第2章 三大元件的通用操作
Office 2019包含多個功能不同的元件，而且各個元件在舊版本的基礎上新增了許多功能，但是這些元件在一些基本操作上仍有相通性，如建立、儲存、打開、關閉和退出、保護等。對于這些基本且相似的操作，隻要掌握了其中一個元件的操作，對其他元件的類似操作就可舉一反三，進而快速了解、熟悉Office的功能。
2.1建立并儲存Office檔案
Office三大元件的檔案建立操作類似，并且方法多樣。此外，要想将建立的Office檔案存放在計算機中以便下次使用，就必須對檔案進行儲存。
2.1.1 建立Office檔案
要使用Office檔案辦公，首先就是建立Office檔案，既可建立一個空白檔案，也可套用已有的模闆。
1 建立空白的Office檔案
建立空白Office 檔案的方式有多種，下面就以建立Word文檔為例，介紹建立Office檔案的方法。
步驟01
輕按兩下建立空白Office檔案。安裝Word程式後，輕按兩下桌面上名為“Word”的快捷方式圖示，如下圖所示。在打開的開始螢幕中單擊“空白文檔”，即可完成建立。
步驟02
使用快捷菜單建立。在桌面的空白處右擊，在彈出的快捷菜單中單擊“建立> Microsoft Word文檔”指令，如下圖所示。同樣可完成建立。
2 用模闆建立Office檔案
Office 2019提供了許多模闆，可根據實際需要選擇合适的模闆建立文檔、工作簿和示範文稿，下面以在Word中建立文檔為例，介紹利用模闆建立Office檔案的方法。
原始檔案：無
最終檔案：執行個體檔案第2章最終檔案用模闆建立Office檔案.docx
選擇樣本模闆。啟動Word 元件，在開始螢幕的右側面闆中單擊“商業單據”模闆，如右圖所示。
建立樣本模闆。彈出“商業單據”對話框，在該對話框中可看到要建立的模闆文檔的效果、提供者及下載下傳大小，單擊“建立”按鈕，如下圖所示。
步驟03
根據模闆建立文檔。此時就建立了一個“商業單據”模闆文檔，如下圖所示。根據需要修改編輯文檔的内容，即能快速得到一個新文檔。
2.1.2 儲存Office檔案
在對Office檔案進行建立并編輯後，為了防止資料丢失，需要對檔案進行儲存，檔案的儲存可分為兩種情況：若之前沒有儲存過目前檔案，就将執行首次儲存操作；若對已有檔案進行編輯後，又不想對原始檔案有所修改，可進行“另存為”操作。下面以Word文檔的儲存為例進行
介紹。
最終檔案：執行個體檔案第2章最終檔案儲存Office檔案.docx
儲存文檔。建立Word文檔并輸入需要的文檔内容後，單擊左上角的“儲存”按鈕，彈出的視圖菜單會自動切換至“另存為”指令，在右側的面闆中單擊“浏覽”按鈕，如下左圖所示。
設定儲存位置和檔案名。彈出“另存為”對話框，選擇文檔儲存的位置，在“檔案名”文本框中輸入檔案名，如下右圖所示。
首次儲存文檔的效果。單擊“儲存”按鈕後，文檔的标題名變為了輸入的檔案名，如右圖所示。
提示
另存為Office檔案是指将對已有文檔進行編輯後将其儲存到新位置，其方法為：單擊“檔案”按鈕，在彈出的視圖菜單中單擊“另存為”指令，随後的操作和首次儲存文檔的操作一樣。如果對已有文檔進行編輯後執行“儲存”指令，之前的文檔将被覆寫。
2.2打開Office檔案
Office軟體提供了多種打開檔案的方法，如直接輕按兩下檔案、利用“打開”對話框等。此外，若要快速打開最近打開過的文檔，還可利用“最近使用的文檔”功能。下面介紹通過“打開”對話框和最近使用的文檔這兩種方法打開Office檔案。
2.2.1 利用“打開”對話框打開Office檔案
利用“打開”對話框可打開儲存在計算機任意位置的文檔，下面以Word文檔為例來介紹具體的操作方法。
單擊“打開”指令。打開一個空白的文檔，單擊“檔案”按鈕，彈出的視圖菜單自動切換至“打開”指令，在右側面闆中單擊“浏覽”按鈕，如下圖所示。
