為靈活的限制。如下圖9所示：
總之，EBS中的Item 的類别Category非常關鍵、非常重要，系統的其它相關功能如權限控制、審批設定以及費用賬戶等等(以後在相關應用功能子產品中再詳細讨論)均會基于物料定義時的Category設定來進行，它與所謂物料的“Commodity管理”相結合，提供了企業業務管理所需的強大系統功能，是“業界最佳實踐經驗”的總結與結晶。
(四)Item的機關(UOM)
在“≤ORACLE系統與實踐≥系列之三：EBS的基礎設定要點簡介”中，關于“機關設定”的介紹已經說過，EBS的機關及其換算關系是定義在INV組織之上并且可以與特定物料相關的。在Item定義中，可以為之指定“主要機關”(Primary)與“輔助機關”(Secondary)，并且規定兩者換算所允許的偏差系數(Deviation Factor)。這主要是為了滿足實際工作中某些特殊物料的特殊計量需求，某些液态的化工原料如乙醇、汽油等，計價、儲存可能是按噸、公斤或桶來計量的，但實際使用則可能是按“升”來計量，例如國内加油站進貨按噸計，給車加油時按升計。由于兩者的換算關系可能受不同場合“溫度、壓力”等因素的影響，實際計量與原先“标準”條件下定義的換算關系存在一定偏差。系統對于所産生的這種偏差必須有明确的規定。
在EBS的Item定義中，在“主要”(Main)标簽頁(Tab)，針對機關(UOM)主要是就庫存餘額數量的“跟蹤”(Tracking)、産品定價(Pricing)的計量，如何進行事務處理做了規定，如下圖10所示：
上圖10中的幾個字段“跟蹤、定價、輔助、預設、正負偏差系數、轉換”的取值關系頗為複雜，建議參考ORACLE相關官方文檔(INV UG)。其中的一個可能結果是，隻要手工輸入的輔助機關的計量實際值與主要機關的計量值的實際換算關系在規定的偏差範圍内，系統均當成标準換算關系進行處理，這對于庫存數量餘額的準确跟蹤及産品正确定價将十分重要。
(五)Item 的制造商部件号(MPN)
前面在講Item編碼時已經提到，EBS中的一個Item可以對應多個制造商的MPN，這是所謂物料的“Commodity管理”的重要内容。要做到這一點，在EBS中首先需定義制造商及其MPN的值。如下圖11所示：
注意，不要将制造商(Manufacturer)與系統中的供應商(Supplier)混為一談。制造商有可能也是供應商，但在系統中兩者是分開設定的，沒有連接配接關系。上圖11中的制造商清單值是直接手工輸入的，每一個制造商在“部件”(Parts)界面需要手工輸入該制造商的“部件号”并與系統Item相關聯。這裡的Item與MPN的關聯定義也可以在Item定義顯示和維護，如下圖12所示：
上圖12中MPN設定的制造商取值，不可以手工輸入，隻能以圖11的定義制造商清單作為其LOV，但“部件”字段可以手工維護，其作用與圖11中的“部件”設定界面相同。
(六)Item的版本(Revision)
物料的版本管理對于實際業務及系統管理都是一項基礎性工作，EBS在Item的定義界面提供了物料的版本維護功能。如下圖13所示：
系統使用字母、數字和字元(如 *、& 和 #)來标記版本。其中字母必須大寫，數字可以包括小數點。為確定版本正确地排序，小數點後應該使用數字。有效版本包括：A、B、 01、 02、 A1、 B1、1A、1B、0.0、 0.1、A.0、 A.1 等。版本按 ASCII 規則進行排序，每個版本号必須高于它的上一版本。按照 ASCII 排序規則，10 排在 9 的前面，是以在版本 9 之後不能使用版本 10 來定義下一版本。
除了在Item定義視窗維護版本資訊外，EBS系統在物料清單(BOM)及工程更改單(ECO)也可以對Item的版本進行維護，維護的結果在三處的最終顯示是相同的。
