會議邀請函的相關知識解析

會議邀請函的相關知識解析

　　會議邀請函是什麼？會議邀請函包括哪些基本内容？會議邀請函要如何？現小編整理了會議邀請函的相關知識，為你一一解答疑問。

　　（一）會議邀請函的含義

　　會議邀請函是主要用于邀請特定機關或人士參加會議，具有禮儀和告知雙重作用的會議文書。

　　邀請函用于會議活動時，與會議通知的差別在于：邀請函主要用于橫向性的會議活動，發送對象是不受本機關職權所制約的機關和個人，也不屬于本組織的成員，一般不具有法定的與會權利或義務，是否參加會議由對象自行決定。舉行學術研讨會、咨詢論證會、技術鑒定會、貿易洽談會、産品釋出會産等，以發邀請函為宜。而會議通知則用于具有縱向關系（即主辦方與參會者存在隸屬關系或工作上的管理關系）性質的會議，或者與會者本身具有參會的法定權利和義務的會議，如人民代表大會、董事會議等。對于這些會議的對象來說，參加會議是一種責任，是以隻能發會議通知，不能用邀請函。學術性團體舉行年會或專題研讨會時，要差別成員與非成員。對于團體成員應當發會議通知，而邀請非團體成員參加則應當用邀請函。

　　（二）會議邀請函的基本内容

　　會議邀請函的基本内容與會議通知一緻，包括會議的背景、目的和名稱；主辦機關群組織機構；會議内容和形式；參加對象；會議的時間和地點、聯絡方式以及其他需要說明的事項。

　　（三）會議邀請函的結構與寫法

　　1．标題。

　　由會議名稱和“邀請函（書）”組成，一般可不寫主辦機關名稱和“關于舉辦”的字樣，如：《**城市資訊化進階論壇邀請函》。“邀請函”三字是完整的文種名稱，與公文中的“函”是兩種不同的文種，是以不宜拆開寫成“關于邀請出席××會議的函”

　　2．稱呼。

　　邀請函的發送對象有三類情況：

　　（1）發送到機關的邀請函，應當寫機關名稱。由于邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱（統稱），以示禮貌和尊重。

　　（2）邀請函直接發給個人的'，應當寫個人姓名，前冠“尊敬的”敬語詞，字尾“先生”、“女士”、“同志”等。

　　（3）網上或報刊上公開釋出的邀請函，由于對象不确定，可省略稱呼，或以“敬啟者”統稱。

　　3．正文。

　　正文應逐項說明具體内容。開頭部分寫明舉辦會議的背景和目的，用“特邀請您出席（列席）”照應稱呼，再用過渡句轉入下文；主體部分可采用序号加小标題的形式寫明具體事項；最後寫明聯系聯絡資訊和聯絡方式。結尾處也可寫“此緻”，再換行頂格寫“敬禮”，亦可省略。

　　4．落款。

　　因邀請函的标題一般不标注主辦機關名稱，是以落款處應當署主辦機關名稱并蓋章。

　　5．成文時間。

　　寫明具體的年、月、日。

　　（四）會議邀請函範文

　　尊敬的先生/女士：

　　您好!

　　我們很榮幸地邀請您參加将于5月15-16日在北京21世紀飯店舉辦的“第27屆聯合國糧食及農業組織亞太地區大會非政府組織磋商會議”。本次會議的主題是：從議程到行動——繼“非政府組織糧食主權論壇”之後。此次磋商會議由聯合國糧農組織(FAO)和國際糧食主權計劃委員會亞洲分會(IPC-Asia)主辦，中國國際民間組織合作促進會協辦。屆時，來自亞太地區80多個民間組織的100餘名代表将參加會議。本次會議宣言将在5月17-21日召開的27屆聯合國糧食及農業組織亞太地區大會上宣讀。

　　本次會議的主要議題包括：

　　1.亞太地區糧食和農業領域的非政府組織如何在地區和國家層面執行“全球行動議程/公民社會戰略”。

　　2.亞太地區糧食和農業領域的非政府組織如何根據目前形勢确定今後行動的參與者。

　　3.參會機構起草非政府組織建議書送出給第27屆聯合國糧食及農業組織亞太地區會議，繼續呼籲維護農民的利益。

　　真誠地期待着您的積極支援與參與!

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