盡管有許多其他通信工具可用，但電子郵件仍然是世界各地公司最重要的通信手段。但是，公司是否真的一直意識到自己的電子郵件中可能包含需要長期儲存并保持可用的業務關鍵資料？
電子郵件合規性法規不斷增長，是以，管理此類資料的法律要求也在不斷增長。IT決策者必須處理確定電子郵件資料安全的問題，并将其分别納入其戰略性IT安全和電子郵件管理政策中，這一點至關重要。跨國公司需要記住：合規性要求因國家和地區而異。
保留和保護關鍵業務資料
但是公司如何儲存和保護重要的業務關鍵資料呢？答案是同時實作電子郵件歸檔解決方案和備份軟體。實際上，在企業環境中部署這兩種解決方案非常重要，因為它們可以實作不同的目的并互相補充。
有什麼差別？
備份與電子郵件歸檔
任何電子郵件歸檔解決方案的主要目标是確定電子郵件資料随着時間的推移保持可用和可檢索。對于公司而言，這對于與業務交易的準備、完成、執行或撤銷有關的電子郵件（例如發票、報價、支援查詢或任命請求）尤其重要。
相比之下，備份的目的是在短期和中期存儲資料，進而提供有關資料的正常快照。此概念允許制作整個資料集的副本，以便可以将它們放到外部存儲或雲環境中，并在以後還原。
是以，備份僅出于災難恢複的目的，允許在發生資料丢失的情況下從外部存儲複制臨時備份的資料集。通過電子郵件歸檔¹可以實作以下目标：
這一切背後是什麼？
歸檔所能解決的問題
消除郵箱配額
電子郵件存檔解決方案允許從電子郵件伺服器的郵箱中删除（自動）成功存檔的電子郵件，進而釋放伺服器上的存儲空間。
備份解決方案通常在外部存儲媒體或雲中建立電子郵件伺服器資料的臨時副本。在這種情況下，“臨時”是指備份中的資料被覆寫或删除（例如，在增量備份的情況下），或者如果備份檔案不存在，則根據固定的時間表完全删除。需要更長的時間。建立這些副本并不能消除郵箱配額的需要–“完整郵箱”以及通常與“交換”電子郵件（例如，将其發送到外部PST檔案）相關的需求仍然困擾着使用者和IT管理者。
消除PST檔案
PST檔案主要用于從使用者的郵箱傳輸電子郵件（例如，郵箱配額）或在使用者的PC上建立電子郵件的本地副本。郵箱的内容可以手動或自動複制（例如，通過Microsoft Outlookd的AutoArchive功能）到PST檔案中，然後換出到外部存儲媒體中，并在必要時從使用者的郵箱中删除内容。
許多公司都試圖擺脫PST檔案，因為它們經常會帶來風險。它們被認為容易出錯且效率低下，PST檔案通常會占用大量存儲空間。PST檔案容易損壞或丢失，特别是因為它們通常存儲在各種使用者的PC位置中，這使得備份檔案更加困難，并且經常導緻密鑰資料丢失。此外，PST檔案無法使用全文本搜尋功能進行浏覽，也無法防篡改。
在這方面，電子郵件歸檔特别為IT管理者提供了至關重要的好處，還可以幫助滿足公司的要求。電子郵件存儲在旨在長期保留的集中管理系統中，同時考慮了必要的法規和合規性要求。這使IT管理者可以控制整個歸檔過程。由于可以自動從電子郵件伺服器删除已存檔的電子郵件，是以PST檔案變得多餘，作為繞過郵箱配額的潛在解決方案。現有PST檔案的内容也可以集中存儲，進而使最終使用者可以輕松浏覽它們。
從根本上講，也可以獨立于使用中的任何存檔過程來備份PST檔案。但是，由于此方法不允許繞過郵箱配額，是以無法使用備份完全消除PST檔案。
通過重複資料删除和壓縮降低存儲需求
與PST檔案相比，電子郵件歸檔的另一個優勢是能夠對重複的電子郵件進行重複資料删除和壓縮，這意味着存檔使用的存儲空間更少。
确實備份解決方案也可以壓縮并（取決于提供商）對資料進行重複資料删除，但是電子郵件歸檔解決方案具有解除安裝電子郵件伺服器的額外關鍵優勢，因為後者不再需要保留已經儲存的電子郵件。已封存。
減少電子郵件伺服器的工作量并簡化備份和還原過程
