三堂課，破譯企業生存密碼

作者：文檔 資産 wissD8A66EF72D66

    朋友開的一家顧問公司一直被我視為偶像和楷模。既然是偶像，就一定有特别的地方。在我眼中，這家公司的最特别的地方就在于：活多，人少，沒有人加班。

    混在同一個圈子，我當然知道這幾個看似簡單的特别之處背後的深刻含義。活兒多，意味着客戶的認可和滾滾财源。人少，意味着高效和節約下來的的大筆開銷。沒有人加班？真是讓人羨慕不已，簡直是做到了這個行業裡的極緻！多少人才，因為競争和壓力而選擇逃避，夢想着能在一個世外桃源裡自由呼吸？！

    做企業，生存是一個問題，生存得好與壞是另外一個問題。奇迹既然是被人創造出來的，就一定有痕迹可循。終于，在無數次糖衣炮彈和死纏亂打的追擊下，偶像無奈地向我開啟了其筆記本電腦中的"羊皮卷"--企業内部的3個加密文檔。

羊皮卷一：管理=最簡單的手段

    第一個文檔很短，短到一眼就能看完全部内容，因為上面隻有1個網址和2個軟體名稱。偶像看出了我的詫異，笑着告訴我，這可是他們公司管理的精髓和全部内容，一套自創的1+2管理體系。

    偶像進一步解釋道：1表示一個垂直管理平台，即企業的日常管理和員工教育訓練都等方面工作，都在公司的網站上完成，省時、省力、省錢；2代表着兩個軟體管理工具，一個是用于時間和效率管理的企業秘書系統，一個是用于企業資源管理的文檔協同系統。

    簡而言之，安裝了企業秘書的電腦，隻要員工登陸後，即可連接配接到公司的網站上，實作電子考勤、外出報批、工資統計、檔案查閱等相應功能，簡化了日常管理流程。而新進員工，可以通過該系統來查閱公司的管理制度、崗位工作流程、案例與資料等内容，并參與網上課程教育訓練，節約了大量的人員教育訓練時間和成本。

    關于另外一個系統，偶像似乎不願深談，隻是抛給了我這樣一個問題："你認為文檔是企業資産嗎？"回答當然是肯定的。文檔 資産 wissD8A66EF72D66

因為作為這一行業的公司，一個知識密集型的企業，我一直視多年累積下來的文檔資源為生命，怎麼會不看重？但管理和應用這些龐大的文檔資料卻是我最頭疼的問題，因為抛開文檔管理者的工資不說，單就查找文檔資料耗費的時間就早已經讓我苦惱不已。"文檔協同系統就是解決這類問題的，而這還僅僅是他最基本的功能之一"。

    管理的關鍵就在于把握重點，從企業最核心問題的解決入手。我是個對廣告與說教沒有好感的人。盡管偶像給我上的第一課有點像廣告，但确實讓我受益匪淺。毋庸置疑，有效的時間管理手段可以讓更多的項目和收益流向企業，填進錢袋子；而有效的資源管理手段卻可以盤活資源并防止資源流失，看住錢袋子。

羊皮卷二：效率=最适合的方法

    第二個文檔是一個表格，看到他第一眼的感覺像是一個給兒童開發智力的拼圖，再看又像是×××投注站的選号表，因為上面布滿了不同顔色的符号和标記。

    基于第一次打開文檔時的經驗，此時的我已經堅信，在偶像這裡，越是看不懂的東西，一定越有價值。否則，怎麼我不是别人的偶像呢？

    偶像就是偶像，果然沒讓粉絲失望。隻用了3分鐘，就完成了對我智力開發的全過程。這是一張周工作計劃表格，橫向隻有"具體事務、執行時間、執行人、資源"4個項目，其中的執行時間被劃分成很小的10欄，即一周5個工作日的上、下午；縱向當然就是一行一行的表格，第一列用以添加相應的具體事物内容。

    至于剛才考驗我智力的那些不同顔色和形狀的符号，分别出現在表格的具體事物和執行時間對應欄中，不同形狀代表着事項進展的時間要求，不同顔色代表着事項的緊急程度和進展狀況。比如：紅色的方形符号，表示該事項必須要在對應的時間内提早全部完成；藍色的三角形符号，表示該事項已進行到收尾階段；綠色的圓形符号，表示該事項已全部完成，進入論證明施階段……

    之是以耐心地解釋這樣一個表格，是因為我後來才知道，這是偶像公司的一道應聘測試題：用你喜歡的文字、色彩或符号，制作一個周工作計劃表格，并用簡短的文字把它描述出來。從答案裡面，可以分析出應聘者的思維能力，文字表現力和想象力等諸多内容。

    據說偶像公司裡類似的表格、工具或模闆還有很多，當然也包括類似的應聘試題。"文檔就是資産！知道剛才我為什麼問你這個問題了嗎？員工在公司網站上可以随時找到自己需要的工具，而這些實用工具或方法的應用，可以促成員工養成良好的工作習慣，大幅提升工作效率，為企業累積更多資産。"

    全面了解你的員工，讓每一個員工都能選擇到與崗位工作相關的最适合的方法或工具，并将之轉化為一種長期的良好工作習慣。這是我接受再教育的第二課，此時的偶像已經上升為導師。

羊皮卷三：溝通=最感性的細節

    請注意，我說的是感性而不是性感或感興趣。第三個文檔給我的，就是這樣一個感覺，我不确定我的描述和看到的文字是否完全吻合。

    "親愛的朋友：

    當您收到這封郵件的時候，阿梅剛剛離開熱愛的[url]www.chinawiss.com[/url]客戶服務崗位,感謝您長期工作上的幫助與支援！

    能夠在優秀的[url]www.chinawiss.com[/url]與優秀的您相識是一件萬分惬意的事情。接替我工作的将是wissA14B3D6793E8女士，她也非常優秀，您可以繼續同她聯絡工作上的任何事情。她的分機号碼是6793，手機号碼是14B3D6793，郵箱位址依然是這個位址。

    阿梅的郵箱位址已變更為[email][email protected][/email]，手機号碼依舊是3D6793E8。如果您願意，阿梅會以朋友身份依然同您保持聯絡。 順祝

    商祺！"

    "這是8年前我收到的一封郵件，也是我保留時間最長的郵件。"偶像導師娓娓道來，仿佛沉醉在甜美的回憶之中："收到郵件後，我迫不及待地就跑去見阿梅，希望她能×××。因為我堅信，一個能夠把告别儀式都做得如此完美的人，絕對不簡單。現在，阿梅是我們的客戶總監。"

    當然，還有一點我覺得有必要補充，阿梅的另外一個身份--是我的偶像師娘。

    其實，很多時候，看似複雜的問題解決起來非常簡單。"将一些完美的細節和有效的工具，組合到關鍵的執行步驟中，會收獲截然不同的效果。"這是我三堂課後的總結，也是三個小文檔帶給我的企業生存方法上的思考。

    關鍵詞：文檔協同 文檔資産 文檔管理軟體文檔 資産 wissD8A66EF72D66

    （歡迎與作者交流或探讨觀點：[email][email protected][/email]。文檔就是資産，轉載須标明轉載字樣。）