Excel操作技巧

1 快速選擇Excel工作表

在Excel中，要在一個有很多個工作表的工作簿中快速地選擇某一個工作表，隻需将滑鼠指針移到工作簿左下角的工作表滾動軸(Sheet Tabs)，然後點選右鍵，在快捷菜單中選擇你想要的工作表即可（）。

2 快速選中全部工作表 右鍵單擊工作視窗下面的工作表标簽，在彈出的菜單中選擇“標明全部工作表”指令即可（）。

3 快速啟動Excel

如果想在啟動系統自動運作Excel，可以這樣操作: 1.輕按兩下“我的電腦”圖示，進入Windows目錄，依次打開“Start Menu/Programs/啟動”檔案夾; 2.打開Excel所在的檔案夾，用滑鼠将Excel圖示拖到“啟動”檔案夾，這時Excel的快捷方式就被複制到“啟動”檔案夾中，下次啟動Windows就可快速啟動Excel了。 如果Windows系統已啟動，你可用以下方法快速啟動Excel: 方法一:單擊“開始→文檔”指令裡的任一Excel工作簿即可。 方法二:用滑鼠從“我的電腦”中将Excel應用程式拖到桌面上，然後從快捷菜單中選擇“在目前位置建立快捷方式”，以後啟動時隻需輕按兩下快捷方式即可。

4 快速删除標明區域資料

如果用滑鼠右鍵向上或向左(反向)拖動標明單元格區域的填充柄時，沒有将其拖出標明區域即釋放了滑鼠右鍵，則将删除標明區域中的部分或全部資料(即拖動過程中變成灰色模糊的單元格區域，在釋放了滑鼠右鍵後其内容将被删除)。

5 給單元格重新命名

Excel給每個單元格都有一個預設的名字，其命名規則是列标加橫标，例如D3表示第四列、第三行的單元格。如果要将某單元格重新命名，可以采用下面兩種方法: 1.隻要用滑鼠單擊某單元格，在表的左上角就會看到它目前的名字，再用滑鼠選中名字，就可以輸入一個新的名字了。 2.選中要命名的單元格，單擊“插入→名稱→定義”指令，顯示“定義名稱”對話框，在“在目前工作簿中的名稱”框裡輸入名字，單擊“确定”按鈕即可（）。 注意:在給單元格命名時需注意名稱的第一個字元必須是字母或漢字，它最多可包含255個字元，可以包含大、小寫字元，但是名稱中不能有空格且不能與單元格引用相同。

6 在Excel中選擇整個單元格範圍

在Excel中，如果想要快速選擇正在處理的整個單元格範圍，按下“Ctrl+Shift+ *”。 注意:該指令将選擇整個列和列标題，而不是該清單周圍的空白單元格——你将得到所需的單元格。這一技巧不同于全選指令，全選指令将選擇工作表中的全部單元格，包括那些你不打算使用的單元格。

7 快速移動/複制單元格

先標明單元格，然後移動滑鼠指針到單元格邊框上，按下滑鼠左鍵并拖動到新位置，然後釋放按鍵即可移動。若要複制單元格，則在釋放滑鼠之前按下Ctrl即可。

8 快速修改單元格式次序

在拖放標明的一個或多個單元格至新位置的同時，按住Shift鍵可以快速修改單元格内容的次序。方法為:標明單元格，按下Shift鍵，移動滑鼠指針至單元格邊緣，直至出現拖放指針箭頭，然後進行拖放操作。上下拖拉時滑鼠在單元格間邊界處會變成一個水準“工”狀标志，左右拖拉時會變成垂直“工”狀标志，釋放滑鼠按鈕完成操作後，單元格間的次序即發生了變化。

9 徹底清除單元格内容

先標明單元格，然後按Delete鍵，這時僅删除了單元格内容，它的格式和批注還保留着。要徹底清除單元格，可用以下方法:標明想要清除的單元格或單元格範圍，單擊“編輯→清除”指令，這時顯示“清除”菜單（），選擇“全部”指令即可，當然你也可以選擇删除“格式”、“内容”或“批注”中的任一個。

