将文檔管理軟體與您的 ERP、CRM、人力資源軟體或會計軟體內建是很有意義的。 在系統之間共享資訊使您的團隊能夠通過消除重複資料輸入和提高協作來避免不必要的工作。 內建簡化了資料流經公司的方式，確定部門之間的合作和互相了解，進而提高生産力并節省大量成本。
與 ERP 和其他業務軟體內建的文檔管了解決方案提供了使用獨立軟體無法實作的優勢(下圖)。
隻有文檔管理能提供的好處
- 防止操縱。 全面的權限系統保護文檔免受未經授權的通路。
- 可用性。 授權員工可以随時通過網絡浏覽器或移動裝置通路文檔。
- 長期存儲和自動保留計劃。 解決方案可以将文檔存儲為 PDF 或原始格式，并在定義的保留期後自動删除它們。
- 合規性。 文檔管理系統使您的組織能夠更好地滿足隐私要求、審計标準和其他法規，包括 HIPAA、Sarbanes-Oxley 和 GDPR。
DocuWare 支援的內建
1.系統之間的無縫資訊交換
DocuWare 使用多種資料源：獨立資料庫、DocuWare 資料庫，甚至是簡單的 CSV 檔案。 該解決方案還通過平台服務交換資料，該服務捆綁了從外部應用程式和裝置對 DocuWare 的所有通路。 平台服務基于 REST，確定所有資源和 API 點都有一個 URL。 無論裝置或作業系統如何，資料都可以在系統之間移動。
使用 DocuWare 從外部來源提取資料并在您的其他系統中填充資料
DocuWare Import 子產品富有生産力，在使用網絡掃描器或建立大量 PDF 文檔的 ERP 程式時特别有用。 例如，如果您使用的 ERP 系統将所有發票、貸項通知單和其他文檔導出為 PDF，您可以将這些文檔自動存儲在 DocuWare 中。
DocuWare 還可以從資料源檢索資訊并使用該資料集填充 DocuWare 中的記錄。 這確定了兩個系統中的資料是一緻的。
2.DocuWare Smart Connect 為現有軟體增加價值
DocuWare Smart Connect 直接從任何應用程式的界面讀取術語，并使用它們在 DocuWare 中搜尋相關文檔。 隻需單擊一下，您就可以在 DocuWare 中看到相應的文檔——包括訂單、發票、合同、電子郵件、履歷以及與項目、交易或員工有關的任何其他檔案。
例如，您可以直接從您的會計軟體中檢視文檔。 當您檢視與供應商的最近交易時，您單擊嵌入在會計軟體中的 Smart Connect 按鈕即可顯示相關發票。 可以安裝第二個按鈕，加載相關的交貨單或完成該過程所需的任何其他文檔。
Smart Connect 還包括突顯搜尋（Highlight Search）功能。 設定完成後，此功能可在任何應用程式中使用，包括 CRM、會計軟體、聊天或 Microsoft Word。 您隻需設定一次，因為突顯搜尋（ Highlight Search）功能可與任何應用程式內建。 無論您使用什麼程式，您隻需突出顯示一個術語或一個數字，按下鍵盤快捷鍵，所有相關文檔都會顯示出來。
3.預配置的連接配接（Connect-to）子產品
連接配接（Connect-to）子產品提供與 SAP、SharePoint、Microsoft Outlook 和多功能列印機 (MFP) 等企業應用程式的內建。
SAP 連接配接器促進 ERP 內建
可以将 SAP 内容存儲庫配置設定給 DocuWare 中的存檔，使您能夠跨多個存檔進行存儲。用于搜尋或顯示文檔的資料将安全傳輸。
借助 SAP，您可以組織公司最重要的資訊流。 這會産生大量适用法律法規的商業檔案。 在 DocuWare 中存檔，您的文檔可以進行修訂和稽核。
文檔歸檔始終可用于 SAP 中的日常業務。 例如，一鍵顯示連結到 SAP 資料記錄的發票。 條形碼或 SAP DocID 等唯一值可確定連結正确。 DocuWare 通過網絡浏覽器通路。 是以，無需額外安裝軟體。
DocuWare 的 MFP 連接配接器可與 Toshiba、Ricoh、Sharp、OKI 和 Xerox 的 MFP 配合使用。将 MFP 用作網絡掃描器，您可以在掃描時将文檔轉發給正确的員工。為此，DocuWare 導入子產品監控網絡目錄并将掃描的檔案存儲在員工的文檔托盤中。
因為它是基于網絡的，DocuWare 與幾乎所有類型的數字基礎設施內建。這意味着可以直接從第三方應用程式或網絡掃描器或平闆電腦等裝置調用解決方案的功能。 DocuWare 還可以使用公司現有的伺服器資源進行文檔管理。這自動包括資料庫同步、從郵件伺服器導入、內建外部使用者管理以及其他功能。
如果您想了解有關 DocuWare 的內建功能如何在您的公司中發揮作用的更多資訊，可以申請免費示範。