新人如何提高工作效率

同樣一件工作,為什麼你要一天才能完成而别人隻需要半天甚至一個小時就能完成呢?為什麼有時候你感覺自己在天天忙碌,而似乎沒有任何成果,工作總是裹足不前呢? 在工作中,這些問題也許總是困擾着你,而且久而久之如果總是效率低下還會影響到自己的前途. 是以,提高工作效率是一個刻不容緩的問題,特别是對象我一樣剛剛工作的年輕人更是如此.那麼怎麼提高工作效率呢?這個很大程度上還是要靠個人體會,思考和交流,發現自己在工作中存在的降低工作效率的行為,然後去改進它.這裡,我主要就自己工作的情況總結一下提高工作效率的方法.

1. 列出工作計劃,并且用明顯的方式提示你完成的進度

記住：工作計劃必不可少！這種計劃并不是為了向某人彙報，也不是為了給自己增加壓力，而是為了讓你記住有哪些事情需要去做，而不是被無形而又說不清楚的工作壓力弄得暈頭腦漲，煩躁不以。

首先：在每周的開始列出本周的計劃。計劃的内容就是本周準備做哪些事情，除非是外界有嚴格時間限制的任務（例如周三必須向客戶送出出産品文檔），否則，周計劃無須設定每項任務拟訂的進行時間，也沒有必要詳細去說明任務的内容。你隻需要一些提示，讓你不回忘記本周要做的工作；

然後，每天早上列出時間表，從周計劃中選擇出當天想做的事，并安排具體時間去完成；列出所有需要打的電話，和每個電話的内容。這張時間表應該随時在你身邊，一擡眼就能看到，它象一個忠實的助手，随時告訴你下一步工作的内容！

最後，必須進行工作計劃的總結。很多人把工作總結想得很複雜，仿佛需要把所有完成的任務的完成情況和沒有完成的任務的未完成原因都詳詳細細地書寫出來。這是一個天大的誤解！！其實，工作總結随時都在進行，方法簡單之極：用粗筆把你做完的事從周計劃和日時間表中重重地劃去！！另一種總結是在我們制定每日的時間表和每周的計劃表時完成的，方法也十分簡單：把當日或當周沒有完成的工作抄寫到下一日或下一周的計劃中去！

你一定要明白，制定計劃的根本目的不是給你施加任何壓力，而是給你一個有序的、有準備的工作安排。是以，不要為未完成預定的任務而懊惱，而是記住這些任務，并且盡快安排去進行！同時，工作計劃還會給你帶來自信和成就感：當一個人看到面前成堆的任務被狠狠地劃去，象征着這些敵人被征服和消滅，那就象是軍人看到自己肩膀上的金星在一顆顆增加一樣，是何等地暢快淋漓！

我個人的經驗是:

一, 将工作計劃和進度記在身邊的台曆上. 當接受到工作任務後,自己分析一下這個任務的難度,要分幾步來完成,然後用鉛筆記在桌上的小台曆上.平時的工作安排和計劃都可以這樣簡單地記錄下來.這樣,一是比較友善,而是這個台曆就在你的旁邊,随時可以看到,可以督促自己按照進度完成任務. 哪天要完成什麼任務都可以簡單地用鉛筆寫在台曆當天的空格中.然後,自己每天實際完成的進度用鋼筆或者原子筆寫在當天的台曆空格中,這樣可以比較進度安排與實際進度直接的差距,進而可以更好地調整工作進度.而且,這個實際進度可以作為下面寫周間報告的參考,使你知道這周完成了什麼.每天向着目标前進,工作會更有充實感.

二, 每周寫周間報告. 周間報告應該在周末時,以檔案的形式詳細列出本周所完成的工作,工作中出現的問題,也可以簡單地列出工作的方式,已經目前的成果. 另外,還要在周報中列出下周的計劃事項,這個也為第一條中寫工作進度計劃提供參考.這個周間報告最好控制在一頁紙的範圍内,過長也沒必要. 另外,你如果是項目經理,你還應該準備一個Excell的表格檔案,在這個檔案中按照每個組員以及他從事的工作子產品分行列出他每周的工作進度(需本人配合完成). 這樣,整個項目包括子產品的劃分,擔當者,子產品計劃,實際進度,子產品間協調等等都可以一目了然. (當然,同樣的一個事項怎麼用表格和文字更好的表達出來也是一個人能力的展現,這個需要在工作中向别人學習和自己思考實踐,以後如果有時間我也會對這個問題進行一下總結).