10 選擇單元格

選擇一個單元格，将滑鼠指向它單擊滑鼠左鍵即可; 選擇一個單元格區域，可選中左上角的單元格，然後按住滑鼠左鍵向右拖曳，直到需要的位置松開滑鼠左鍵即可; 若要選擇兩個或多個不相鄰的單元格區域，在選擇一個單元格區域後，可按住Ctrl鍵，然後再選另一個區域即可; 若要選擇整行或整列，隻需單擊行号或列标，這時該行或該列第一個單元格将成為活動的單元格; 若單擊左上角行号與列标交叉處的按鈕，即可標明整個工作表。

11 為工作表命名

為了便于記憶和查找，可以将Excel的sheet1、sheet2、sheet3工作命名為容易記憶的名字，有兩種方法:1.選擇要改名的工作表，單擊“格式→工作表→重命名”指令，這時工作表的标簽上名字将被反白顯示，然後在标簽上輸入新的表名即可。 2.輕按兩下目前工作表下部的名稱，如“Sheet1”，再輸入新的名稱。

12 一次性打開多個工作簿

利用下面的方法可以快速打開多個工作簿: 方法一 打開工作簿(*.xls)所在的檔案夾，按住Shift鍵或Ctrl鍵，并用滑鼠選擇彼此相鄰或不相鄰的多個工作簿，将它們全部選中，然後按右鍵單擊，選擇“打開”指令，系統則啟動Excel 2002，并将上述選中的工作簿全部打開。 方法二 将需要一次打開的多個工作簿檔案複制到C:/Windows/Application Data/Microsoft/Excel/XLSTART檔案夾中，以後啟動Excel 2002時，上述工作簿也同時被全部打開。 方法三 啟動Excel 2002，單擊“工具→選項”指令，打開“選項”對話框，點選“正常”标簽，在“啟動時打開此項中的所有檔案”後面的方框中輸入一個檔案夾的完整路徑(如d:/Excel)，單擊“确定”退出。然後将需要同時打開的工作簿複制到上述檔案夾中，以後當啟動Excel 2002時，上述檔案夾中的所有檔案(包括非Excel格式的文檔)被全部打開。 方法四 在Excel 2002中，單擊“檔案→打開”指令，按住Shift鍵或Ctrl鍵，在彈出的對話框檔案清單中選擇彼此相鄰或不相鄰的多個工作簿，然後按“打開”按鈕，就可以一次打開多個工作簿。 方法五 用上述方法，将需要同時打開的多個工作簿全部打開，再單擊“檔案→儲存工作區”指令，打開“儲存工作區”對話框，取名儲存。以後隻要用Excel 2002打開該工作區檔案，則包含在該工作區中的所有工作簿即被同時打開。

13 快速切換工作簿

對于少量的工作簿切換，單擊工作簿所在視窗即可。要對多個視窗下的多個工作簿進行切換，可以使用“視窗”菜單。“視窗”菜單的底部列出了已打開工作簿的名字，要直接切換到一個工作簿，可以從“視窗”菜單選擇它的名字。“視窗”菜單最多能列出9個工作簿，若多于9個，“視窗”菜單則包含一個名為“其他視窗”的指令，選用該指令，則出現一個按字母順序列出所有已打開的工作簿名字的對話框，隻需單擊其中需要的名字即可。

14 標明超級連結文本（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

如果需要在Excel中標明超級連結文本而不跳轉到目标處，可在指向該單元格時，單擊并按住可標明單元格。

15 快速查找

在執行查找操作之前，可以将查找區域确定在某個單元格區域、整個工作表（可標明此工作表内的任意一個單元格）或者工作簿裡的多個工作表範圍内。在輸入查找内容時，可以使用問号（？）和星号（*）作為通配符，以友善查找操作。問号（？）代表一個字元，星号（*）代表一個或多個字元。需要注意的問題是，既然問号（？）和星号（*）作為通配符使用，那麼如何查找問号（？）和星号（*）呢？隻要在這兩個字元前加上波浪号(～)就可以了。