(七)Item的組織控制(Master Org)
前面關于Item的一些基本概念的介紹，均沒有涉及Item的組織控制問題。ORACLE的Item定義是基于INV組織的，這是其早期有關“主資料”管理的一個重要特點。以前，另外兩個主資料“客戶、供應商”也是基于确定的組織(OU)來定義設定的，但從R12開始，客戶與供應商的初始定義已經開始獨立于組織(OU，上下文環境)來進行，然後再配置設定給相關組織(OU)使用。
既然客戶與供應商的主資料系統管理方式已經做了調整，為什麼Item的主資料管理方式卻保持不變呢？推測的原因可能是，一來Item的影響面太廣，改動太大，不友善進行；二來原Item的主組織(Master Org)定義方式也有其獨到的優勢，它在處理一些實際與庫存事務關系不大的“服務類或費用類”Item的工作過程中比較友善，例如PO在做服務類或費用類Item的接收時，可以直接基于“主組織”(可能是虛拟的，并不與管理實體對應)來進行，可以與庫存類的Item的接收方式保持一緻，無需另外做特殊考慮。
在ORACLE EBS系統中，系統雖然允許設定多個“主組織”來定義Item，然後再将Item配置設定給多個INV組織使用，但ORACLE強烈建議系統隻設定唯一的主組織，而這一點與實際工作中的“主資料”集中管控的要求也是一緻的。當在系統中設定INV組織時，在INV組織參數視窗的“物料主檔案組織”字段，可選的LOV值包括目前INV名本身，以及已經被其它INV設定為“主組織”的INV名。一旦使用者標明目前INV名作為主組織，則在設定其他INV的組織參數時，也可以在主組織可選LOV值中見到它。
EBS的“主組織”使用是不受帳套(科目彈性域結構)、業務實體的範圍限制的，具有不同帳套/業務實體的INV可以具有同樣的Item主組織。“主組織”的這一特性為大型企業Item的集中管控工作的開展提供了極大的友善性與高度的靈活性。使用者在進入INV子產品(或其他基于INV的應用子產品)時，均需選擇一個确定的INV，以進入确定的INV上下文環境。一旦進入INV，則其Item的主組織就已經唯一确定(由該INV組織的參數定義決定)。被標明作為“主組織”的INV作為“業務功能”組織使用時，與其它INV并無任何差別。唯一的特殊之處在于，定義主組織Item時，在“組織配置設定”界面無需再向“組織層”的自己作配置設定(系統已經預設配置設定)，但有關“屬性控制”的設定，仍然與其它被配置設定的INV組織完全一樣。如下圖14是Item定義中的“組織配置設定”界面：
所有Item均隻能在其“主組織”界面(并非指必須進入主組織所在的上下文)定義後，才能配置設定給相關的INV組織使用。上圖14中可以配置設定的INV清單取決于每個INV組織參數定義的“主組織”與目前INV(上圖14中的第一行)的“主組織”是否相同。除了目前INV組織，其餘INV組織的“組織屬性”視窗均可以另外打開(目前INV組織的組織屬性視窗實際已經打開，在Item定義界面的“組織”與“主組織”間直接切換)，以便定義屬于本組織的相關屬性。
EBS系統在Item的“主組織”(Master Org)與組織(Org)之間，提供了相關“屬性”如何控制的機制。如下圖15所示：
上圖15中，組名字段會顯示屬性組的名稱。屬性按功能分組，例如主要、庫存和接收。在定義或更新物料、定義模闆或檢視物料屬性時，可以顯示特定組的屬性，這樣可以更容易地查找特定屬性。“控制地點”可以在“主層”與“組織層”間選擇。主要層：在主要層定義和維護此屬性，對于同一物料，此屬性的值在所有組織中均相同；組織層：在組織層定義并維護此屬性，對于同一物料，每個組織均可為此屬性定義一個不同的值(某些屬性隻能在特定層設定，在這些情況下，隻具有一個選項)。
