公司内部知識庫是指将公司内部的大量有價值的方案、策劃、成果、經驗等知識進行分類存儲和管理，積累知識資産避免流失，積累知識資産避免流失，促進知識的學習、共享、教育訓練、再利用和創新，有效降低組織營運成本，強化其核心競争力。
如何編寫優質的内部文檔？
步驟1–定義明确的目标
首先也是最重要的一點，您需要明确您希望通過内部文檔實作什麼。這可能類似于改進知識管理、提高生産力或促進知識共享。
文檔是一項團隊工作，是以在建立内容時，您需要確定每個人都在同一頁上。需要向檔案的所有貢獻者簡要介紹項目的目标，以便他們能夠有效地做出貢獻。
步驟2–為内容導航建構結構
每個知識管理項目都有一個結構。在建立内部文檔時，它可能以内部知識庫的形式，包含内容類别，以保持頁面的組織。
通讀你的知識，找出可用于将内容分組的合理類别。設計應該是直覺的，對員工來說是有意義的，而不會将内容嵌套到太多的子類别中。保持知識庫的結構簡單，以便員工在嘗試查找内容時可以輕松浏覽。
步驟3–設計模闆
文檔模闆對于标準化内容非常有用，無論是誰參與建立内容。它們通過包含基本元素（如目錄、标題和副标題、引言和結語以及虛拟内容），使編寫内容更容易。
花時間建立可供整個團隊使用的文檔模闆。這些内容可以存儲在您的知識庫軟體中，隻要有人想建立新文章，就可以複制。
步驟4–就想法進行頭腦風暴決策
接下來是令人興奮的部分。召集一個知識冠軍團隊，集思廣益，提出應包含在知識庫中的内容的想法。邀請來自整個組織的不同人員，他們每個人都應該有一個獨特的觀點，包括哪些内容。
雖然所有的想法都是好主意，但重要的是要記住不要過度記錄。如果您的知識庫過于複雜，員工将很難找到資訊并保持内容的準确性。目标是簡潔和相關性，而不是全面性。
步驟5–添加文本、相關圖像和視訊
下一步是實際編寫文檔。當然，您應該遵循風格指南，并確定文檔能夠很好地反映公司的品牌。如果您正在編寫操作指南，請将文本格式化為帶有編号清單的分步說明。
你知道文檔不需要隻寫文字嗎？如果你的公司有資源，可以找到相關的圖檔和視訊，并附上你的文字。這将使您的員工更加投入，并促進不同的學習風格。
第6步–包括特殊呼叫
大多數知識庫軟體應允許您包含重要資訊（如警告或注意事項）的特殊标注。這些通常會以不同的顔色背景出現，以引起對内容的關注，并将其與文章的其他部分區分開來。
特别重要的是，在技術文檔中包含标注，員工在繼續之前應注意關鍵警告。這是為了防止他們在技術上出錯或可能導緻系統崩潰。
步驟7–添加相關文章的連結
使用搜尋功能并不是員工在知識庫中查找資訊的唯一方式。在您的内容中添加相關文章的連結将引導員工了解更多資訊，這些資訊可能更接近他們正在尋找的内容。
将内容連結起來是讓員工發現知識并充分利用知識庫的重要方式。這鼓勵員工在網站上花費更多的時間，并提高其實用性。
步驟8–與同僚一起回顧内容
當您的内容準備就緒時，進行同行審查以檢查文檔的準确性至關重要。您應該有不同類型的員工來審查您的内容，例如文檔的最終使用者和主題專家。
無論你花多長時間來完善你的内容，第二雙眼睛總是能為你畫龍點睛。同行評審員可以告訴你你的文檔是否合理，并指導你如何改進。不要忘記文檔過程中的這一關鍵步驟。
步驟9–在知識庫上釋出
最後，你已經準備好在一個中心知識庫上釋出你的内容了。您應該已經選擇了正确的知識庫軟體，該軟體可以托管文檔并顯示給最終使用者使用。
當您的内容處于活動狀态時，請檢查知識庫，以確定其在所有裝置上都顯示正确且外觀良好。確定圖像是渲染的，視訊是加載的。您可能會在最後一刻發現文檔中的錯誤，是以請盡快傳回并修複這些錯誤。
在組織内盡可能廣泛地推廣内部文檔。鼓勵員工提供回報，并確定這是一個協作過程。
