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流程與項目管理流程

(業務)流程、(業務)流程重構與改進、項目管理流程的管理和優化。項目管理流程屬于業務流程。

企業的業務流程是由一系列、具有先後順序、且互相關聯的活動所組成的經營過程。其整體目标是為客戶創造價值,以客戶利益、員工、效率和效益為中心是業務流程的核心。

一、流程管理基礎

1、業務流程管理

業務流程管理(Business Process Management,BPM),是将生産流程、業務流程、行政申請流程等各種通常需要2人以上協作實施的任務,全部或部分由計算機處理,并使其簡單化、自動化的業務過程。

2、流程的要素

流程有6個要素:輸入、活動、活動之間的互相作用、輸出、客戶、價值。

流程與項目管理流程

活動之間的互相作用:各個環節(活動)之間的關系,将流程從頭到尾串聯起來。

客戶:流程服務的對象;對流程外部而言,是個人或組織,對流程内部,是流程的下一個環節。

價值:流程帶來的好處,通常表現為提高了效率,降低了成本等。

3、BPM的過程

流程設計、流程執行、流程評估和流程改進,其實就是一個PDCA(戴明環)的管理過程。

戴明環,将品質管理分為四個階段,即Plan(計劃)、Do(執行)、Check(檢查)和 Act(處理)。

4、流程管理的層次

分為生産流程、運作、計劃和戰略4個層次。

各個層次各自獨立,但又互相聯系。流程的高層要通過低層的業務活動來實作,而當低層的管了解決不了問題時,要引入更高層的管理;同時,低層的資料為高層的管理決策提供依據。4個層面的流程管理需要統一到一個架構下,和企業資訊系統聯系起來。

二、業務流程分析、設計、實施與評估

資訊系統的運作基礎是企業的業務流程,業務流程不通暢是導緻企業資訊系統項目失敗的主要原因之一。

1、業務流程分析

業務流程分析的目的是了解業務流程的過程,明确各個部門的業務關系和業務處理的意義,為業務流程的合理化改造提供建議和依據。

1)分析步驟

通過調查掌握基本情況

描述現有業務流程

确認現有業務流程

分析業務流程

發現問題并提出解決方案

提出優化後的業務流程

2)分析方法

(1)價值鍊分析法

找出或設計出能夠使顧客滿意,實作顧客價值最大化的業務流程。

(2)客戶關系分析法

把CRM用在業務流程的分析上。

(3)供應鍊分析法

從企業供應鍊的角度分析企業的業務流程。

(4)基于ERP的分析法

将企業的業務流程看作是一個緊密聯接的供應鍊,供應商、采購、生産、銷售,以及客戶緊密聯系起來,對所有環節進行管理。

(5)業務流程重構

3)分析工具

【業務流程圖】(Transaction Flow Diagram,TFD)

TFD是分析和描述現有系統的傳統工具,易于閱讀和了解,但對一些專業性強的業務處理細節缺乏足夠的表現手段,比較适用于反映事務處理類型的業務過程。

業務流程圖和資料流程圖、流程圖

【業務活動圖示】(Business Activity Mapping,BAM)

BAM是一個有效的業務流程描述工具,主要功能是提供業務流程情況的全面模型。不但有圖例表述業務活動流動的情況,還能提供相關活動細節。BAM可以分别用于流程的調查、分析和實施。

流程與項目管理流程
流程與項目管理流程

UML活動圖

模組化工具:

标杆瞄準(Bench marking)、IDEF(Integration DEFinition method,內建定義方法)、Petri網、DEMO(Dynamic Essential Modeling of Organization,組織動态本質模組化法)和業務流程模組化語言等。

【标杆瞄準】

連續、系統化地對外部領先企業進行評價的過程,通過分析和評價,确定出代表最佳實踐的經營過程和工作過程,以便合理地确定本企業的業務流程。

【IDEF】

一系列模組化、分析和仿真方法的統稱,從IDEF0到IDEF14。

IDEF0(功能模組化)

IDEF1(資訊模組化)

IDEF1X(資料模組化)

IDEF2(仿真模組化)

IDEF4(面向對象模組化)

IDEF8(使用者界面模組化)

IDEF10(實施架構模組化)

IDEF14(網絡規劃)

IDEF0模型形象、直覺、易于了解和分析,但不适合複雜業務流程。

【DEMO】

DEMO方法定義了資訊系統中行為角色之間的通信方式。DEMO的核心是業務事務,由發起者和執行者兩個角色實作。

【Petri網】

一種從流程的角度出發描述和分析複雜系統的模型工具。經典的Petri網有2種元素,分别是變遷(用方框表示)和位置(用圓圈表示),有向邊表示二者之間的關系。

流程與項目管理流程

參考資料

【業務流程模組化語言】

如UML。

2、業務流程設計

現實世界中的業務流程,可以用資訊系統的處理流程進行對應,對其模組化,以便使用資訊系統取代傳統的手工處理,提高效率,降低成本。

1)工作流

工作流管理系統(Workflow Management System, WfMS)