選擇打開的檔案。彈出“打開”對話框，選擇打開檔案儲存的位置，然後選擇需要打開的檔案，單擊“打開”按鈕，如下圖所示。
在打開Office檔案時，還可選擇打開方式，其中“以隻讀方式打開”的檔案隻允許閱讀，會限制對檔案的編輯和修改；“以副本方式打開”是指系統會以標明檔案的複制版本進行打開，使用者的編輯或修改操作不會對原始檔案産生影響；“在受保護的視圖中打開”主要是為了保護檔案安全，此時編輯功能将被禁用。
2.2.2 打開最近使用的文檔
Office将最近打開過的指定數量的文檔都放置在了“最近使用的文檔”清單中，當需要重新打開最近使用過的檔案時，可通過該功能快速打開檔案。
啟動Word元件，在開始螢幕的左側可看到最近打開過的文檔，單擊要打開的文檔，如右圖所示，即可快速打開指定的文檔。
2.3撤銷與恢複操作
在Office檔案的編輯過程中，可能會出現錯誤操作，此時可使用撤銷功能來撤銷錯誤的操作，而當撤銷操作失誤時，又可利用恢複功能來恢複。下面以Excel為例介紹撤銷與恢複功能。
原始檔案：執行個體檔案第2章原始檔案人力資源統計表.xlsx
最終檔案：執行個體檔案第2章最終檔案人力資源統計表.xlsx
選擇要撤銷的操作。打開原始檔案，調整列寬和行高，并設定單元格格式，随後單擊“撤銷”右側的下三角按鈕，在展開的清單中選擇需撤銷的操作，如下圖所示。
撤銷操作的效果。此時工作表就撤銷了之前選擇的4步操作，如下圖所示。
選擇要恢複的操作。若撤銷後需要恢複到某步效果，單擊“恢複”右側的下三角按鈕，選擇需恢複到的步驟，如下圖所示。
步驟04
恢複操作後的效果。此時工作表即可恢複到所選步驟的設定效果，如下圖所示。
2.4Office檔案的保護
為避免Office檔案被他人随意修改，使用者可将檔案保護起來。Office軟體提供了多種保護檔案的方法，如對檔案加密、以最終狀态保護及以數字簽名保護等。本節将對這3種方法進行介紹。
2.4.1 加密保護Office檔案
若不想讓他人檢視Office檔案的内容，可使用“用密碼進行加密”功能為文檔添加密碼保護，這樣就必須使用密碼才能實作檔案的檢視和編輯。
原始檔案：執行個體檔案第2章原始檔案加密保護Office檔案.xlsx
最終檔案：執行個體檔案第2章最終檔案加密保護Office檔案.xlsx
開啟加密工作簿功能。打開原始檔案，單擊“檔案”按鈕，彈出視圖菜單。在“資訊”面闆中單擊“保護工作簿”按鈕，在展開的清單中單擊“用密碼進行加密”選項，如下圖所示。
輸入密碼。彈出“加密文檔”對話框，在“密碼”文本框中輸入密碼，如“123 456”，單擊“确定”按鈕，彈出“确認密碼”對話框，在“重新輸入密碼”文本框中再次輸入密碼“123456”，單擊“确定”按鈕，如下圖所示。
加密檔案的效果。完成對工作簿的加密後，先關閉工作簿，當再次打開該工作簿時，就會彈出“密碼”對話框，輸入正确的密碼，單擊“确定”按鈕，如右圖所示，即可打開工作簿。
對于Excel檔案，保護工作簿的另一種方法是在“審閱”頁籤下直接單擊“保護工作表”按鈕，在打開的“保護工作表”對話框中輸入密碼和确認密碼。
2.4.2 以最終狀态保護Office檔案
以最終狀态保護Office檔案是将檔案設定為隻讀，輸入、編輯或校對等操作都會被禁用或關閉。這種保護方式多用于将Office檔案與他人共享，但又不希望他人對檔案進行更改的情況。
原始檔案：執行個體檔案第2章原始檔案以最終狀态保護Office檔案.xlsx
最終檔案：執行個體檔案第2章最終檔案以最終狀态保護Office檔案.xlsx
标記為最終狀态。打開原始檔案，單擊“檔案”按鈕，彈出視圖菜單，在右側的“資訊”面闆中單擊“保護工作簿”按鈕，在展開的清單中單擊“标記為最終狀态”選項，如右圖所示。