16、不使用方向鍵也可上下左右移 動所標明單元格

　　因工作需要，筆者在Excel多個單元格中輸入大量文本，大家都知道，在Excel中，如果要標明已標明單元格右側的單元格，可以按下方向鍵進行移 動，可為了節省時間，讓操作的速度更高，可以按下Tab鍵，這樣就可以快速標明已標明單元格右側的單元格了，因為打字的時候兩隻手都在主鍵區上工作，如果要按方向鍵，則必須把右手騰出來，這樣無疑會降低效率；

　　那麼如果想標明已標明單元格左側的單元格該怎麼辦呢？筆者經過試驗發現，可以同時按下“Shift+Tab”組合鍵，這樣所標明的單元格就會左移了。

　　上面我們知道了快速向左和向右移 動所標明單元格的方法，那向下標明單元格是按下“Enter”鍵，相同的道理，如果想向上標明單元格就是同時按下組合鍵“Shift+Enter”了，怎麼樣，這樣你在Excel中輸入大量文本速度就會快多了。

　　17、選中包含超連結的單元格

　　在Excel中的一個單元格中輸入一個電子信箱位址，預設狀态下此單元格就會自動轉化為超連結，用滑鼠點選它就會打開超連結，這樣一來，如何才能選中此單元格而不打開此超連結呢？方法很簡單，用滑鼠點住此單元格持續幾秒鐘不放，就可以選中它了。

　　18、持續顯示單元格内的公式

　　在Excel中的單元格内任意輸入一個公式，如=1+1，按下Enter鍵，這時此單元格就會不再顯示公式，而顯示出計算結果2，可有的時候我們并不想馬上看到結果，而是希望此單元格能繼續顯示出公式，如何解決這個問題呢？方法很簡單，在單元格内輸入公式之後，依次點選菜單欄中的“工具”——“公式稽核”——“公式稽核模式”，這樣就可以使公式繼續保持原樣；而如果想顯示出公式計算結果時，可以再次點選“公式稽核模式”即可。

　　19、快速計算出矩形對角線長度

　　已知矩形的長和寬，現要求計算它的對角線長度，用Excel就可以快速計算出答案。如何操作呢？

　設矩形長為X，寬為Y，對角線長度為Z，那麼 ，從這個公式可以看出，要求出Z，有兩個步驟。一，算出X的平方值和Y的平方值，并把它們相加；二，把第一步求出的值開方，所得出的數字就是Z。很明顯，我們要使用到Excel中的兩個函數，一個是計算某個數值的平方，即對數字進行幂運算；二是計算數字的平方根。下面介紹這兩個數學函數的使用方法。

　　■傳回給定數字的乘幂：POWER

　　POWER函數可以對數字進行乘幂運算，它的文法是：POWER(number,power)

　　其中Number是底數，可以為任意實數。

　　Power是指數，底數按該指數次幂乘方。

　　比如我們要求5的二次方，也就是平方，就可以在單元格内輸入：“=POWER（5，2）”，即可得出答案25。

　　■傳回給定數字的正平方根：SQRT

　　它的文法是：SQRT(number)

　　其中Number是要計算平方根的數。

　　比如我們要求出16的平方根，就可以在單元格中輸入：“=SQRT(16)”，即可得出答案4。

　　知道了這兩個函數的用法，我們就可以輕松的得出Z的值了。

　　先分别求出X和Y的平方，然後把它們相加，再相加得出的值開方，就可以得出答案。

　　如果你還是覺得這樣的速度慢，還有更好的方法。下面介紹一個函數：SUMSQ

　　■傳回參數的平方和：SUMSQ

　　它的文法是：SUMSQ(number1,number2, ...)。number1,number2等30個以内的數，用此函數可以求出它們的平方和，這樣一來，隻需輸入X和Y的值，就可以求出它們的平方和了，再用SQRT函數一計算，最後Z值就可以求出。