對于某些“狀态屬性”，系統除提供“主層”與“組織層”的控制地點選擇外，還提供“狀态設定”控制方式的選擇：“預設值、不使用、設定值”。這需要與前文所述“物料狀态”的控制方式的設定結合使用。可以設定控制方式的“狀态屬性”共10個(如圖4中所示)，包括：允許BOM、在WIP中制造、啟用客戶訂單、啟用内部訂單、啟用開票、啟用執行流程(應用于“流程制造”)、啟用配方(應用于“流程制造”)、可采購、可儲存、可處理。Item的狀态屬性與其它屬性或互相之間可能有一定的制約關系。例如，如果将庫存物料設定為否，則不能将可儲存設定為是。
(八)Item的屬性及互相關系概述
物料Item廣泛使用于企業實際工作中的方方面面，為了達緻業務流程運作的規範化、标準化、自動化，實作企業“實物流、資金流、資訊流”的統一，就必須在系統中對Item的相關流程屬性作統一的、預先的設定。它是企業管理實踐與業務流程運作如何實作“集中統一”的典型展現，是管理資訊系統具有強大功能與高度靈活性的核心基礎。是以，它也是系統實施與應用的關鍵步驟。
EBS的Item可定義(或必需定義)的屬性值總數多達300多個，為了友善對這些屬性的管理，EBS按屬性的“流程功能”進行了分組，目前一共分為17個屬性組(即Item定義界面的Tab标簽頁)，包括“主要、庫存、物料清單、資産管理、成本計算、采購、接收、實體屬性、總計劃、MPS/MRP計劃、提前期、在制品、訂單管理、開票、流程制造、服務”。
這些Item的屬性分組(Tab頁)大體上與系統的應用子產品有一定的對應關系，相關業務子產品使用時，有關Item的基礎設定主要與相對應的屬性Tab頁内容有關。
每一個屬性組有若幹可定義屬性值(字段)，其中一部分屬于“必需項”(一般均有預設值，可修改)，另一部分則屬于“可選項”(可留白)。一部分是屬于“業務控制”屬性，可以直接用于控制系統中的相關業務操作，如“可采購、可儲存”等等，另一部分則是屬于“流程控制”屬性，可以直接或間接控制所使用的具體業務流程種類或方式，例如“計劃方法、BOM物料模型”等等，還有部分屬于“參考引用”屬性，主要是向有關單據提供預設的參考值。某些屬性之間具有确定的關聯性，一旦定義了其中一個值，其餘相關屬性的值也就随之确定。關于屬性間互相關系的具體内容，比較複雜，必須仔細參考ORACLE相關應用文檔(如下述各表，僅供參考)。這些特定屬性間的特定關系分為四大類：
(1)要求的屬性值：
如果某些相關屬性具有下表所示的值，則必須輸入特定屬性的值：
屬性
條件
需求時間範圍天數
将需求時間範圍設定為自定義
保留款帳戶
将“沖銷保留款”參數設定為是
費用帳戶
将庫存資産值設定為否并将庫存物料設定為是
外協加工機關類型
将外協加工物料設定為是
計劃時間範圍天數
将計劃時間範圍設定為自定義
發放時間範圍天數
将發放時間範圍設定為自定義
重複性計劃
将 MRP 計劃方法設定為 MPS 計劃或 MRP 計劃
服務期限
服務延續期間不為 NULL
儲存期限天數
将批次到期(儲存期限)控制設定為物料儲存期限天數
來源組織
将補充來源類型設定為庫存
起始批号
将批次控制設定為全部批次控制
起始批字首
将批次控制設定為全部批次控制
起始序列号
将序列号控制設定為預定義序列号
起始序列字首
将序列号控制設定為預定義序列号
(2)互相關聯屬性
特定屬性值取決于其它屬性值。例如，如果挑庫元件設定為是，則計劃方法必須是未計劃。以下是屬性之間的互相關聯：
屬性
必須為
條件
按訂單裝配
否
将挑庫元件設定為是或将 BOM 物料類型設定為計劃
按訂單裝配或挑庫元件
是
将 BOM 物料類型設定為模型或選件類
ATP 元件
否
“挑庫元件”為否、“按訂單裝配”為否但“WIP 供應類型”不為虛拟件
基本模型
NULL
“BOM 物料類型”不為标準或 将“挑庫元件”設定為是。
允許 BOM
否