工作流參考模型(Workflow Reference Model,WRM)包含6個基本子產品:工作流執行服務、工作流引擎、流程定義工具、用戶端應用、調用應用和管理監控工具。另外,還有這些基本子產品之間的接口标準。

流程與項目管理流程

(1)工作流執行服務

WFMS的核心子產品,包括建立和管理流程定義,建立、管理和執行流程執行個體。

(2)工作流引擎

(3)流程定義工具

(4)用戶端應用

用戶端應用與工作流執行服務互動。

(5)調用應用

被工作流執行服務調用的應用。比如,調用相關程式檢視WORD文檔。

(6)管理監控工具

(7)标準接口

為了降低六大基本子產品的耦合度,使得子產品之間互相獨立,可通過接口來進行連接配接和調用。

2)流程設計工具

程式流程圖、IPO圖、盒圖、問題分析圖、判定樹、判定表、過程設計語言等。

參考資料:

​系統設計

3、業務流程實施

按以下步驟實施:

1)對現有業務流程進行分析,發現問題

2)設計流程改進方案,并進行評估

3)制訂規劃,形成實施方案

4)組織實施與持續改善

4、業務流程評估

1)方案評估

2)實施條件評估

3)實施效果評估

三、業務流程重構與改進

BPR。

Business Process Reengineering,BPR,業務流程重構。

Business Process Management,BPM,業務流程管理。

BPR是針對業務流程的反思,并進行徹底的重新設計,以使業績取得顯著性提高。

1、概述

一般來說,業務流程可分為管理流程、操作流程和支援流程三大類。操作流程為滿足客戶需求,支援流程對操作流程提供支撐;管理流程指導企業營運方向。BPR涵蓋所有流程。

BPR強調:

1)根本性

根本性的再思考。

2)徹底性

重新構造

3)顯著性

業績有顯著增長,而不是小打小鬧。

4)流程

打破原有管理架構,建立全新的、扁平化組織架構,送出效率,節約成本。

BPR注重結果,更注重流程的實作。實施過程中,需要遵循以下原則:

1)以流程為中心

一切工作都圍繞結果而展開,注重業務流程整體最優,理順和優化流程,減少無謂活動,每個環節都最大化增值。

2)團隊管理

團隊作戰,扁平化管理,充分發揮成員積極性。

3)以客戶為導向

2、實施BPR

主要有2種方法,一是現有業務流程基礎上進行重新設計,二是從一張白紙開始建構業務流程,過程中參考相關企業的管理水準。通常兩種方法結合使用。

3、基于BPR的資訊系統規劃

BPR之是以能使企業的業績得到顯著提高,在于充分發揮了資訊技術的潛能,即利用資訊技術改變業務的過程,簡化了業務流程。由此可知,資訊技術的應用使業務流程實施的重要技術保證。而資訊技術應用的前提,是有一個與其配套的資訊系統規劃。

1)BPR與資訊系統規劃的關系

互相作用,相輔相成。資訊系統規劃以BPR為前提,以業務流程為主線;而BPR為資訊系統規劃所驅動。

2)基于BPR的資訊系統規劃步驟

(1)戰略規劃

(2)流程規劃

(3)資料規劃

(4)功能規劃

(5)實施規劃

4、持續優化業務流程

BPR建立在批判傳統職能分工的理論基礎上。現代管理理論認為,職能分工是熟練的專業技術,但有其固有缺陷,而傳統改造方法無法突破這個固有缺陷,資訊技術則為改進職能分工提供了可能。應用資訊技術是一個不斷發展變化的過程,是以與資訊化相伴而生的業務流程改進也必然是一個長期的過程。也就是說,業務流程持續優化是企業生存發展的需要。

優化包括:

1)不斷改善基礎條件

2)不斷提高認識水準

3)不斷發展工具方法

四、項目管理流程的管理與優化

項目先後銜接的各個階段的全體,被稱為項目管理流程。IT行業的項目管理流程一般包括5個部分:項目的啟動、計劃、實施、控制、收尾和後續維護。

1、項目管理流程的優化

項目管理需要遵守流程,但不能死闆固守,需要根據實際情況靈活變通,不斷優化和調整,使流程服務于項目,促進項目成功。

2、靈活項目管理

靈活項目管理是規劃和指導項目流程的疊代方法。其流程包括構想、推測、探索、适應、結束,有别于傳統項目管理的階段(啟動、計劃、管理和控制)。

流程與項目管理流程

靈活項目管理:

1)用構想代替傳統的啟動,表示構想的重要性;

2)推測代替計劃,強調對項目的不确定性的适應能力

3)探索代替管理,疊代傳遞,強調項目管理的執行是探索性的,而非确定性的

4)密切關注構想、監控資訊,不斷适應項目實際情況