企業必看：如何透明化管理？

各位來賓下午好，我是來自Exact中國區業務方案顧問許力，接下來由我和大家一起分享如何來幫助企業來現實透明化管理。

什麼是企業透明化管理呢？這包含兩個方面，第一，對企業的資訊制度财務和服務透明化的管理，第二，對整個企業員工股東合作夥伴和客戶的透明化管理。我要把很多企業的相關資訊讓我的生态圈裡面的人更多的了解，同時也參與到我們公司的營運。那麼，什麼是企業透明化管理的實質呢？讓我們引用孫子兵法的一句話來說：“上下同欲者勝”。從我們企業的經營者到企業的每一個勞動者，大家都一個目的就是能夠達到整個企業最終經營的整個結果。每個人他所說，所想，所做的都是一緻的，每一個人都可以直接的看到他的所作所為可以達到什麼樣的結果和對企業有什麼樣的效果。另外，我們部門之間沒有壁壘，是一個互通互助的企業。我們上下級之間是上下通達的，也是非常高效和扁平，最後達到的效果群體中的每個成員都能充分了解整個企業的目标和意圖，進而形成一個自覺地行為，這也就是：“上下同欲者勝”。

那我們如何幫助企業實作透明化管理呢？我們是通過以下一些工具和手段，最主要的我們也是通過整個企業的協同商務管理來實作企業透明化管理。協同商務管理有以下幾個工具。第一：企業門戶，第二：工作流引擎，第三：知識管理，第四：人事線上，第五：報帳線上，最後是供應商關系管理，人力資源管理，項目管理等等，這就是我們來幫助企業實作透明化管理提供的工具。

實作企業的協同商務管理主要包含以下4個方面,第一：個人的工作，例如，個人在各種工作中任務自己安排。第二：部門内的業務協同，比如，出差，請假到上司部門的準許。第三：企業部門之間的業務協同，例如，費用報帳，工作的審批，項目管理等等。第四：企業生态圈的業務協同，比如，我和我的客戶，供應商，合作夥伴之間如何來實作協同來提升我們整個企業的營運效率。

現在企業門戶是第三代資訊門戶，實作了整個門戶的融合，這個門戶是真正的資訊門戶平台，可以打通企業組織内外部及各部門，業務之間的資料呈現，建立門戶能實時從組織外部的資訊，内部的管理資訊系統來提供相應的資訊，并根據職能和崗位的不同有針對性的，主動性的推送，以及把可對外釋出的資訊推送到組織宣傳性的網站中去。這類資訊的特點是實時存取，統一集中化，主動推送性，應用個性化，資訊權限管控等，這就是第三代企業的門戶。之是以有門戶是因為客戶有各種各樣的需求。比如一個企業的CEO，他關心的是企業營運的結果是什麼。那營銷總監他關心的是市場活動，産品釋出的效果怎麼樣。對于普通員工，他關心的是我有哪些工作要做，尤其是對一個新員工，剛來公司什麼都是陌生的，怎麼來最快的融合到公司，這都是需要一個平台來打造這樣的效果。

我們提供了以下幾個版塊，這些版塊也可以有更多的延伸。第一：待決工作，比如，我每天的哪些工作事情需要準許。第二：新聞版塊，我們可以把企業内部需要向員工，合作夥伴了解的一些新聞，能夠第一時間來推送到門戶。第三：部門版塊，每個部門之間都有一些相應的資訊需要共享。第四：産品知識版塊，企業有大量的産品和服務知識，怎樣最快的推向員工和生态圈裡。第五：工作版塊，在門戶當中，通過門戶把工作都涵蓋進來提高工作效率。第六：報表版塊，這個是對管理層的人來說是非常重要的，管理層的資訊需要其他人來提供，通過這樣的門戶作用，把那些報表自動化，個性化的推送到每個不同人的面前。實作了整個企業的資訊高效。

這張圖是基本的一個門戶執行個體，裡面有待決工作，個人的資訊，産品的知識，員工的個人首頁，以及一些相應的報表。這是一個基本門戶的範例，這是對我們基本員工的。我們還提供了對供應商，客戶，合作夥伴相應的一些門戶。這些門戶同樣包含了這些内容。

這是一個報表的門戶，對于企業，我們可以把一些報表集中到一個門戶當中，集中推送到不同的人員，實作企業的透明化。同時提供移動App，涵蓋蘋果，安卓系統以及Windows系統，其中安卓系統的門戶包含整個企業的工作情況，具體的資訊，都會呈現在上面。蘋果系統也可以把我們關心的一些報表先挂上去，然後可以随時可以檢視。