最好的方法是隻在一個單元格内輸入函數，就可以求出最終的Z值。

　　上面介紹過了傳回參數的平方和的函數：SUMSQ，假設X，Y的值分别是3和4，在一個單元格内輸入SUMSQ（3，4），然後按Enter鍵，單元格内就會顯示出數字25，這就是X和Y值的平方和，我們要算出25這個數的正平方根，就需要另外一個函數：SQRT，這樣一來，函數SUMSQ成了函數SQRT的參數，這在Excel裡面叫做嵌套函數，即某個函數成為另一個函數的參數，要想在一個單元格内輸入X和Y的值，并求出Z值，經過筆者試驗，是完全可行的，因為這裡使用了嵌套函數。假設X和Y值分别為3和4，在單元格中輸入=SQRT(SUMSQ(3,4))，并按下Enter鍵，就可以馬上得到Z值——5。輸入此嵌套函數後，SUMSQ函數的參數3和4外邊的小括号會變成綠色，而SQRT函數的參數外邊的括号的顔色則不發生變化，這表明軟體已經讀懂此嵌套函數的意思。

　　有興趣的讀者可以親自試一下，在Excel的任意一個單元格中，輸入“=SQRT(SUMSQ(X，Y))”，注意這裡可以把X，Y換成任意兩個正數，然後按一下Enter鍵，就會得出Z值了。

　　另外說一下，Excel可以支援多級嵌套函數。

　　20、讓數值完全或部分替換公式

　　在一個單元格任意輸入一個公式，如=1+1，再按Enter鍵，此單元格的值就是自動計算出是2，能不能把這個公式删除掉，而永久轉換成數值呢？

　　就以1+1這個公式為例，我來介紹一下如何用數值來永久性替換公式的方法：先選中包含公式的單元格，然後點選“複制”，然後再點選“粘貼”，這時再點選 右側的箭頭，再點選“隻有值”，這樣一來，單元格中的公式就永久性轉化為數值了。

　　如果已經執行了上面的步驟，又想把數值變回公式，該怎麼辦呢？方法很簡單，點選“常用”工具欄上的“撤消”按鈕就可以了。

　　有時候我們并不想把整個公式都轉換為數值，而隻是想把公式的一部分轉換為數值，如何做呢？

　　先選中包含公式的單元格，然後在編輯欄 中，標明要轉換為數值的部分，然後按下F9，再按回車，這個部分就轉換為了數值，而不再是公式了。

　　21、去除“最近使用過的工作簿”清單

　　在Excel的“檔案”菜單下，有幾個最近編輯的工作簿，有時候我們不想讓它顯示出來，如何隐藏這些工作簿呢？

　　點選“工具”菜單中的“選項”，再彈出的對話框中點選“正常”頁籤，然後去除“最近使用的檔案清單”前面的對勾。

　　如果想更改“檔案”菜單下顯示的最近使用的檔案數目，可以先選中此複選框，然後在後面輸入項數。

22、顯示出包含公式的單元格

　在一個Excel 工作表中，有大量資料，這些資料有的是直接輸入的，而有的是用公式計算出來的。現在想要把用公式計算出的資料的單元格顯示出來。

　　方法：先選中所有待選單元格，然後點選菜單“編輯”——“定位”，這時彈出“定位”對話框，點選“定位條件”，選中“公式”，再點選“确定”，這樣一來，包含公式的單元格就會被顯示出來。

23、簡單方法移 動複制工具欄按鈕

　　根據工作需要，我們需要把一些自己最常用的工具欄按鈕放在較為集中的地方，也就是移 動工具欄按鈕，這是非常容易實作的，要想移 動工具欄按鈕，可以在按下“ALT”鍵的同時拖運工具欄按鈕，把它移 動到其它位置。

　　而如果想複制工具欄上的某一個按鈕到工具欄的其它地方，可以在按下“ATL+CTRL”組合鍵的同時拖動按鈕到其它地方。

　　這裡要注意的是，移 動和複制工具欄按鈕的時候，必須先按下“ALT”和“ALT+CTRL”組合鍵，然後再用滑鼠進行拖動。

　　如果在複制了工具欄按鈕後又不想要它了，怎麼辦呢？方法很簡單，隻需要再次按下“ALT+CTRL”組合鍵的同時，把不想要的按鈕拖動到工具欄以外的區域即可。

　　24、用快捷鍵快速插入函數

　　在Excel中，如果想插入函數，可以使用快捷鍵“Shift+F3”，按下此組合鍵，就可以彈出“插入函數”對話框。