2. 安排好随時可進行的備用任務，以不浪費你的時間

我們常常會遇到這樣的情況：需要打開或下載下傳某個網站内容，連網速度卻慢得象爬蟲；離預定好的約會還有半個鐘頭的空餘時間；焦急地等待某人或某物，卻不知道他（它）什麼時候會到來；心情不好或情緒不高，不想做任何需要投入精力的工作；所有任務都已完成，而下班的時間還未到來。

通常，人們遇到這些情況時，會采用兩種方法去對待：或者百無聊賴地等待，或者随便拿起一項工作來做。無所事事地等待是自殺的最好方法，因為你的生命會在你發蒙時一刻不停地流逝；而随便進行一項工作，最可能的結果是工作效率極其低下，在這段空白時間過完時必須放棄手頭的沒有完成的工作，下次再重新開始。

對待這樣的空白時間最好的方法是：預先準備備用的任務，而利用這樣的時間去進行（不是完成）它！這樣的備用任務要求具備的特點是：不需要耗費大量的腦力去思考；随時可以開始，随時可以中斷，并且下次可以繼續進行；沒有時間的壓力，不必在某個時間非完成不可；能給自己帶來一定的樂趣。這樣的工作有：浏覽報刊雜志，閱讀有益的但是非專業的書籍，檢視網絡新聞，随意通路自己感興趣的網站，對自己已完成的工作成果進行美化加工（例如整理文檔，修飾繪圖設計），整理檔案，将顧客名單裁成小條等等。

如果你安排好了這樣的任務，你不光可以把這些需要等待的空白時間充分利用起來，并且你還可以有額外的驚人收獲：整齊美觀的檔案櫃，有價值的新聞或文章，或者在一年之内讀完了巴爾紮克的全部小說！

通常, 我們手頭上可能有不止一項的任務或者一個任務可以劃分為幾個可以單獨進行的事項,那麼我們在一個任務因為客觀原因一時還不能繼續進行時就要抓緊時間幹點别的了.比如,在我的設計中要進行仿真,可能運作一個run指令就要等大半天才能看到結果.這時候,我可以分析上一次的仿真結果,找出有什麼問題和産生問題的原因,或者我可以去仿真另外一個子產品,或者我可以收一下信,看要不要回複,或者我可以看一下技術文檔,或者我可以想一下工作進度,能不能趕上計劃,或者我可以學習一下工作相關的知識,進一步提高自己的水準,或者我可以浏覽一下網頁,了解一下技術動态或者最近的時事新聞,或者我可以起來深深懶腰,出去喝喝茶,聊聊天.... 總之,時間是寶貴的,不論是用來工作,學習,還是娛樂,可不能随便浪費啊.

3. 每天定時處理一些日常事務,不要被它影響主要工作

你每天都需要做一些日常工作，以和别人保持必要的接觸，或者保持一個良好的工作環境，這些工作包括檢視電子郵件，和同僚或上級的交流，浏覽你必須通路的 BBS，打掃衛生等等；這些正常的工作雜亂而瑣碎，如果你不小心對待，它們可能随時都會跳出來騷擾你，使你無法專心緻志地完成别的任務，或者會由于你的疏忽帶來不可估量的損失。

處理這些日常工作的最佳方法是定時完成：在每天預定好的時刻集中處理這些事情，可以是一次也可以是兩次，并且一般都安排在上午或下午工作開始的時候，而在其他時候，根本不要去想它！

除非有什麼特殊原因（例如你在等待某個人發來的緊急郵件），否則，強迫自己在預定時刻之外不要檢視郵箱，不要浏覽BBS，不要去找上司彙報工作，這樣，處理這些事務的效率才會提高，并且不會給你的其他主要工作帶來困擾。

如果每天你都有這種日常事務需要處理,那就定時盡量集中來完成. 把這些工作一次性完成就可以專注于主要工作上,上面說的不錯.

4. 把所有工作劃分成"事務型"和"思考型"兩類，分别對待

所有的工作無非兩類："事務型"的工作不需要動腦筋，可以按照所熟悉的流程一路做下去，并且不怕幹擾和中斷；"思考型"的工作則必須集中精力，一氣呵成。

對于"事務型"的工作，你可以按照計劃在任何情況下順序處理；而對于"思考型"的工作，你必須謹慎地安排時間，在集中而不被幹擾的情況下去進行。

對于"思考型"的工作，最好的辦法不是匆忙地去做，而是先在日常工作和生活中不停地去想：吃飯時想，睡不着覺的時候想，在路上想，上WC的時候想。當你的思考累計到一定時間後，再安排時間集中去做，你會發現，成果會如泉水一般，不用費力，就會自動地汩汩而來，你要做的無非是記錄和整理它們而已！

有道理,一般也會這麼做.

5. 工預善其事,必先利其器,好的工具往往讓你事半功倍

人與動物的一個重大的差別是,人可以制造工具.人都是要靠工具來工作,好的工具往往可以成倍地提高你的工作效率.而如果你還抱着陳舊的工具不放的話,往往隻有被社會淘汰了.是以一定要掌握好的工具.下面具體談一談怎麼樣"利其器"的問題.