确認最終版本。彈出提示框，提示使用者“此工作簿将被标記為最終版本并儲存”，單擊“确定”按鈕，如下圖所示。
标記為最終狀态的效果。此時工作簿标題後顯示了“隻讀”字樣，并且在工作表上方顯示了“标記為最終版本”字樣，如下圖所示。
2.4.3 以數字簽名保護Office檔案
為了保護Office檔案中資料的原始狀态和完整性，可利用數字簽名來提高檔案的安全性，數字簽名可用于識别資料簽署人的身份，并表明簽署人對資料資訊已經加以保護。一旦對文檔進行了數字簽名，其他人對文檔進行修改或編輯後，資料簽名将會被破壞，這樣簽署人就可通過數字簽名是否被破壞來判斷文檔的完整性和原始性。
原始檔案：執行個體檔案第2章原始檔案以數字簽名保護Office檔案.xlsx
最終檔案：執行個體檔案第2章最終檔案以數字簽名保護Office檔案.xlsx
調用數字證書。在Office 2019安裝包中找到數字證書，輕按兩下該證書，如下圖所示。
設定證書名稱。彈出“建立數字證書”對話框，輸入證書名稱，單擊“确定”按鈕，彈出“SelfCert成功”對話框，單擊“确定”按鈕，如下圖所示。
添加數字簽名。打開原始檔案，單擊“檔案”按鈕，彈出視圖菜單，在右側的面闆中單擊“保護工作簿”按鈕，在展開的清單中單擊“添加數字簽名”選項，如下圖所示。
輸入簽名資訊。彈出“簽名”對話框，輸入簽署此文檔的目的，然後單擊“更改”按鈕，如下圖所示。
步驟05
選擇證書。彈出“Windows 安全性”對話框，單擊“更多選項”按鈕，在展開的清單中單擊要應用的證書，單擊“确定”按鈕，如下左圖所示。
步驟06
完成簽名。傳回到“簽名”對話框中，單擊“簽名”按鈕，彈出“簽名确認”對話框，單擊“确定”按鈕，如下右圖所示。
步驟07
數字簽名效果。傳回工作表中，儲存并重新打開工作簿，就可檢視該工作簿添加數字簽名後的效果，如右圖所示。此時工作簿被辨別為最終版本。
知識拓展
将編輯好的Office檔案儲存為模闆
若已經編輯好的Office檔案的布局格式等會經常用到，可将其儲存為模闆，當下次建立類似檔案時，就可利用該模闆來建立。
打開原始檔案，單擊“檔案”按鈕，在彈出的視圖菜單中單擊“另存為”指令，在右側的面闆中單擊“浏覽”按鈕，如下左圖所示。
彈出“另存為”對話框，将“儲存類型”設定為“Excel模闆（*.xltx）”，如下右圖所示，單擊“儲存”按鈕，完成儲存。
當需要利用建立的模闆檔案時，可啟動Excel元件，在開始螢幕中單擊“個人”選項，在下方單擊新建立的模闆即可，如右圖所示。
更改最近使用檔案的顯示數量
在Office 2019中，如果要更改開始螢幕中顯示的最近打開的Office檔案數，可以在各個元件的選項對話框中設定最近使用檔案的顯示數量。下面以Excel元件為例進行講解。
啟動Excel元件後打開“Excel選項”對話框，單擊“進階”選項，在右側的“顯示此數目的‘最近使用的工作簿’”文本框中輸入數量，如3，如下左圖所示。
單擊“确定”按鈕後，傳回到工作表中，單擊“檔案”按鈕，彈出視圖菜單，在“打開”面闆的右側可以看到隻顯示了3個最近使用的工作簿，如下右圖所示。
保護工作簿結構
在保護工作簿時，可以通過設定密碼來鎖定工作簿的結構，這樣其中的工作表就不能随意移動、删除、隐藏或重命名了。
打開原始檔案，在“審閱”頁籤下的“更改”組中單擊“保護工作簿”按鈕，如下左圖所示。
彈出“保護結構和視窗”對話框，在“密碼”文本框中輸入密碼，如123，單擊“确定”按鈕後，會彈出“确認密碼”對話框，重新輸入密碼，單擊“确定”按鈕，如下右圖所示，這樣就完成了工作簿結構的保護。
右擊工作表标簽，在彈出的菜單中有些指令就不可用了，如右圖所示，可以看到保護工作簿結構後的效果。
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