一個直覺的内部知識庫軟體，可輕松添加内容并将其與任何應用程式內建。試試Document360！
步驟10–監控、跟蹤和維護已釋出的内容
一旦你的知識庫釋出，這項工作就不會完成。分析将告訴您使用者參與度，您可以使用它來改進和完善您的内容。您可以跟蹤諸如文章浏覽次數、文章評分和失敗搜尋等名額。請記住，您的企業中的情況總是會發生變化。這意味着您的文檔需要更新。至少每季度安排一次時間來檢視您的知識庫内容，并标記不再準确的文章。
編寫内部文檔的最佳實踐和技巧
使用普通語言
沒有人願意閱讀充斥着行話和縮略語的知識庫。員工不應該需要公司字典來從您的文檔中獲益。確定你用通俗易懂的日常語言寫作。如果必須使用技術術語，請包含定義。
遵循風格指南
如前所述，在編寫文檔時，請確定遵循樣式指南。風格指南確定文檔标準化，并符合您公司的品牌。您的風格指南甚至可以包含在每個人都可以通路的知識庫中。
確定導航清晰
始終思考使用者如何浏覽您的内容，這不僅僅是提供搜尋欄。導航可以包括諸如帶有類别的清晰菜單之類的元素，也可以包括分解長文章的目錄，以及顯示目前頁面位置的面包屑。
用圖像和視訊贊美内容
圖像和視訊将您的内容帶入生活，并打破原本可能是一堵文本牆的局面。例如，使用螢幕截圖可以向員工展示如何遵循程式。另一方面，圖表可以分解複雜的過程。
使用标簽和元描述優化内容
想想你的内容将如何在搜尋使用者時出現。使用搜尋引擎可以索引的相關标簽和元描述來優化它，并幫助使用者查找相關内容。
必要時限制閱聽人（私人文檔）
您的某些内容在釋出時應僅限于少數個人或團隊。大多數知識庫軟體應該允許您限制對内容或類别的通路，例如，如果您有關于您的銷售前景的資訊，您希望将其保密給您的銷售團隊。
閱讀更多：建立銷售文檔的分步指南
基于分析重新整理和更新内容
知識庫永遠不會完成。使用Document360等解決方案的内置分析功能，讓您的内容保持新鮮并與使用者相關。如果文章被否決，考慮修改内容，使其更有幫助。如果您的内容被浏覽了很多次，請考慮将其顯示在您的知識庫首頁上，以幫助更多使用者。
線上編輯知識庫工具——Baklib
Baklib以一個網頁形式呈現，在這個網頁頁面進行線上編輯文檔，衆多使用者都将其用來建構幫助中心，産品手冊，FAQ，還有企業知識庫等等，應用場景還是很廣泛的，而我作為個人使用，我就把它用來做線上的電子筆記，因為它有移動端，我随時随地都可以進行編輯。
建立個人站點
建立個人站點就是線上制作一個網站，Baklib可以建立多個站點，站點之間可以随意切換，将站點連結分享到各個平台，隻需要點開連結就能通路。這樣就可以建立并分享屬于自己的多個不同作用的站點，使用起來很友善。
文檔結構化
我之是以沒有選擇用word，是因為word隻能形成單獨的一個個文檔，把它放在一個檔案夾裡，但Baklib支援富文本和Markdown編輯，采用樹狀結構的呈現方式，最多支援六級欄目，将内容分門别類，對于我做專題類的知識庫提供了很大的幫助。
備份和導出
官方介紹Baklib采用先進而靈活的雲服務架構、SaaS化服務，從内部編輯到外部分享全程保障客戶資料的獨立而安全，每一步線上編輯都儲存雲端，不用擔心内容的丢失，并且Baklib還支援多種格式的資料導出和備份，這一點真的深得我心。
簡單易上手
進入Baklib的使用頁面，相比于其它使用起來複雜的應用讓人直接被勸退，對于一個小白來說它提供的保姆級教程真的很人性化了，讓人很快就能get到它的各種功能如何使用。
多模闆，頁面簡潔清晰
Baklib提供了許多好用的模闆，最關鍵的是可以一鍵使用，真的是為我們省了不少事，也讓制作的頁面更加清晰明了了。