這張工作流引擎圖，可以用配置的方法把整個企業的業務完整的實作。這樣可以使我們工作起來非常順暢。一般工作引擎包含了以下4個部分：請求、準許、實作、處理。這四個點對于企業流程是四個控制點，但是每個控制點的具體内容是可以配置的，在做任務當中實作對資訊的搜集。例如，工作流程該有誰做，做什麼，為誰做，有哪些特殊的活動，支援的檔案，文檔等等，這些都可以納入到流程當中來。當需要什麼就加進來，這些子產品也涵蓋了一些時間資訊，同時，在流程當中還有很多時間資訊，比如，流程做多長時間，什麼時間開始做，需要多少數量，多少錢等等跟财務相關的。通過業務流程，可以把整個企業的工作網規範起來。同時，我們還可以為企業收集一些相應的資料。這些資料有可能是其他得不到的，來通過工作流來實作。

企業對管理有各種需求，不同的管理階層，決策層，執行層都有各自的需求，我們工作流引擎來滿足不同階層的要求。總之，管理流程的目的，是實作規範運作，建立體系，提高效率，管控風險，但是流程建立之後，用資訊化的手段把企業流程落地執行，持續改進的重要手段。

流程管理可以全面支撐企業的業務管理和發張，流程有5大階段，有流程規劃，流程梳理，流程執行，流程優化，流程重組。這個循環是不間斷的螺旋上升的一個過程。随着企業的不斷發展而不斷的提升。

企業的知識管理對企業是非常重要的，知識管理是對企業知識資源進行統一規劃，定義，挖掘，轉化，共享等一系列的總和，目的在于以下幾方面.第一，通過知識管理把企業的一些知識作為一個重要的資源進行管理，最終達到提高效率，挖掘潛能，滿足戰略的目的。第二，将企業中大量員工頭腦中的隐形知識挖掘出來，使其顯性化，進而使知識發揮巨大的作用。第三，可以規範企業知識體系，使企業知識能沉澱在企業内部，而非員工腦海中，減少企業因員工流失而造成的損失，降低企業對知識員工的依賴。第四,可以加速公司内部知識分享和傳遞速度，合理利用企業知識資源，可以有效的開發新産品和提供優質服務。知識管理的目标是将最恰當的知識在最恰當的時間傳遞給最恰當的人，以便使他們能過做出最好的決策。

在企業發展過程中面臨很多問題，比如，企業運作多年，留下的東西非常有限，許多事情都是一遍遍重做，許多錯誤也是一遍遍重犯。這就是知識管理沒到位的結果。還有例如，企業的成功很大程度是個人的成功，企業發展太過依賴個人。這也是知識管理沒做好的原因之一。同樣，在企業也有一些常見的與知識相關的難題，比如，員工流失，很多客戶資料沒有了。還有企業員工的技能，比如，有的企業上了一個新系統，但是關鍵人員流失之後，沒有做到一個很好的傳遞，這個系統應用的越來越差，造成了企業一些不必要的損失等等。這些問題都和知識相關，對于知識管理對企業來說是非常重要的。我們打造4個知識管理方面，第一：文檔知識，他可以成為靜态知識管理，比如，一般企業的合同，規範等等這些内容。第二：業務知識，很多業務知識會積累到員工頭腦裡面，通過這個管理把知識沉澱到企業知識裡面去。第三：項目知識，企業當中面臨一些項目，通過項目積累把企業優秀、失敗的項目經驗沉澱到企業項目知識裡。第四：銷售知識，我們企業會遇到各種各樣的客戶，銷售機會，怎樣通過一些銷售知識積累和學習，能夠使得我們企業在經營方面有更大的提高，這都是我們知識管理所需要的内容。

我們是通過知識積累來達到的，這些知識來源于企業的方方面面、各種各樣的流程。通過企業的各個文檔，各個流程等等，實作整個企業知識的積累，知識來源于員工，也應應用到員工身上。這是Exact的一個要點。它還可以實作企業知識文檔電子化，實作一個企業的搜尋引擎，可以進行企業的全文搜尋，友善企業員工更高速，更快捷的獲得一些知識。同時，我們還要對這些知識進行各種各樣的分類，實作各種各樣的地圖，友善員工去尋找。另外，還要通過知識地圖來更快的釋出到不同的人員當中去，包括我的員工，供應商，客戶，合作夥伴。

知識管理對于整個企業來說是一個持續營運的業務保證，通過知識積累，知識共享，知識利用以及知識創新，來達到整個企業可續的營運。知識管理給企業帶來的價值是兩方面的，對企業來說，我們可以把更多的知識積累到企業當中去，實作整個企業變成一個知識型企業，就不怕員工的流失，知識都在企業裡掌握起來。可以傳遞最佳實踐，每個員工都可以帶着最優的知識來進行操作。對于個人來說，剛進公司可以找到好的知識使我能更快的融入我的整個企業當中去。不需要通過很長的時間才能達到滿足企業的要求。對于個人來說也為公司創造了知識，同時也能學到更多知識的這樣一個效果。