将“庫存物料”設定為否
在 WIP 中制造
否
将“庫存物料”設定為否或 BOM 物料類型不為标準
容器類型
NULL
将“容器”設定為否
啟用成本計算
是
将“庫存資産”設定為是
客戶訂購
否
将“BOM 物料類型”設定為計劃
啟用客戶訂單
否
将“客戶訂購”設定為否
需求時間範圍天數
NULL
“需求時間範圍”不為自定義
内部訂購
否
“BOM 物料類型”不為标準
啟用内部訂單
否
将“内部訂購”設定為否
内容積
NULL
将“容器”和“運載工具”均設定為否
啟用開票
否
将“可開票物料”設定為否
提前期批量
1
将“重複性計劃”設定為是
最大裝載重量
NULL
将“容器”和“運載工具”均設定為否
最小裝載百分比
NULL
将“容器”和“運載工具”均設定為否
挑選元件
否
将“按訂單裝配”設定為是或将“BOM 物料類型”設定為計劃或“計劃方法”不為未計劃
挑選元件
是
将“模型完工發運”設定為是
計劃時間範圍天數
NULL
“計劃時間範圍”不為自定義
計劃方法
未計劃
将“挑庫元件”設定為是
後加工提前期
0(零)
将“制造或采購”設定為制造
可采購
否
将“采購物料”設定為否
發放時間範圍天數
NULL
“發放時間範圍”不為自定義
限制貨位
未将貨位限制在預定義清單中
将“限制子庫存”設定為未将子庫存限制在預定義清單中
限制貨位
未将貨位限制在預定義清單中
将“庫存貨位控制”設定為動态輸入貨位控制
限制子庫存
将子庫存限制在預定義清單中
将“限制貨位”設定為将貨位限制在預定義清單中
可服務産品
否
将“支援服務”設定為是
可發運
否
将“BOM 物料類型”設定為計劃
可儲存
否
将“庫存物料”設定為否
庫存貨位控制
無貨位控制或未預指定貨位控制
将“限制貨位”設定為将貨位限制在預定義清單中
支援服務
否
将“可服務産品”設定為是
可處理
否
将“可儲存”設定為否
(3)可更新的屬性
可以在特殊情況下更改某些屬性值。下表顯示了可更新的屬性和更改這些屬性值時應具備的條件：
屬性
可更新
條件
ATP 元件
自否至是
“按訂單裝配”為是，或“挑庫元件”為是或“WIP 供應類型”為虛拟件
BOM 物料類型
否
“物料清單”存在或作為 BOM 的元件存在，或作為标準 BOM 的替代元件存在。例外：可根據元件和替代元件的産品系列進行更改。
啟用成本計算
是
不存在現有量
需求時間範圍天數
是
“需求時間範圍”為自定義時間範圍
庫存資産值
是
不存在現有量
批次控制
是
不存在現有量
可處理 OE
自是至否
不存在需求
顯示警告
未完成銷售訂單行包含一個不同于新值的值
外協加工部件
是
“采購物料”為是
計劃時間範圍天數
是
“計劃時間範圍”為自定義時間範圍
發放時間範圍天數
是
“發放時間範圍”為自定義時間範圍
重複性計劃
是
未按 MRP 計劃
保留控制
是
不存在需求
版本控制
是
不存在現有量
顯示警告
未完成銷售訂單行包含一個不同于新值的值
序列号控制
是
不存在現有量
儲存期限控制
是
不存在現有量
可發運
顯示警告
未完成銷售訂單行包含一個不同于新值的值
(4)控制層相關性
隻能在特殊情況下更改某些屬性的控制層，否則會産生特定結果。下表顯示了某些屬性和在特定條件下可更新的控制層以及更改控制層所産生的結果。
屬性
可更新為
條件
結果
物料狀态
主層
任何子組織中都不存在待定狀态
将更新狀态控制或預設控制下的所有狀态屬性
庫存資産值或啟用成本計算
主層
具有已定義 WIP 參數的組織将使用其本身作為成本計算的主組織(在定義 WIP 參數時不能與成本計算的不同組織相關聯)
--
--
--
物料成本在組織間是相同的
--
庫存資産值
主層或組織層
--
“啟用成本計算”将更新為同一層
所有物料定義屬性
組織層
在“組織層”維護功能區域的預設類别集