通過在成功歸檔後應用“規則”從伺服器删除電子郵件，可以減少伺服器上的資料量。這可以顯着加速電子郵件伺服器上的後續備份和還原例程（如果發生資料丢失），進而大大減少了此關鍵業務系統的停機時間。除了一般減輕電子郵件伺服器上的資料負載外，電子郵件歸檔還可以提高備份過程的性能。備份解決方案不能獨自做到這一點。
提供完整的，防篡改和長期的電子郵件保留
任何電子郵件歸檔解決方案的主要目的都是以完整，防篡改的形式保留電子郵件資料，同時提供長期可用性。
完整性通常是通過在到達或離開電子郵件伺服器時直接歸檔電子郵件（稱為日記）來實作的。備份解決方案僅将電子郵件伺服器儲存為目前狀态（快照）。這增加了使用者在建立備份之前删除和丢失電子郵件資料的可能性。
專業的電子郵件歸檔解決方案通過加密，散列值形成，将使用者特權限制到必要的最低限度以及維護有關更改和使用者事件的稽核日志，以“防篡改”的方式幫助保留資料。現在，一些備份解決方案也考慮到了防篡改的手段在市場上銷售，盡管具體涉及的内容因提供商而異。
電子郵件歸檔解決方案與備份解決方案的不同之處在于，它通常将資料保留在存檔中數年，而備份解決方案通常僅短期和中期存儲資料。是以，備份僅出于災難恢複的目的，允許在發生資料丢失時從外部存儲恢複臨時的備份資料集。
幫助滿足合規性要求
根據所采用的解決方案，以完整，防篡改和長期的方式歸檔電子郵件資料有助于滿足合規性要求，因為根據所涉及的國家和行業，電子郵件也可能會受到不同的合規性要求。
發生這種情況的一個關鍵标準是相關資料的完整性：通過日記歸檔，電子郵件在接收或發送時即被存檔，而備份通常遵循一定的時間表，并且存在篡改或資料丢失的風險。臨時。大多數電子郵件歸檔解決方案以及許多備份解決方案都支援GDPR選項和保留政策，盡管在後一種情況下，配置選項通常不那麼使用者友好或全面。
協助電子資料展示方案
在英美司法管轄區之外，電子資料展示通常被了解為是指對電子存儲的資訊進行本地化，采購，審查和交換的過程。
專業的電子郵件歸檔和備份解決方案通常可以提供搜尋功能，以及部分恢複和導出功能，是以它們可以為eDiscovery方案提供幫助。但是，請務必記住，備份解決方案的功能不如電子郵件歸檔解決方案的功能那麼全面。如果PST檔案包含電子郵件（請參閱“ 消除PST檔案”），這些電子郵件又存儲在備份中，則電子資料展示方案可能會很費力且耗時。
電子郵件的全文索引可快速搜尋
一些專業的電子郵件歸檔解決方案将歸檔電子郵件及其附件的内容和中繼資料記錄在全文索引中。隻要已授予必要的特權，最終使用者就可以在實時系統中快速有效地搜尋某些電子郵件，而不必依賴IT管理者。也有電子郵件歸檔解決方案通過與Office應用程式（例如Microsoft Outlook）內建來提供此功能。
雖然可以使用許多備份解決方案分别浏覽這些項目，但是此功能通常保留給IT管理者，并且僅限于某些内容和中繼資料。
最終使用者：快速輕松地恢複丢失的電子郵件
對于最終使用者來說，電子郵件歸檔解決方案在恢複方面也比備份解決方案更具優勢。最終使用者能夠在獨立恢複之前使用搜尋功能搜尋某些電子郵件。恢複電子郵件無需額外的IT能力，即IT管理者無需手動搜尋某些電子郵件的備份并為使用者恢複它們。相比之下，備份解決方案通常不能使最終使用者直接通路資料。
重要提示：確定資料隐私
為避免在歸檔傳入和傳出電子郵件時與資料隐私法規沖突，我們建議禁止使用私人電子郵件或要求員工僅使用外部電子郵件服務。可以以書面形式（例如，在使用公司的IT基礎結構的準則中，公司協定，員工的同意聲明或個人雇傭合同中）指定該政策。
是以，得出以下結論：
電子郵件歸檔和備份電子郵件是兩個完全不同的解決方案，它們追求不同的目标。備份旨在應對災難恢複方案并僅在有限的時間記憶體儲資料，而電子郵件歸檔解決方案的工作是確定即使在很長的時間内，資料也可檢索和可用。順便提一下，重要的是要注意，電子郵件存檔本身也應備份。随之而來的是，資料備份和電子郵件歸檔都是任何注重安全性的公司的IT戰略中的關鍵要素。