在整個透明化管理當中，知識對人這樣的一個管理也是非常重要的。在整個企業的業務流程中，最主要是靠人來執行的，是以在這個平台要有一個重要的人的管理。通過Exact軟體管理可以幫你體驗這個企業組織的構架。他可以通過不同的彙報關系來建立企業組織的構架。另外，還能幫你實作企業崗位系統，角色系統，通過這樣不同的崗位，不同的角色群組織架構，來實作對整個企業業務架構的實作。

在整個企業人事管理當中，還可以實作對整個企業的資訊管理，它可以實作企業的資訊，同一個多視角，多元度，大資料來展現整個企業的資料。這些資料是人，客戶，項目等等都是可以的。例如，在人力資源卡片中，可以看見整個這個人的資訊，可以從卡片中看見這個人的财務資訊，客戶的資料，寫過什麼樣的文檔，所參與的項目等等。這些都是對于整個企業透明化管理非常重要的一方面。比如，工作流，電子郵件，手機短信，微信等等來實時的來根據不同的規則來通知所相應的人。比如人事部門，那個員工過生日了，讓系統來告知我這也月有多少員工過生日，來發賀卡這類的。在比如，員工的合同到期了，是不是可以發一個工作流來通知他的上級上司對他的一個考核等等。都可以通過事件管理觸發器來實作的。可以幫助我們員工之間一個高效的運作和一些高效的事情。

事件管理觸發器可以監控“事件”和“非事件”，跨越協同商務平台和ERP系統來實作，可以減少手工操作和人為的錯誤。在合适的時間通知正确的人。協同管理中的報帳線上，可以讓企業快速了解目前一些餐旅費的情況。在報帳的環節當中，通過費用的申請，花費，在報帳的過程。想要達到更高效，可以實作費用的預算和控制，還有全面預算等等。我們接下來主要實作費用和網上報帳。對于企業的報帳來說，每次員工報帳都要填一沓的報帳單據，一不小心有可能還會丢，拿着單據還要找上司簽字，上司不在就會累計，進而麻煩。對上司而言，平常稽核要去看看單子是不是合法的，這個項目費用有沒有超支，這都是需要了解的，對财務人員來說更加麻煩，不僅要稽核發票的正确性，還要把發票收集好，統計都是這樣一個重複低層次的勞動。

那我們可以通過這樣一個報帳流程來跟蹤一個報帳的整個過程。在流程中可以預先設定一些必填項，如：日期，費用說明，數額等等。可以使報帳人友善的看清楚報帳内容，這就成了一個非常透明的報帳過程。整個報帳流程可以依據企業法規來監控。

這是員工出差、費用申請的表格，在這個工作流中我可以把出差要填的全部填上來，這樣可以使得所有人知道我為什麼去申請。同樣員工報帳也是非常清楚，我報帳需要經過那幾個環節，需要誰來批，報帳所涉及的單據，可以先把電子掃描件附到上面，交給上司，财務人員去做稽核，過後可以集中通過快遞送到總部，對于分部企業來說尤為有用。報帳的明細跟背景的财務系統做一個連結，使我的報帳系統一旦成功的準許之後，可以自動的産生。這樣可以提高财務的運作效率。

綜上所述，協同商務平台不僅僅可以實作企業透明化管理，還能實作整個企業其他方面的管理。比如，我們可以實作企業員工的人事管理，客戶的關系管理，供應商關系管理以及項目，裝置，企業資産的生命周期的管理。這都是我們協同商務管理所達到的目标。但最終目标，幫助企業實作透明化管理，企業上上下下都能了解到各種資訊，使得我們的企業更加規範和高效。

整個企業透明化管理體系是有一個方法論，按照這五大方面，如何通過企業的規劃來整體運作，整個企業的營運哪裡有問題，有哪些地方需要改善的。然後是梳理，我們把整個企業一個具體的情況逐條處理和規範，規範後要落地執行，要先進行一個紙面的執行，還有電子流程化執行，在網際網路時代，電子執行化是非常重要的，通過不斷的執行，可以得到很多結果，對結果進行分析，看看企業的運作效率是怎樣的。有哪些地方是需要改進的，發現需要改進的，那我們就進行優化，我們整個企業化的透明管理也是一個螺旋式的不斷循環的過程，随着企業的發展而不斷地前進。

今天的分享就到這裡，謝謝大家！

本文出處：暢享網

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