做一項工作,特别是項目的開發工作,一個很重要的環節就是搜集資料.這包括這個工作别人是否也在做或者已經做過(通常是YES),他們有什麼經驗,資料和教訓可以借鑒,這個工作需要哪些具體的參考文檔(如datasheet,spec或者标準等),是否能得到更詳細的資料(這樣你就省事了,不要不相信,還真可能有). 這些資料的搜集除了可以通過自己公司的文檔外,一個很重要的途徑就是網絡.這就要會使用網絡搜尋引擎,以及及時對有用網址備份,多參加些論壇讨論.(會在本人部落格中不斷總結,敬請關注).當然,技術書籍或文獻也不容忽略,它們往往更詳細和專業.

在工作中,你經常會使用很多軟體工具,熟練掌握這些工具,特别是常用的技巧,肯定對你完成工作大有裨益.當情況往往是,對某一個工具你往往隻了解它最基本的功能,以為這樣就足夠了.誠然,憑借這些基本的功能你可能是可以完成任務,但工作效率卻大打折扣. 比如,Unix下的編輯軟體Gvim,雖然我會用基本的編輯指令,但與他們老工程師接觸後卻發現他們竟掌握很多小技巧,完成同樣的動作速度要快很多.是以,對這些工具的使用方法就要及時進行總結,不斷實踐,你會發現在工作中會更加得心應手.目前,在我的工作中常用的工具vi,gvim,perl,c shell(包括sed,awk等工具) 雖然都是輔助性的,但掌握熟練了就很有用,日後要對它們的使用方法總結一下.

工作5年期不到的人，經常性的會抱怨工作任務多，沒有時間學習。是不是沒有時間呢？如果去問工作滿五年的職員，他們總會說，工作就是工作，如果工作多了，就做快點，少了就做慢點，在那裡沒有事情做，會讓上司說的。這裡姑且不論老員工管理上的問題，但從新老職員的對話中，明顯的可以看出，新職員說的沒有時間學習，是因為工作效率不高造成的。　

　　到底是那些因素導緻新職員的工作效率低下，沒有時間來學習呢？根據衆多的新職員的表現看，主要有以下幾個方面。 　　

　　工作熟練度不夠。

　　職場新人類，由于對工作的陌生，即使在一段時間後完全掌握了本崗位的工作技能，由于崗位的需要，不得不另外重新學其他的工作技能。中國職場在前幾年時間内，由于将來發展的不确定性，期望多學點東西以提高自己的能力，也希望多學點東西以确定自己的職業導向。這直接導緻了新新職員在職場上的各種技能的不熟練，自然導緻工作速度不快，工作成績不大了。 　　

　　對于工作熟練度不足的問題，新人類，應該及早的确立自己的職業導向，将自己在某幾個方面的能力迅速提高，使得自己在該方面的實務能力提高到最大，以節約時間。 　

　　時間概念不強。 　

　　職場新人類，普遍性的沒有多少時間概念。看見事情就做，對自己的工作時間沒有具體的安排，也不清楚自己的時間到底是怎麼損失的，也不明白自己所花費的時間是否合理。拿到一份上司交代的任務，不明确自己能夠多長時間做出來，沒有潛意識裡的強制性概念。 　　

　　對于時間概念不強的問題，應該從2個方面着手進行處理。 　　

　　1、了解自己的時間配置設定，找出浪費的原因，分析如何解決這個時間的浪費問題；2、建立和強化時間概念，利用日程表記錄每天的工作内容，要時刻清楚，這小時我幹什麼？工作統籌能力不足。 　　

　　這個能力的提高，是跟新人類在職場的時間的長短成正比的。這個能力的缺失使得新人類無法合理安排自己的工作，不能夠按照事情的輕重緩急、進行合理的安排工作，往往導緻一個任務沒有完成，因為上司催促另一個任務，而放棄原來的任務趕緊完成上司的緊急任務，等上司的緊急任務完成了，自己第一個做的任務卻因為時間長，又不得不重新清理思路導緻時間的浪費。針對工作統籌能力的提高，需要從以下幾個方面着手處理。 　　

　　1、先把已經确定時間的任務羅列出來，并根據已确定時間間隔安排其他工作；2、逐漸培養自己的日程安排能力，根據自己的喜好，将相應的任務安排在合适的時間段裡；3、相似的工作排在一起，盡量減少主觀思維上的變化；4、工作不要排的太滿，始終給自己保留一定的彈性時間。 　　

　　任務分解能力不足。 　　

　　有些複雜的工作，工作多年的好手，會仔細的把這個複雜的工作進行拆解，并逐漸分類，以各個完成。 　

　　然而新人類并不具備任務分解的能力，這導緻了缺乏思路無從下手，越想越繁雜，無法很好的系統的完成該項工作。